Référence client
L'Agence Événementielle
L'Agence Événementielle est une agence de Metz spécialisée dans la communication événementielle, la communication 360° et l’animation de centres commerciaux, ainsi que dans le support technique. Nous sommes en mesure de vous proposer des services et des produits adaptés à vos besoins, vos envies et vos objectifs.
Secteur d’activité
Localisation
Marly, France
Mis en œuvre par
Case on Odoo
Le contexte
Moderniser la communication événementielle avec une colonne vertébrale digitale unifiée
L'Agence Événementielle est une agence spécialisée en communication événementielle qui accompagne les marques et les centres commerciaux avec des campagnes 360°, des animations sur site et des prestations techniques adaptées aux objectifs de chaque client.
Avant le projet, l’agence s’appuyait sur des outils fragmentés et des processus manuels pour gérer les événements, la communication client et les opérations back-office. Les informations étaient éparpillées, les tâches administratives prenaient beaucoup de temps et il devenait de plus en plus difficile de maintenir une relation client fluide et structurée à mesure que l’activité se développait.
Les enjeux étaient de se digitaliser davantage, de garantir une expérience client fiable et professionnelle, du premier contact jusqu’à la facturation, et d’offrir à la fondatrice une visibilité claire sur l’activité tout en gardant des opérations légères et maîtrisables pour une petite équipe.
Leurs besoins
Un outil complet et digital pour optimiser la relation client
Le client souhaitait un outil complet lui permettant de se digitaliser davantage et d’optimiser la relation client, avec l’appui d’un partenaire capable de le guider dans la mise en place d’Odoo.
- Centraliser les données et les processus métier dans un environnement unique et cohérent.
- Digitaliser les devis, la facturation et le suivi afin de réduire le travail manuel et les erreurs.
- Améliorer la gestion des événements, des ressources et de la prestation de services à partir d’un seul outil.
- Gagner en visibilité sur les performances et les activités pour soutenir la prise de décision au sein d’une petite structure.
La solution proposée
Un socle ERP Odoo adapté à une agence de communication événementielle
Captivea Luxembourg a déployé l’ERP Odoo comme plateforme centrale pour L'Agence Événementielle, en connectant la finance, les ventes, le marketing, les RH, les services et les outils de productivité dans un système intégré. En configurant des apps telles que Comptabilité, Facturation, CRM, Événements, Social & Email Marketing, Projet, Feuille de temps et les modules RH, l’agence peut désormais gérer son parcours client, ses opérations et son organisation interne depuis un environnement unique et personnalisable, avec une information centralisée et des processus rationalisés.
La première étape de ce projet consiste à effectuer une analyse complète de l'environnement Odoo du client.
Objectifs d'analyse
- Être rassuré sur la faisabilité
- Montrer que nous comprenons leur activité
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître le planning prévisionnel
Processus d'analyse
- Découverte de l'entreprise
- Ateliers par thème / groupe de personnes / domaines
- Créer les documents relatifs aux livrables
- Présenter le rapport d'analyse
- Prendre en considération les feedbacks
« En nous appuyant sur des experts comme ceux de Captivea, nous avons pu considérablement simplifier notre process. Bien sûr, cela a pris le temps nécessaire, mais chaque étape a été mise en place en profondeur, malgré nos difficultés passées. Au final, cela a été une vraie opportunité de repartir sur de bonnes bases pour la gestion de notre société. Nous voyons maintenant les bénéfices concrets de cette approche, et même un petit patron peut tirer de grands avantages de l’utilisation d’Odoo. »
Apps Odoo déployées
La suite Odoo sur ce projet
Toutes les applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Site Web
Ressources humaines
Productivité
Technique
Les résultats
AVANTAGES & RETOURS SUR INVESTISSEMENTS
Ce que le client a gagné, jour après jour, dès la mise en production de la solution.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Générez des devis en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion des approvisionnements simplifiée
- Automatisation des plannings d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe commerciale
- Traitement plus fluide des commandes avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire des performances et des indicateurs clés
- Accès rapide aux informations des employés
Augmentation des ventes
- Satisfaction client améliorée grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins supplémentaires grâce à l’analyse des tickets
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