DOCUMENTOS ODOO
Según diversos estudios, los empleados dedican un promedio del 20 % de su tiempo a buscar documentos. Archivos perdidos, adjuntos de correo electrónico dispersos, procesos de aprobación estancados... este tipo de desorganización reduce la productividad de los equipos. ¿Y si pudiera cambiar esto con Odoo Documents? Totalmente integrada en el entorno de Odoo, esta potente aplicación centraliza todos sus archivos, automatiza la organización, facilita el acceso a los documentos y agiliza el intercambio, tanto interno como externo. Para aprovechar al máximo esta solución de gestión documental, colabore con Captivea para una integración perfecta con Odoo, adaptada a su negocio.
¿Por qué usar DOCUMENTOS de Odoo?
Odoo Documents optimiza la gestión de archivos en línea y te ahorra tiempo valioso al eliminar tareas manuales repetitivas. Totalmente integrada con otras apps de Odoo, la herramienta te da acceso directo a los documentos que necesitas sin cambiar de plataforma.
Ahorre tiempo automatizando la organización de sus documentos
Organiza tus archivos sin esfuerzo con Odoo Documents, la única plataforma digital que necesitas para gestionarlo todo en un solo lugar. Una vez configurada la estructura de carpetas, las etiquetas y las reglas de ordenación, el sistema se encarga del resto: archivado automático, categorización y almacenamiento digital según tus preferencias. ¿Buscas un archivo específico? Encuéntralo al instante mediante filtros de búsqueda avanzada por palabra clave, etiqueta o criterios personalizados.
En lugar de perder tiempo duplicando archivos o cambiando de herramienta, disfruta de la comodidad de Odoo Documentos. Selecciona varios archivos a la vez y realiza acciones masivas, como editarlos o eliminarlos, con solo unos clics. ¿Borraste algo accidentalmente? Tienes hasta 30 días para recuperarlo gracias a la función de recuperación de archivos integrada.
Acceda instantáneamente a los documentos correctos.
No es necesario descargar archivos para verlos. Ya sea un PDF, una imagen o un vídeo subido a Documentos de Odoo, cada archivo se almacena al instante en la base de datos y se puede ver directamente en línea.
¿Necesitas solo unas pocas páginas de un documento extenso? Con Odoo Documents, puedes extraer páginas específicas y generar un archivo aparte. Por ejemplo, de un PDF de 20 páginas, selecciona las secciones relevantes y deja que Odoo cree rápidamente un nuevo documento adaptado a tus necesidades.
Colabora de forma eficiente y centraliza todas tus comunicaciones.
Mejore la colaboración dentro y fuera de su organización. Comparta los documentos adecuados con las personas adecuadas y mantenga el control total del acceso. Defina quién puede ver, editar o descargar cada documento. Para mayor seguridad, el acceso puede limitarse en el tiempo, ideal para clientes o socios externos.
Mantén toda la comunicación relacionada en un solo lugar para evitar perder contexto. Agrega comentarios, etiqueta a compañeros de equipo y asigna tareas, todo sin salir de la plataforma. Odoo mantiene un historial claro de discusiones y decisiones, lo que garantiza una trazabilidad completa.
¿Cuáles son las características principales de la aplicación DOCUMENTOS de Odoo?
Odoo Documents combina todas las herramientas esenciales que necesitas para gestionar, visualizar, compartir y automatizar tus flujos de trabajo documentales en un solo módulo. Descubre cómo cada función se adapta a las necesidades de tu negocio.
Importación y centralización de sus documentos
Odoo Documentos recibe automáticamente los archivos enviados por correo electrónico o escáner y los organiza según las carpetas y etiquetas predefinidas. También puede añadir enlaces a documentos externos, como versiones en la nube, para consultarlos sin salir de la aplicación. El sistema de archivos se basa en una estructura jerárquica personalizable, adaptada a las necesidades de cada departamento.
Visualización y edición de documentos
El módulo incluye un visor integrado compatible con múltiples formatos (PDF, Word, etc.), que permite abrir archivos directamente desde la interfaz. Los usuarios pueden acceder rápidamente a documentos desde registros o carpetas e incluso editar contenido, como hojas de cálculo, sin tener que exportar ni cambiar de aplicación.
