Odoo Documents
Odoo Documents - configuré par Captivea
Odoo Documents centralise la façon dont vos équipes stockent, organisent et traitent les fichiers dans Odoo, en remplaçant les disques dispersés et les fils de courriels par un espace de travail unique et structuré lié à vos dossiers d'affaires. Les cas d'utilisation typiques comprennent la gestion des factures fournisseurs, des documents RH, des contrats, des procédures de qualité et des fichiers de projet, avec routage automatisé, approbations et partage sécurisé à l'intérieur comme à l'extérieur de votre entreprise.
L'application
Odoo Documents
Odoo Documents est l'application Odoo dédiée à la gestion documentaire de toute votre organisation, qui transforme les fichiers en objets dynamiques liés à vos données de ventes, de comptabilité, de RH, de fabricationet de projets. Elle sert à stocker, étiqueter, acheminer, approuver et archiver les documents dans un espace central, afin que les utilisateurs sachent toujours où trouver la dernière version et quelle action entreprendre ensuite.
Fonctionnalités clés
Des éléments concrets
Espace de travail documentaire centralisé
Offrez à chaque équipe un espace unique et structuré où les factures, les contrats, les dossiers RH, les procédures et les documents de projet sont stockés dans Odoo, organisés par dossiers et étiquettes plutôt qu'éparpillés entre des disques et des boîtes courriel.
Capture intelligente et routage automatisé
Capturez les documents par téléversement, courriel ou numériseur, et laissez les règles d'automatisation les étiqueter, les déplacer vers le bon espace de travail, demander des approbations ou créer des dossiers connexes comme des factures fournisseurs ou des tâches, avec un minimum d'intervention manuelle.
Visionneuse intégrée et collaboration
Ouvrez des PDF, des images et des feuilles de calcul directement dans Odoo pour commenter, mentionner des collègues, assigner des tâches et suivre les versions, afin que les discussions et les décisions restent rattachées au document lui-même.
Contrôle d'accès précis et piste de vérification
Définissez qui peut consulter, modifier, télécharger ou verrouiller chaque espace de travail, dossier ou fichier, et appuyez-vous sur un historique complet des modifications et des actions pour soutenir la conformité, les vérifications et les contrôles internes.
Cas d'utilisation
Utilisations concrètes
Traitement des factures et des documents financiers
Utilisez Odoo Documents pour recevoir les factures fournisseurs par courriel, en extraire les renseignements clés, créer des brouillons d'écritures comptables, acheminer les factures pour approbation et les archiver automatiquement à côté des transactions correspondantes.
Gestion du cycle de vie des contrats
Conservez les contrats en brouillon, en révision et signés dans des dossiers structurés, déclenchez des flux d'approbation et des rappels, envoyez des documents pour signature électronique avec Odoo Sign, et gardez la version finale accessible à partir de la fiche du client ou du fournisseur.
Gestion des dossiers RH et des employés
Centralisez les contrats de travail, les certifications, les évaluations et les accusés de réception des politiques pour chaque employé, avec un accès basé sur les rôles, des dates de validité et des alertes pour assurer la sécurité et l'actualité des renseignements sensibles.
Par fonction d'affaires
Des solutions pour toutes les équipes
Découvrez comment Captivea améliore concrètement le travail quotidien de vos équipes, service par service.
Ventes et CRM
Des documents rattachés à chaque étape de vos processus de vente et de projet, des propositions aux contrats signés et aux rapports.
Achats
Achats, contrats fournisseurs et fichiers justificatifs stockés et approuvés dans Odoo pour une traçabilité complète.
Opérations et fabrication
Documents de production, instructions de travail et dossiers qualité liés aux ordres de fabrication et aux produits.
Chaîne d'approvisionnement
Documents d'inventaire, certificats et fichiers logistiques organisés par produit, lot ou expédition pour un repérage rapide.
Finances et comptabilité
Documents financiers saisis, approuvés et archivés de manière à simplifier les audits et la clôture de période.
Ressources humaines
Dossiers d'employés, politiques et processus RH documentés et contrôlés dans un espace de travail sécurisé et structuré.
Marketing
Marketing actifs, gabarits et matériel de campagne stockés avec des versions claires et des règles d'accès pour chaque équipe.
Service à la clientèle et après-vente
Communications avec les clients, billets et procédures de soutien documentés et liés à chaque dossier pour un meilleur service.
Amorcez votre transformation
Prêt à transformer votre façon de gérer les documents?
Du premier atelier au soutien quotidien, Captivea vous aide à faire d'Odoo Documents un espace de travail sécurisé et structuré qui correspond à vos processus réels et qui évolue avec vos équipes.
Par secteur
Organisé selon votre industrie
Des équipes organisées par industrie cliente. Chaque secteur couvre l'ERP, le Web, l'IA et l'informatique décisionnelle.
Services et tertiaire
Les entreprises de services et de conseil comptent sur Odoo Documents pour centraliser les fichiers de projets, les contrats et les livrables autour de chaque mandat client.
Industrie / Fabrication
Les entreprises industrielles et manufacturières utilisent Odoo Documents pour gérer les dossiers techniques, les instructions de travail et les registres de qualité, en complément des données de production.
Distribution et logistique
Commerce de gros et distribution les entreprises organisent les contrats fournisseurs, les actifs produits et les documents logistiques en un seul endroit, reliés à l'inventaire et aux commandes.
Vente au détail et point de vente
Vente au détail et les acteurs du commerce électronique gardent le contenu produit, les fichiers de conformité et les documents transactionnels harmonisés entre les activités en ligne et en magasin.
Les applications Odoo qui vous conviennent
La suite Odoo complète
All Odoo applications, activated at your own pace.
Ventes et CRM
Inventaire et fabrication
Ressources humaines
Productivité
Technique et données
Références
Les entreprises qui font confiance à Captivea
FAQ
Foire aux questions
Odoo Documents sert à stocker, organiser et traiter les fichiers numériques de toute votre entreprise dans un seul espace de travail, en reliant directement les factures, les contrats, les dossiers RH, les procédures et les documents de projet aux enregistrements et aux flux de travail Odoo auxquels ils appartiennent.
Oui, Odoo Documents fait partie des applications standards de la suite Odoo, offerte selon l'édition et le modèle de licence que vous choisissez; Captivea vous aide à comprendre ce qui est inclus dans votre forfait et comment activer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Odoo Documents gère la sécurité par l'entremise d'espaces de travail, de dossiers, de groupes d'utilisateurs et de permissions à l'échelle des documents, vous permettant de décider qui peut lire, modifier, télécharger ou verrouiller chaque fichier, tandis qu'un historique complet des modifications facilite les audits et le respect des exigences de conformité.
Faire appel à un partenaire Gold comme Captivea signifie que la configuration de votre Odoo Documents est conçue en fonction de vos processus réels, avec l'accompagnement d'experts pour la structure, l'automatisation, les permissions et les intégrations, afin que le système reste simple à utiliser, évolutif et facile à maintenir.
Parlons-en
Prêt à transformer la gestion de vos documents?
Parlez-nous des défis actuels liés à la gestion de vos documents, et nous vous montrerons comment Odoo Documents, configuré par Captivea, peut simplifier le travail quotidien de chaque équipe.