Référence client
My Executive Assistant Sàrl-S
My Executive Assistant is providing advanced, high level confidential Executive Assistant/ Private Personal Assistant Support (private and business) for C-Suite Executives & Entrepreneurs (startup companies, Small Medium and Large business owners & Family Office, UNHW, private individuals) to grow and expand their businesses.
Secteur d’activité
Localisation
Luxembourg
Mise en œuvre par
Case on Odoo
Le contexte
Structurer une activité d’assistance en croissance avec une base numérique évolutive
My Executive Assistant Sàrl-S, basée au Luxembourg, fournit des services confidentiels de haut niveau d’Executive Assistant et de Private Personal Assistant, en accompagnant des dirigeants C‑Suite, des entrepreneurs, des family offices et des particuliers dans la gestion de leurs affaires professionnelles et privées.
Avant le projet, l’entreprise gérait une large gamme de services et de demandes clients sans système pleinement structuré et intégré, ce qui entraînait un traitement manuel des informations, des processus fragmentés et une visibilité limitée sur l’ensemble des activités.
Les enjeux étaient de gagner en efficacité, de sécuriser des opérations fiables et de soutenir la croissance de l’entreprise en structurant les activités, en automatisant les tâches récurrentes et en offrant à la direction une vision claire du travail, des finances et des engagements clients.
Leurs besoins
Un système structuré et automatisé pour accompagner des services d’assistance premium
Le client souhaitait structurer ses activités et automatiser un maximum de processus afin de gagner en efficacité grâce à une solution intégrée.
- Structurer et standardiser les processus métiers pour l’ensemble des services et des clients.
- Automatiser la facturation, les devis et les autres tâches administratives afin de réduire le travail manuel.
- Centraliser les informations dans un système unique pour un meilleur suivi et une meilleure prise de décision.
- Améliorer la visibilité sur les projets et les feuilles de temps afin de garantir une facturation précise et une gestion optimale des ressources.
La solution proposée
Odoo ERP comme plateforme centrale pour les services, la finance et le suivi client
Captivea Luxembourg a déployé Odoo ERP comme système central pour My Executive Assistant, en activant des applications telles que Accounting, Invoicing, Documents, CRM, Sales, Social Marketing, Email Marketing, Project, Timesheet et Purchase afin d’automatiser la facturation, fluidifier les flux de vente et d’achat, centraliser les documents et offrir une meilleure visibilité sur les projets et le temps passé.
La première étape de ce projet consiste à réaliser une analyse complète de l’environnement Odoo du client.
Objectifs de l’analyse
- To be reassured on the faisability
- Prouver que nous avons bien compris leur activité
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître le planning
Processus d’analyse
- Business discovery
- Workshops By theme / group of people / domains
- Create the deliverables documents
- Le présenter
- Gérer les retours
Apps Odoo déployées
La suite Odoo sur ce projet
L’ensemble des applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Stock & Production
Finance
Marketing
Productivité
Les résultats
Benefits & Returns on investment
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution mise en production.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Génération de devis en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion des approvisionnements simplifiée
- Automatisation des plannings d’interventions
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, pour une force de vente plus efficace
- Traitement des commandes plus fluide avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire des performances et des indicateurs clés
- Accès rapide aux informations sur les employés
Augmentation du chiffre d’affaires
- Satisfaction client améliorée grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins supplémentaires grâce à l’analyse des tickets
Votre projet ressemble-t-il à celui-ci ?
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