También es posible trabajar con archivos grandes seleccionando y aislando páginas relevantes para crear documentos nuevos y utilizables.
Herramientas integradas de comunicación y compartición
El chat integrado centraliza todas las conversaciones relacionadas con cada documento, activa notificaciones y genera tareas para un seguimiento transparente. Usted mantiene el control sobre el uso compartido externo mediante permisos específicos y fechas de vencimiento, lo que garantiza una supervisión completa de sus documentos.
Gestión automatizada de documentos
Dentro de Odoo Documentos, puedes crear flujos de trabajo personalizados que realizan acciones automáticamente tan pronto como se recibe un archivo o cambia su estado.
En concreto, puedes:
- Ordenar, etiquetar o asignar documentos automáticamente según su categoría u origen;
- Configurar recordatorios automáticos si falta un documento esperado;
- Bloquee los archivos durante el procesamiento para evitar cambios no autorizados;
- Realizar un seguimiento y validar cada versión de acuerdo con una ruta definida desde la recepción hasta el archivado.
¿Cómo interactúa Odoo DOCUMENTS con otras aplicaciones de Odoo?
Una de las principales ventajas de Odoo Documentos es su perfecta conexión con otros módulos de la suite Odoo ERP.
Proyecto Odoo
Adjunte documentos directamente a tareas o proyectos para centralizar todos los recursos relevantes y permitir que su equipo acceda al instante a los archivos que necesita. Cada cambio se rastrea mediante Chatter, lo que garantiza la coherencia entre los recursos y la ejecución de las tareas.
Odoo y Sign
Envía documentos para su firma electrónica y supervisa su estado directamente desde la plataforma. Una vez que tus socios firmen, el documento se archivará automáticamente. La interfaz te notificará en cuanto un archivo reciba una firma.
Contabilidad de Odoo
Odoo Documents escanea automáticamente las facturas entrantes, extrae los datos clave mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y genera los asientos contables correspondientes. El archivo permanece vinculado a la transacción, lo que garantiza la trazabilidad completa, reduce los errores de entrada de datos y agiliza el ciclo de pagos.
Odoo y recursos humanos
Odoo Documents centraliza contratos, registros de asistencia, certificados y otros documentos administrativos en un espacio seguro vinculado directamente a los perfiles de los empleados. Los permisos de acceso se pueden definir por rol para mantener la confidencialidad de los datos y garantizar el cumplimiento de los procesos de RR. HH.
Odoo y PLM
Los documentos técnicos, como planos, instrucciones y hojas de producción, se asocian a las órdenes de fabricación. Sus equipos acceden a las versiones correctas en el momento oportuno, lo que permite un seguimiento de las modificaciones más estructurado y controlado durante todo el ciclo de producción.
Los diferentes casos de uso de la aplicación DOCUMENTOS de Odoo
Odoo Documents simplifica la gestión documental en diversos entornos profesionales. A continuación, presentamos algunos ejemplos concretos donde la aplicación marca la diferencia, incluso sin utilizar otros módulos de Odoo.
Gestión de recursos humanos
Centralice todos los documentos relacionados con los empleados (contratos, certificados, hojas de asistencia) y asegúrese de que se controlen sin problemas, incluso de forma remota o desde cualquier lugar. Odoo Documents optimiza las actualizaciones automáticas de los archivos de los empleados para una supervisión de RR. HH. más fluida.
Servicios de campo y obras de construcción
Permita que sus equipos de campo accedan rápidamente a planes, formularios e informes, incluso sin conexión. Los documentos siempre están actualizados y accesibles desde sus dispositivos móviles, lo que facilita la recopilación e integración de comentarios del campo.
Relaciones con los clientes
Comparta presupuestos, contratos y documentos de seguimiento en un espacio seguro. Sus clientes podrán acceder fácilmente a sus archivos, lo que reducirá la comunicación innecesaria y aumentará su satisfacción gracias a una mejor organización.
