Odoo Documents
Odoo Documents - configuré par Captivea
Odoo Documents centralise la façon dont vos équipes stockent, organisent et traitent les fichiers dans Odoo, en remplaçant les disques dispersés et les échanges d'e-mails par un espace de travail unique et structuré, relié à vos données métier. Parmi les cas d'usage courants figurent la gestion des factures fournisseurs, des documents RH, des contrats, des procédures qualité et des fichiers de projet, avec des règles de routage automatisées, des validations et un partage sécurisé en interne comme en externe.
L'application
Odoo Documents
Odoo Documents est l'application Odoo dédiée à la gestion documentaire à l'échelle de votre organisation, transformant les fichiers en objets dynamiques reliés à vos données commerciales, comptables, RH, de fabrication, et de projet. Elle permet de stocker, classer, router, valider et archiver les documents dans un espace centralisé, afin que les utilisateurs sachent toujours où trouver la dernière version et quelle action entreprendre ensuite.
Fonctionnalités clés
Des briques concrètes
Espace documentaire centralisé
Offrez à chaque équipe un espace unique et structuré où les factures, contrats, dossiers RH, procédures et documents de projet sont stockés dans Odoo, organisés par dossiers et étiquettes, plutôt que dispersés entre différents disques et boîtes mail.
Capture intelligente et routage automatisé
Capturez vos documents par import, e-mail ou scanner, et laissez des règles d'automatisation les étiqueter, les déplacer vers le bon espace de travail, demander des validations ou créer des enregistrements liés, comme des factures fournisseurs ou des tâches, avec un minimum d'intervention manuelle.
Visionneuse intégrée et collaboration
Ouvrez vos PDF, images et tableurs directement dans Odoo pour commenter, mentionner des collègues, assigner des actions, et suivre les versions, afin que les discussions et les décisions restent rattachées au document lui-même.
Contrôle d'accès précis et piste d'audit
Définissez qui peut consulter, modifier, télécharger ou verrouiller chaque espace de travail, dossier ou fichier, et appuyez-vous sur un historique complet des modifications et des actions pour faciliter la conformité, les audits et les contrôles internes.
Cas d'usage
Exemples concrets
Traitement des factures et documents financiers
Utilisez Odoo Documents pour recevoir les factures fournisseurs par e-mail, en extraire les informations clés, créer des brouillons d'écritures comptables, faire circuler les factures pour approbation, et les archiver automatiquement à côté des transactions correspondantes.
Gestion du cycle de vie des contrats
Classez les contrats en brouillon, en cours de relecture ou signés dans des dossiers structurés, déclenchez des workflows d'approbation et des rappels, envoyez les documents pour signature électronique avec Odoo Sign, et gardez la version finale accessible depuis la fiche du client ou du fournisseur.
Gestion des dossiers RH et collaborateurs
Centralisez les contrats de travail, certifications, évaluations et accusés de réception des politiques internes pour chaque collaborateur, avec des accès basés sur les rôles, des dates de validité et des alertes pour garantir la sécurité des informations sensibles et leur mise à jour.
Par fonction métier
Des solutions pour chaque équipe
Découvrez comment Captivea améliore concrètement le quotidien de vos équipes, service par service.
Ventes & CRM
Des documents rattachés à chaque étape de vos processus commerciaux et projets, des propositions aux contrats signés et aux rapports.
Achats
Achats, contrats fournisseurs et fichiers justificatifs stockés et validés dans Odoo pour une traçabilité totale.
Operations & Manufacturing
Documents de production, instructions de travail et enregistrements qualité liés aux ordres de fabrication et aux produits.
Supply Chain
Documents de stock, certificats et fichiers logistiques organisés par produit, lot ou expédition pour une recherche rapide.
Finance et Comptabilité
Documents financiers saisis, validés et archivés de manière à simplifier les audits et la clôture des périodes comptables.
Ressources Humaines
Dossiers du personnel, politiques et processus RH documentés et contrôlés dans un espace de travail sécurisé et structuré.
Marketing
Marketing visuels, modèles et supports de campagne stockés avec des versions claires et des règles d'accès pour chaque équipe.
Support client et service après-vente
Communications avec les clients, tickets et procédures de support documentés et liés à chaque dossier pour un meilleur service.
Démarrez votre transformation
Prêt à transformer votre façon de gérer les documents ?
Du premier atelier au support quotidien, Captivea vous aide à faire d'Odoo Documents un espace de travail sécurisé et structuré qui s'adapte à vos processus réels et évolue avec vos équipes.
Par secteur
Organisé autour de votre métier
Des équipes organisées par secteur d'activité client. Chaque secteur couvre l'ERP, le Web, l'IA et la BI.
Services & Tertiaire
Les organisations de services et de conseil s'appuient sur Odoo Documents pour centraliser les fichiers de projet, les contrats et les livrables autour de chaque mission client.
Industrie / Production
Les entreprises industrielles et manufacturières utilisent Odoo Documents pour gérer les dossiers techniques, les instructions de travail et les enregistrements qualité en lien avec les données de production.
Distribution & Logistique
Les entreprises de négoce et de distribution organisent leurs contrats fournisseurs, leurs fiches produits et leurs documents logistiques en un seul endroit, liés aux stocks et aux commandes.
Commerce de détail & Point de vente
Retail et les acteurs de l'eCommerce maintiennent l'alignement du contenu produit, des documents de conformité et des documents transactionnels entre les opérations en ligne et en magasin.
Les applications Odoo adaptées à vos besoins
La suite Odoo complète
Toutes les applications Odoo, activées à votre rythme.
Ventes & CRM
Inventaire & Fabrication
Ressources Humaines
Productivité
Technique & Données
Références
Les entreprises qui font confiance à Captivea
FAQ
Questions fréquentes
Odoo Documents permet de stocker, organiser et traiter les fichiers numériques de toute votre entreprise dans un espace de travail unique, en reliant directement factures, contrats, dossiers RH, procédures et documents de projet aux enregistrements et flux métiers Odoo auxquels ils se rapportent.
Oui, Odoo Documents fait partie des applications standards de la suite Odoo, disponible selon l'édition et le modèle de licence que vous choisissez ; Captivea vous aide à comprendre ce qui est inclus dans votre offre et comment activer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Odoo Documents gère la sécurité grâce aux espaces de travail, aux dossiers, aux groupes d'utilisateurs et aux permissions au niveau de chaque document, vous permettant de décider qui peut lire, modifier, télécharger ou verrouiller chaque fichier, tandis qu'un historique complet des modifications facilite les audits et le respect des obligations de conformité.
Faire appel à un Gold Partner comme Captivea garantit que votre configuration d'Odoo Documents est pensée autour de vos processus réels, avec un accompagnement expert sur la structure, l'automatisation, les permissions et les intégrations, afin que le système reste simple à utiliser, évolutif et facile à maintenir.
Discutons-en
Prêt à transformer la gestion de vos documents ?
Parlez-nous de vos difficultés actuelles en matière de gestion documentaire et nous vous montrerons comment Odoo Documents, configuré par Captivea, peut simplifier le travail quotidien de chaque équipe.