Odoo Documents
Odoo Documents - configuré par Captivea
Odoo Documents centralise la façon dont vos équipes stockent, organisent et traitent les fichiers dans Odoo, en remplaçant les lecteurs partagés dispersés et les échanges d'e-mails par un espace de travail unique et structuré, relié à vos données métier. Les cas d'usage typiques comprennent la gestion des factures fournisseurs, des documents RH, des contrats, des procédures qualité et des fichiers de projet, avec un routage automatisé, des validations et un partage sécurisé, en interne comme avec l'extérieur de votre entreprise.
L'application
Odoo Documents
Odoo Documents est l'application Odoo dédiée à la gestion documentaire au sein de votre organisation, qui transforme les fichiers en objets vivants reliés à vos données commerciales, comptables, RH, de production, et de projet. Elle permet de stocker, classer, router, valider et archiver les documents dans un espace centralisé, afin que les utilisateurs sachent toujours où trouver la dernière version et quelle action entreprendre ensuite.
Fonctionnalités clés
Des briques concrètes
Espace documentaire centralisé
Offrez à chaque équipe un espace unique et structuré où les factures, contrats, dossiers RH, procédures et documents de projet sont stockés dans Odoo, organisés par dossiers et étiquettes plutôt que dispersés entre lecteurs et boîtes mail.
Capture intelligente et routage automatisé
Capturez les documents par téléversement, e-mail ou scanner, et laissez les règles d'automatisation les étiqueter, les déplacer vers le bon espace de travail, demander des validations ou créer les enregistrements associés, comme des factures fournisseurs ou des tâches, avec un minimum d'intervention manuelle.
Visionneuse intégrée et collaboration
Ouvrez les PDF, images et feuilles de calcul directement dans Odoo pour commenter, mentionner des collègues, assigner des actions, et suivre les versions, afin que les discussions et décisions restent attachées au document lui-même.
Contrôle d'accès précis et piste d'audit
Définissez qui peut consulter, modifier, télécharger ou verrouiller chaque espace de travail, dossier ou fichier, et appuyez-vous sur un historique complet des modifications et actions pour soutenir la conformité, les audits et les contrôles internes.
Cas d'usage
Utilisations concrètes
Traitement des factures et documents financiers
Utilisez Odoo Documents pour recevoir les factures fournisseurs par e-mail, en extraire les informations clés, créer des écritures comptables provisoires, faire circuler les factures pour approbation, et les archiver automatiquement à côté des transactions correspondantes.
Gestion du cycle de vie des contrats
Stockez les contrats en projet, en cours de révision et signés dans des dossiers structurés, déclenchez des workflows d'approbation et des rappels, envoyez les documents pour signature électronique avec Odoo Sign, et gardez la version finale accessible depuis la fiche client ou fournisseur.
Gestion des dossiers RH et employés
Centralisez les contrats de travail, certifications, évaluations et accusés de réception des politiques internes par employé, avec des accès basés sur les rôles, des dates de validité et des alertes pour garder les informations sensibles sécurisées et à jour.
Par fonction métier
Des solutions pour chaque équipe
Découvrez comment Captivea améliore concrètement le travail quotidien de vos équipes, service par service.
Ventes & CRM
Des documents attachés à chaque étape de vos processus de vente et de projet, des propositions aux contrats signés et rapports.
Achats
Achats, contrats fournisseurs et fichiers justificatifs stockés et approuvés dans Odoo pour une traçabilité complète.
Opérations & Production
Documents de production, instructions de travail et dossiers qualité liés aux ordres de fabrication et aux produits.
Supply Chain
Documents de stock, certificats et fichiers logistiques organisés par produit, lot ou expédition pour une recherche rapide.
Finance & Comptabilité
Documents financiers saisis, approuvés et archivés de façon à simplifier les audits et la clôture des périodes.
Ressources Humaines
Dossiers du personnel, politiques et processus RH documentés et contrôlés dans un espace de travail sécurisé et structuré.
Marketing
Marketing supports visuels, modèles et matériels de campagne stockés avec des versions claires et des règles d'accès pour chaque équipe.
Helpdesk & After-Sales
Communications avec les clients, tickets et procédures d'assistance documentés et liés à chaque dossier pour un meilleur service.
Démarrez votre transformation
Prêt à transformer votre façon de gérer les documents ?
Du premier atelier au support quotidien, Captivea vous aide à transformer Odoo Documents en un espace de travail sécurisé et structuré, adapté à vos processus réels et évolutif avec vos équipes.
Par secteur
Organisé selon votre secteur d'activité
Des équipes organisées par secteur d'activité client. Chaque secteur couvre l'ERP, le Web, l'IA et la BI.
Services & Tertiaire
Les organisations de services et de conseil s'appuient sur Odoo Documents pour centraliser les fichiers de projet, les contrats et les livrables autour de chaque mission client.
Industrie / Production
Les entreprises industrielles et de production utilisent Odoo Documents pour gérer les fiches techniques, les instructions de travail et les registres qualité en lien avec les données de production.
Distribution & Logistique
Commerce de gros et distribution les entreprises organisent les contrats fournisseurs, les fiches produits et les documents logistiques en un seul endroit, reliés aux stocks et aux commandes.
Commerce de détail & Point de vente
Retail et les acteurs de l'eCommerce gardent le contenu produit, les documents de conformité et les documents transactionnels alignés entre les opérations en ligne et en magasin.
Les applications Odoo qui vous concernent
La suite Odoo complète
Toutes les applications Odoo, activées à votre propre rythme.
Ventes & CRM
Stocks & Fabrication
Ressources Humaines
Technique & Données
Références
Les entreprises qui font confiance à Captivea
FAQ
Questions fréquentes
Odoo Documents permet de stocker, organiser et traiter les fichiers numériques de toute votre entreprise dans un espace de travail unique, en reliant directement factures, contrats, dossiers RH, procédures et documents de projet aux enregistrements et flux de travail Odoo auxquels ils se rapportent.
Oui, Odoo Documents fait partie des applications standard de la suite Odoo, disponible selon l'édition et le modèle de licence choisis ; Captivea vous aide à comprendre ce qui est inclus dans votre formule et comment activer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Odoo Documents gère la sécurité via des espaces de travail, des dossiers, des groupes d'utilisateurs et des autorisations au niveau de chaque document, vous permettant de décider qui peut lire, modifier, télécharger ou verrouiller chaque fichier, tandis qu'un historique complet des modifications facilite les audits et la conformité.
Faire appel à un Gold Partner comme Captivea signifie que la configuration de votre Odoo Documents est pensée en fonction de vos processus réels, avec un accompagnement expert sur la structure, l'automatisation, les autorisations et les intégrations, afin que le système reste simple à utiliser, évolutif et facile à maintenir.
Parlons-en
Prêt à transformer la gestion de vos documents ?
Parlez-nous de vos difficultés actuelles en matière de gestion documentaire et nous vous montrerons comment Odoo Documents, configuré par Captivea, peut simplifier le travail quotidien de chaque équipe.