Référence client
My Executive Assistant Sarl S
My Executive Assistant fournit un soutien avancé, confidentiel et de haut niveau (privé et professionnel) aux cadres supérieurs et aux entrepreneurs (start-ups, petites et moyennes entreprises, Family Office, UNHW, particuliers) afin de développer et d'étendre leurs activités.
Secteur d’activité
Localisation
Luxembourg
Mise en œuvre par
Case on Odoo
Le contexte
Structurer une activité d’assistance en croissance avec une base digitale évolutive
My Executive Assistant Sarl S, au Luxembourg, fournit des services d’Executive Assistant et de Private Personal Assistant de haut niveau et en toute confidentialité, accompagnant des dirigeants de comité de direction (C‑suite), des entrepreneurs, des family offices et des particuliers dans la gestion de leurs affaires professionnelles comme privées.
Avant le projet, l’entreprise gérait une large gamme de services et de demandes clients sans système véritablement structuré et intégré, ce qui entraînait un traitement manuel des informations, des processus fragmentés et une visibilité limitée sur l’ensemble des activités.
L’enjeu était de gagner en efficacité, de sécuriser des opérations fiables et de soutenir la croissance de l’activité en structurant les opérations, en automatisant les tâches récurrentes et en offrant à la direction une visibilité claire sur le travail, les finances et les engagements clients.
Leurs besoins
Un système structuré et automatisé pour soutenir des services d’assistance premium
Le client souhaitait structurer ses activités et automatiser le plus grand nombre possible de processus afin de gagner en efficacité grâce à une solution intégrée.
- Structurer et standardiser les processus métier pour tous les services et tous les clients.
- Automatisez la facturation, les devis et autres tâches administratives pour réduire le travail manuel.
- Centralisez les informations dans un système unique pour un meilleur suivi et une prise de décision facilitée.
- Améliorez la visibilité sur les projets et les feuilles de temps pour garantir une facturation précise et une bonne gestion des ressources.
La solution proposée
Odoo ERP comme plateforme centrale pour les services, la finance et le suivi client
Captivea Luxembourg a déployé Odoo ERP comme système central pour My Executive Assistant, en activant des applications telles que Accounting, Invoicing, Documents, CRM, Sales, Social Marketing, Email Marketing, Project, Timesheet et Purchase afin d’automatiser la facturation, fluidifier les flux de ventes et d’achats, centraliser les documents et offrir une meilleure visibilité sur les projets et le temps passé.
La première étape de ce projet consiste à effectuer une analyse complète de l'environnement Odoo du client.
Objectifs d'analyse
- Être rassuré sur la faisabilité
- Montrer que nous comprenons leur activité
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître le planning prévisionnel
Processus d'analyse
- Découverte de l'entreprise
- Ateliers par thème / groupe de personnes / domaines
- Créer les documents relatifs aux livrables
- Présenter le rapport d'analyse
- Prendre en considération les feedbacks
Applications Odoo déployées
La suite Odoo sur ce projet
L’ensemble des applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Inventory & Manufacturing
Finance
Marketing
Productivité
Les résultats
AVANTAGES & RETOURS SUR INVESTISSEMENTS
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution mise en production.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Générez des devis en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion des approvisionnements simplifiée
- Automatisation des plannings d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe commerciale
- Traitement des commandes plus fluide avec un suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire des performances et des indicateurs clés
- Accès rapide aux informations sur les collaborateurs
Augmentation des ventes
- Amélioration de la satisfaction client grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins complémentaires grâce à l’analyse des tickets
Votre projet ressemble-t-il à celui-ci ?
Échangez avec un expert de votre secteur sur vos enjeux.