Référence client
My Executive Assistant Sàrl S
My Executive Assistant offre des services de haut niveau et hautement confidentiels d’Executive Assistant / d’adjointe personnelle privée (affaires et vie privée) auprès de cadres C-Suite et d’entrepreneur·e·s (startups, propriétaires de petites, moyennes et grandes entreprises, family offices, UHNWI et particuliers) pour les aider à développer et à faire croître leurs activités.
Secteur d’activité
Emplacement
Luxembourg
Implémenté par
Étude de cas sur Odoo
Contexte
Structurer une entreprise de services d’assistance en croissance avec une base numérique évolutive
My Executive Assistant Sàrl S, au Luxembourg, offre des services confidentiels de haut niveau d’Executive Assistant et d’adjointe personnelle privée, pour appuyer des cadres C-Suite, des entrepreneur·e·s, des family offices et des particuliers dans la gestion de leurs affaires professionnelles et privées.
Avant le projet, l’entreprise gérait un large éventail de services et de demandes clients sans système pleinement structuré et intégré, ce qui entraînait un traitement manuel de l’information, des processus fragmentés et une visibilité limitée sur l’ensemble des activités.
Les enjeux étaient de gagner en efficacité, de sécuriser des opérations fiables et de soutenir la croissance des affaires en structurant les activités, en automatisant les tâches récurrentes et en offrant à la direction une visibilité claire sur le travail, les finances et les engagements envers les clients.
Leurs besoins
Un système structuré et automatisé pour soutenir des services d’assistance haut de gamme
Le client souhaitait structurer ses activités et automatiser le plus de processus possible afin de gagner en efficacité grâce à une solution intégrée.
- Structurer et standardiser les processus d’affaires pour l’ensemble des services et des clients.
- Automatiser la facturation, les soumissions et les autres tâches administratives afin de réduire le travail manuel.
- Centraliser l’information dans un seul système pour faciliter le suivi et la prise de décision.
- Améliorer la visibilité sur les projets et les feuilles de temps afin de soutenir une facturation exacte et une meilleure gestion des ressources.
La solution proposée
Odoo ERP comme plateforme centrale pour les services, les finances et le suivi client
Captivea Luxembourg a déployé Odoo ERP comme système central pour My Executive Assistant, en activant des applications comme Comptabilité, Facturation, Documents, CRM, Ventes, Marketing social, Marketing par courriel, Projet, Feuille de temps et Achats afin d’automatiser la facturation, simplifier les flux de ventes et d’achats, centraliser les documents et offrir une meilleure visibilité sur les projets et le temps passé.
La première étape de ce projet consiste à effectuer une analyse complète de l’environnement Odoo du client.
Objectifs de l’analyse
- To be reassured on the faisability
- Démontrer que nous avons compris leurs activités
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons nous y prendre
- Connaître l’échéancier
Processus d’analyse
- Découverte d’affaires
- Workshops By theme / group of people / domains
- Create the deliverables documents
- La présenter
- Gérer la rétroaction
Apps Odoo déployées
La suite Odoo dans ce projet
Toutes les applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Inventory & Manufacturing
Finance
Productivité
Les résultats
Benefits & Returns on investment
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution en production.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Générer des soumissions en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion simplifiée des approvisionnements
- Automatisation des horaires d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des pistes et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe de vente
- Traitement des commandes plus fluide avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire de la performance et des indicateurs clés
- Accès rapide à l’information sur les employés
Augmentation des ventes
- Amélioration de la satisfaction des clients grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins supplémentaires grâce à l’analyse des billets de soutien
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