Odoo Documents
Odoo Documents - configurado por Captivea
Odoo Documents centraliza la forma en que sus equipos almacenan, organizan y procesan archivos en Odoo, sustituyendo unidades dispersas e hilos de correo electrónico por un espacio de trabajo único y estructurado vinculado a los registros de su empresa. Los casos de uso habituales incluyen la gestión de facturas de proveedores, documentos de RR. HH., contratos, procedimientos de calidad y archivos de proyectos, con enrutamiento automático, aprobaciones y uso compartido seguro dentro y fuera de su empresa.
La aplicación
Odoo Documents
Odoo Documents es la aplicación de Odoo dedicada a la gestión documental en toda su organización, que convierte los archivos en objetos activos vinculados a sus datos de ventas, contabilidad, RR. HH., fabricación, y de proyectos. Se utiliza para almacenar, etiquetar, enrutar, aprobar y archivar documentos en un espacio central, de modo que los usuarios siempre sepan dónde encontrar la última versión y cuál es la siguiente acción a realizar.
Características principales
Elementos concretos
Espacio de trabajo documental centralizado
Ofrezca a cada equipo un espacio único y estructurado donde las facturas, los contratos, los archivos de RR. HH., los procedimientos y los documentos de proyectos se almacenan en Odoo, organizados por carpetas y etiquetas en lugar de dispersos entre unidades y bandejas de correo.
Captura inteligente y enrutamiento automatizado
Capture documentos mediante carga manual, correo electrónico o escáner, y deje que las reglas de automatización los etiqueten, los muevan al espacio de trabajo correspondiente, soliciten aprobaciones o creen registros relacionados, como facturas de proveedores o tareas, con una intervención manual mínima.
Visor integrado y colaboración
Abre PDF, imágenes y hojas de cálculo directamente en Odoo para comentar, mencionar a compañeros y asignar acciones, y hacer un seguimiento de las versiones, de modo que los debates y las decisiones queden vinculados al propio documento.
Control de acceso detallado y registro de auditoría
Define quién puede ver, editar, descargar o bloquear cada espacio de trabajo, carpeta o archivo, y confía en un historial completo de cambios y acciones para respaldar el cumplimiento normativo, las auditorías y los controles internos.
Casos de uso
Usos concretos
Procesamiento de facturas y documentos financieros
Utiliza Odoo Documents para recibir facturas de proveedores por correo electrónico, extraer la información clave, crear borradores de asientos contables, enviar las facturas para su aprobación y archivarlas automáticamente junto a las transacciones correspondientes.
Gestión del ciclo de vida de los contratos
Guarda los contratos en borrador, en revisión y firmados en carpetas estructuradas, activa flujos de aprobación y recordatorios, envía documentos para su firma electrónica con Odoo Sign, y mantén la versión definitiva accesible desde la ficha del cliente o del proveedor.
Gestión de RR. HH. y expedientes de empleados
Centraliza los contratos laborales, certificaciones, evaluaciones y confirmaciones de políticas de cada empleado, con acceso según perfil, fechas de validez y alertas para mantener la información sensible segura y actualizada.
Por función empresarial
Soluciones para todos los equipos
Descubre cómo Captivea mejora de forma concreta el día a día de tus equipos, departamento por departamento.
Ventas y CRM
Documentos vinculados a cada etapa de tus procesos de ventas y proyectos, desde las propuestas hasta los contratos firmados y los informes.
Compras
Compras, contratos con proveedores y archivos de apoyo almacenados y aprobados dentro de Odoo para una trazabilidad completa.
Operaciones y Fabricación
Documentos de producción, instrucciones de trabajo y registros de calidad vinculados a órdenes de fabricación y productos.
Supply Chain
Documentos de inventario, certificados y archivos logísticos organizados por producto, lote o envío para una localización rápida.
Finanzas y Contabilidad
Documentos financieros capturados, aprobados y archivados de forma que se simplifican las auditorías y el cierre de periodo.
Recursos Humanos
Expedientes de empleados, políticas y procesos de RR. HH. documentados y controlados en un espacio de trabajo seguro y estructurado.
Marketing
Marketing recursos, plantillas y materiales de campaña almacenados con versiones claras y normas de acceso para cada equipo.
Helpdesk y posventa
Comunicaciones con clientes, tickets y procedimientos de soporte documentados y vinculados a cada caso para ofrecer un mejor servicio.
Comienza tu transformación
¿Listo para transformar la forma en que gestionas tus documentos?
Desde el primer taller hasta el soporte diario, Captivea te ayuda a convertir Odoo Documents en un espacio de trabajo seguro y estructurado que se adapta a tus procesos reales y crece con tus equipos.
Por sector
Organizado según tu sector
Equipos organizados por sector de actividad del cliente. Cada sector abarca ERP, Web, IA y BI.
Servicios y sector terciario
Las organizaciones de servicios y consultoría confían en Odoo Documents para centralizar archivos de proyectos, contratos y entregables en torno a cada relación con el cliente.
Industria / Fabricación
Las empresas industriales y de fabricación utilizan Odoo Documents para gestionar fichas técnicas, instrucciones de trabajo y registros de calidad junto con los datos de producción.
Distribución y logística
Comercio mayorista y distribución las empresas organizan contratos con proveedores, activos de producto y documentos logísticos en un solo lugar vinculados al inventario y a los pedidos.
Comercio minorista y punto de venta
Retail y los actores del comercio electrónico mantienen alineados el contenido de producto, los archivos de cumplimiento normativo y los documentos transaccionales en las operaciones online y en tienda física.
Las aplicaciones de Odoo relevantes para ti
La suite completa de Odoo
Todas las aplicaciones de Odoo, activadas a tu propio ritmo.
Ventas y CRM
Inventario y fabricación
Recursos Humanos
Productividad
Servicios
Técnico y Datos
Referencias
Empresas que confían en Captivea
FAQ
Preguntas frecuentes
Odoo Documents se utiliza para almacenar, organizar y procesar archivos digitales en toda su empresa desde un único espacio de trabajo, conectando facturas, contratos, expedientes de RR. HH., procedimientos y documentos de proyectos directamente con los registros y flujos de trabajo de Odoo a los que pertenecen.
Sí, Odoo Documents es una de las aplicaciones estándar de la suite Odoo, disponible en función de la edición y el modelo de licencia que elija; Captivea le ayuda a entender qué incluye su plan y cómo activar las funciones que necesita.
Odoo Documents gestiona la seguridad mediante espacios de trabajo, carpetas, grupos de usuarios y permisos a nivel de documento, permitiéndole decidir quién puede leer, editar, descargar o bloquear cada archivo, mientras que un historial completo de cambios facilita las auditorías y el cumplimiento normativo.
Trabajar con un Gold Partner como Captivea significa que la configuración de su Odoo Documents se diseña en torno a sus procesos reales, con asesoramiento experto en estructura, automatización, permisos e integraciones, de modo que el sistema siga siendo sencillo de usar, escalable y fácil de mantener.
Hablemos
¿Listo para transformar la gestión documental de su empresa?
Cuéntenos los problemas que tiene actualmente con la gestión documental y le mostraremos cómo Odoo Documents, configurado por Captivea, puede simplificar el trabajo diario de todos los equipos.