Calidad y producción
Se archivarán procedimientos, certificados y versiones de documentos con trazabilidad completa. Los operadores podrán consultar fácilmente las instrucciones visuales en su puesto de trabajo, y las auditorías se simplificarán gracias a un historial claro de aprobaciones.
¿POR QUÉ ELEGIR CAPTIVEA PARA LA INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ODOO?
Captivea lleva más de 16 años ofreciendo servicios de integración de ERP. Numerosos clientes han confiado en nosotros para aprovechar al máximo sus sistemas de gestión empresarial y sus diversos módulos, especialmente Odoo. Nuestro equipo certificado y completo (analistas de negocio, desarrolladores y consultores) está listo para apoyarle en su proyecto.
Como Socio Gold de Odoo en varios países, Captivea puede ayudarle con la implementación de Odoo Documents, así como con cualquier otro módulo de Odoo. Ofrecemos un seguimiento personalizado, transparente y regular del proyecto, manteniéndole informado en cada etapa, desde el inicio hasta la finalización.
Colabore con nuestro equipo y benefíciese de la Metodología Captivea, un enfoque único centrado en el cliente y en maximizar su ROI.
¡Digitaliza y optimiza tus archivos con Odoo Documents!
Reduce las tareas administrativas y concéntrate en lo que realmente importa: tu negocio principal. Odoo Documents automatiza, organiza y protege tus flujos de trabajo documentales sin interrumpir tu rutina diaria.
Como líder mundial en integración de Odoo, Captivea lo guía a través de cada fase de la configuración, garantizando una implementación rápida y eficiente.
Contáctanos hoy para descubrir cómo transformar tu gestión documental.
Socio Oro de Odoo |
|
Solución ERP mundial |
Solución ERP basada en la nube o solución ERP local |
Precios por usuario |
Adaptado para pequeñas y medianas empresas |
Más de 40 000 aplicaciones disponibles en el Marketplace de Odoo |
Preguntas frecuentes
El sistema de gestión documental de Odoo es una herramienta centralizada diseñada para simplificar y automatizar la gestión documental de su empresa. Ayuda a reducir el tiempo dedicado a tareas manuales y garantiza el acceso seguro a la información importante. Los documentos se pueden clasificar, compartir y archivar sistemáticamente, lo que reduce el desorden y mejora la colaboración entre equipos.
Sí, Odoo facilita la gestión de facturas de proveedores. Puede extraer automáticamente información de las facturas PDF cargadas y vincularlas a los asientos contables. Este proceso no solo mejora la trazabilidad, sino que también ahorra tiempo. El sistema le permite procesar múltiples facturas de proveedores, validarlas y garantizar la precisión de sus flujos de trabajo financieros. También puede crear archivos PDF personalizados a partir de documentos escaneados o páginas seleccionadas.
Con el módulo Odoo Sign, recopilar firmas electrónicas es muy sencillo. Puede enviar documentos para su firma de forma segura, realizar un seguimiento de las actualizaciones de estado y garantizar su finalización. El sistema también ofrece controles de vencimiento y derechos de acceso para mantener la seguridad de los documentos. Esto es ideal para contratos o acuerdos internos que requieren múltiples firmas con información trazable.
Sí, Odoo ofrece una pasarela de correo electrónico que permite reenviar correos electrónicos con archivos adjuntos directamente al repositorio de documentos. Una vez recibidos, el sistema etiqueta y almacena automáticamente el archivo. Desde allí, los usuarios pueden crear nuevas carpetas, flujos de trabajo o extraer páginas de un PDF para crear una versión nueva y limpia. Esta flexibilidad facilita la gestión, la organización y la creación rápida de contenido.
Odoo se integra completamente con el módulo PLM, lo que permite un seguimiento estructurado de la documentación para las actividades del ciclo de vida del producto. Los operadores pueden acceder a las instrucciones en PDF más recientes y los ingenieros pueden crear documentos de cambios de ingeniería. Para mayor seguridad, se pueden definir los derechos de acceso por rol para proteger los datos confidenciales. También es posible automatizar tareas relacionadas con cambios en el estado de los documentos o archivos faltantes y usar recordatorios para cumplir con los plazos.