Referencia del cliente
My Executive Assistant Sarl S
Mi asistente ejecutiva ofrece servicios de asistencia ejecutiva/personal privada confidenciales, avanzados y de alto nivel (tanto para particulares como para empresas) a ejecutivos de alto nivel y emprendedores (empresas emergentes, propietarios de pequeñas, medianas y grandes empresas, oficinas familiares, patrimonios de un solo miembro y particulares) para el crecimiento y la expansión de sus negocios.
Contexto
Estructurar un negocio de asistencia en crecimiento con una base digital escalable
My Executive Assistant Sarl S, en Luxemburgo, ofrece servicios confidenciales de alto nivel de Executive Assistant y Private Personal Assistant, apoyando a altos directivos (C-Suite), emprendedores, family offices y particulares en la gestión tanto de sus asuntos profesionales como personales.
Antes del proyecto, la empresa gestionaba una amplia gama de servicios y solicitudes de clientes sin un sistema plenamente estructurado e integrado, lo que daba lugar a un tratamiento manual de la información, procesos fragmentados y una visibilidad limitada sobre las actividades.
Los retos consistían en ganar eficiencia, garantizar operaciones fiables y apoyar el crecimiento del negocio estructurando las actividades, automatizando las tareas recurrentes y ofreciendo a la dirección una visibilidad clara sobre el trabajo, las finanzas y los compromisos con los clientes.
Sus necesidades
Un sistema estructurado y automatizado para respaldar servicios de asistencia premium
El cliente quería estructurar sus actividades y automatizar el mayor número posible de procesos para ganar en eficiencia con una solución integrada.
- Estructura y estandariza los procesos de negocio en todos los servicios y con todos los clientes.
- Automatiza la facturación, la elaboración de presupuestos y otras tareas administrativas para reducir el trabajo manual.
- Centraliza la información en un único sistema para mejorar el seguimiento y la toma de decisiones.
- Mejora la visibilidad de los proyectos y de las hojas de horas para facilitar una facturación precisa y una mejor gestión de recursos.
La solución propuesta
Odoo ERP como plataforma central para servicios, finanzas y seguimiento de clientes
Captivea Luxembourg implantó Odoo ERP como sistema central para My Executive Assistant, activando aplicaciones como Accounting, Invoicing, Documents, CRM, Sales, Social Marketing, Email Marketing, Project, Timesheet y Purchase para automatizar la facturación, optimizar los flujos de ventas y compras, centralizar los documentos y ofrecer una mejor visibilidad de los proyectos y del tiempo dedicado.
El primer paso de este proyecto consiste en realizar un análisis completo del entorno Odoo del cliente.
Objetivos de análisis
- Para tener la certeza de la viabilidad
- Demostramos que comprendíamos su negocio.
- Para confirmar un presupuesto
- Para saber y confirmar cómo lo haremos
- Conocer la línea de tiempo
Procesos de análisis
- descubrimiento de negocios
- Talleres por tema / grupo de personas / áreas de especialización
- Crea los documentos de entrega.
- Preséntalo
- Gestionar la retroalimentación
Aplicaciones Odoo implantadas
La suite Odoo en este proyecto
Todas las aplicaciones Odoo, activadas al ritmo de las necesidades del cliente.
Inventory & Manufacturing
Finanzas
Marketing
Productivity
Los resultados
Beneficios y retorno de la inversión
Lo que el cliente ganó, día tras día, desde la puesta en marcha de la solución.
Ahorro de tiempo
- Organización centralizada de los documentos financieros
- Genera presupuestos en unos pocos clics
- Compartición rápida de documentos
- Gestión de suministros simplificada
- Automatización de los calendarios de intervenciones
Aumento de la productividad
- Gestión centralizada de leads y clientes, aumentando la eficacia del equipo comercial
- Tramitación de pedidos más fluida con un seguimiento de stock en tiempo real
- Visualización clara del rendimiento y de los indicadores clave
- Acceso rápido a la información de los empleados
Aumento de las ventas
- Mayor satisfacción de los clientes gracias a una entrega de proyectos más rápida
- Mejor gestión del tiempo que ayuda a asignar recursos a los proyectos más rentables
- Identificación de necesidades adicionales mediante el análisis de tickets
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