Référence client
L'Agence Événementielle
L'Agence Événementielle est une agence de Metz spécialisée en communication événementielle, en communication 360° et en animation de centres commerciaux, ainsi qu’en soutien technique. Nous sommes en mesure de vous offrir des services et des produits adaptés à vos besoins, à vos envies et à vos objectifs.
Secteur d’activité
Emplacement
Marly, France
Mis en œuvre par
Étude de cas sur Odoo
Contexte
Moderniser la communication événementielle avec une plateforme numérique unifiée
L'Agence Événementielle est une agence spécialisée en communication événementielle qui accompagne les marques et les centres commerciaux avec des campagnes 360°, des animations sur place et des services techniques adaptés aux objectifs de chaque client.
Avant le projet, l’agence s’appuyait sur des outils épars et des processus manuels pour gérer les événements, la communication avec les clients et les opérations de back-office. L’information était dispersée, les tâches administratives prenaient beaucoup de temps et il devenait de plus en plus difficile de maintenir une relation client fluide et structurée à mesure que l’entreprise prenait de l’ampleur.
Les enjeux consistaient à devenir plus numériques, à assurer une expérience client fiable et professionnelle du premier contact jusqu’à la facturation, et à offrir à la fondatrice une visibilité claire sur l’entreprise tout en gardant des opérations allégées et faciles à gérer pour une petite équipe.
Leurs besoins
Un outil complet et numérique pour optimiser la relation client
Le client souhaitait un outil complet qui lui permettrait d’être plus numérique et d’optimiser la relation client, appuyé par un partenaire capable de le guider dans l’implantation d’Odoo.
- Centraliser les données et les processus d’affaires dans un seul environnement cohérent.
- Numériser les soumissions, la facturation et le suivi afin de réduire le travail manuel et les erreurs.
- Améliorer la gestion des événements, des ressources et de la prestation de services à partir d’un seul outil.
- Obtenir une meilleure visibilité sur la performance et les activités pour appuyer la prise de décision au sein d’une petite structure.
La solution proposée
Une base ERP Odoo adaptée à une agence de communication événementielle
Captivea Luxembourg a déployé l’ERP Odoo comme plateforme centrale pour L'Agence Événementielle, en reliant les finances, les ventes, le marketing, les RH, les services et les outils de productivité dans un système intégré. En configurant des applications comme Comptabilité, Facturation, CRM, Événements, Marketing social et par courriel, Projet, Feuille de temps et les modules RH, l’agence peut maintenant gérer son parcours client, ses opérations et son organisation interne à partir d’un seul environnement personnalisable, avec une information centralisée et des processus rationalisés.
La première étape de ce projet consiste à effectuer une analyse complète de l'environnement Odoo du client.
Objectifs d'analyse
- Être rassuré sur la faisabilité
- Montrer que nous comprenons leur activité
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître le planning prévisionnel
Processus d'analyse
- Découverte de l'entreprise
- Ateliers par thème / groupe de personnes / domaines
- Créer les documents relatifs aux livrables
- Présenter le rapport d'analyse
- Prendre en considération les feedbacks
« En nous appuyant sur des experts comme ceux de Captivea, nous avons réussi à simplifier considérablement notre processus. Bien sûr, ça a pris le temps nécessaire, mais chaque étape a été mise en place de façon rigoureuse, malgré nos défis passés. Au final, ça a été une vraie occasion de repartir à neuf dans la gestion de notre entreprise. Nous constatons maintenant les retombées concrètes de cette approche, et même un propriétaire de petite entreprise peut en tirer de grands avantages en utilisant Odoo. »
Applications Odoo déployées
La suite Odoo sur ce projet
Toutes les applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Site Web
Inventaire & fabrication
Finances
Ressources humaines
Productivité
Technique
Les résultats
AVANTAGES & RETOURS SUR INVESTISSEMENTS
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution mise en production.
Gain de temps
- Centralisation de l’organisation des documents financiers
- Générer des soumissions en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion simplifiée des approvisionnements
- Automatisation des horaires d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe de ventes
- Traitement plus fluide des commandes avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire de la performance et des indicateurs clés
- Accès rapide à l’information sur les employés
Augmentation des ventes
- Amélioration de la satisfaction des clients grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification des besoins supplémentaires grâce à l’analyse des billets
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