Integración ERP
Integración de software ERP de código abierto
¿Qué es un ERP (Planificación de Recursos Empresariales)?
ERP se refiere a un software de gestión de procesos empresariales que optimiza los procesos de una organización al proporcionar un sistema de aplicaciones integradas y centralizadas que ayudan a gestionar y automatizar una amplia gama de operaciones comerciales incluyendo contabilidad, recursos humanos, ventas y gestión de inventario.
Hoy en día, existen diversos sistemas ERP disponibles en el mercado. Un sistema ERP es, sin duda, fundamental para la gestión de organizaciones, negocios y empresas de todo el mundo, de todos los tamaños e industrias. Los softwares de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) actuales ofrecen más funciones que nunca y son cada vez más sofisticados y aptos para satisfacer las demandas de las organizaciones y los usuarios finales actuales.
¿Qué es la integración ERP?
La integración de un sistema ERP se puede describir como la conexión de las diversas aplicaciones o software empresariales de una compañía en un sistema sincronizado. Esto se realiza con el objetivo de que la empresa funcione de manera más eficiente. Con la integración de un sistema ERP, todas las fuentes de datos de los diferentes departamentos y/o plataformas empresariales se vinculan para garantizar que la información interna crítica se comparta sin problemas entre las diferentes áreas de la empresa. En otras palabras, cada área de operación (contabilidad, inventario, ventas, relaciones con los clientes, marketing) trabaja en conjunto e intercambia información.
La integración de ERP también puede referirse al proceso de conectar un sistema ERP a los procesos existentes de una empresa. En muchos casos, esto implica digitalizar y actualizar los sistemas empresariales heredados para una gestión de datos más eficaz. Muchas empresas que buscan actualizar sus sistemas optan por los sistemas ERP, ya que ofrecen tecnologías y flujos de trabajo más robustos.
Motivo para necesitar una integración ERP
La integración de ERP ofrece diversas ventajas para el sistema de información de una organización. Con sistemas perfectamente integrados, las organizaciones experimentan mayor eficiencia, menos silos y mayor colaboración. Y como el ERP requiere menos entrada manual de datos, las empresas también se benefician de una reducción en el error humano.
Aquí tienes otros beneficios de un sistema ERP:
- Modernizar sistemas heredados
- Ampliar la funcionalidad de los sistemas empresariales existentes
- Olvídese del papel
- acceso remoto y funcionalidad
- Datos centralizados con un único centro para todos los datos de la empresa.
- aumenta la eficiencia de los procesos y flujos de trabajo empresariales
- aumenta la colaboración entre equipos
- Recuperación de información más sencilla para aumentar la productividad
- Visibilidad mejorada para la atención al cliente
- aumento de las conversiones de ventas
- automatización de procesos
¿Qué desafíos aborda la integración de ERP?
Desafíos que las empresas pueden enfrentar antes de la integración de un sistema ERP
Procesos manuales y en papel
El mundo se está digitalizando cada vez más. Cada vez más empresas se dan cuenta de los beneficios de la transformación digital. Para las empresas que aún no han dado el salto, el hecho de ser una empresa basada en papel suele ser un obstáculo. Los procesos en papel a menudo requieren la introducción manual de datos, lo que puede ralentizar la eficiencia de la plantilla. Los procesos manuales, incluso en una plataforma digitalizada, pueden ser ineficientes si no están automatizados o conectados a otras plataformas. Cuando las plataformas están separadas, la información introducida en una plataforma debe exportarse e importarse a otra. En otros casos, los datos incluso pueden tener que introducirse manualmente en una plataforma diferente.
Esto puede provocar errores humanos, procesos repetitivos y una disminución general de la productividad. En algunos casos, los datos ni siquiera llegan a entrar en el sistema (imagínese la información de contacto de los clientes almacenada en el bloc de notas de un empleado o en una aplicación aparte).
Silos de datos
Los datos aislados en diferentes plataformas y departamentos pueden generar redundancia, duplicación, ineficiencia y datos inexactos. Los silos de datos pueden dificultar su recuperación y consumir tiempo innecesario. Los datos duplicados pueden confundir a los miembros del equipo, especialmente cuando existen discrepancias informativas.
Falta de seguimiento, datos precisos y en tiempo real
Los sistemas desconectados pueden dificultar el seguimiento de los datos. Introducir datos manualmente lleva más tiempo que la entrada automática. En ocasiones, la entrada manual puede provocar retrasos en las transferencias de datos. Sin sistemas conectados, los departamentos no siempre tienen acceso a la misma información. Imaginemos este escenario con producción y atención al cliente. Si un miembro del equipo de producción está trabajando manualmente en un pedido, el representante de atención al cliente no tendrá acceso inmediato al estado del pedido hasta que se cargue manualmente en el sistema correcto.
Distancia y tiempo
Especialmente considerando la situación actual tras la pandemia, firmar y transferir documentos físicamente puede ser problemático para las empresas. Con un software ERP digitalizado, el proceso de firma de documentos se realiza sin papel. Un sistema sin papel hace que el proceso de firma y transferencia de documentos sea mucho más eficiente y sin contacto.
Los sectores comunes de las empresas pueden integrarse con un sistema ERP.
Empresas de todos los tamaños e industrias pueden implementar ERP
Ventas y CRM
Un sistema CRM es imprescindible para cualquier equipo de ventas. Proporciona una ubicación central segura para almacenar contactos, actividades futuras, oportunidades y más. Un CRM permite a los equipos de ventas generar informes fácilmente, gestionar el tiempo, captar clientes potenciales de forma eficaz, programar actividades, reducir las tareas administrativas y ahorrar dinero. Los sistemas ERP modernos ahora incluyen software CRM integrado, lo que significa que los equipos de ventas pueden acceder a las funcionalidades de CRM y mucho más.
Fabricación e inventario
Un sistema ERP puede mejorar la gestión de su cadena de suministro. Gracias a la mayor visibilidad del inventario que proporciona la integración de un sistema ERP, los operadores se preocuparán menos por las roturas de stock y el exceso de inventario, ya que el software ERP maximiza la eficiencia y el rendimiento de las operaciones.
Recursos humanos
La integración del sistema ERP significa que su equipo de RR. HH. tendrá una ubicación centralizada para supervisar la información importante de toda la organización. Además del ERP, todos los documentos importantes, como solicitudes y evaluaciones de desempeño, se pueden almacenar de forma segura para futuras consultas.
Contabilidad
La función del departamento de contabilidad es fundamental, pero también puede ser bastante tediosa. La integración con ERP automatiza algunas de las tareas de procesamiento más manuales para ahorrar tiempo y reducir las tareas repetitivas.
Coste y duración de la integración del ERP
¿Cuánto tiempo tarda la integración de un sistema ERP?
La integración de una solución ERP puede tardar entre 2 y 24 meses, dependiendo del número de servicios o módulos de software que se implementen. El número de usuarios y el nivel de personalización necesario en el sistema ERP también influirán en el plazo de implementación.
Cómo integrar sistemas ERP
La mayoría de las empresas optan por un integrador de ERP para su proyecto. Un integrador, también conocido como proveedor de ERP, es una empresa externa que suele estar asociada con la empresa desarrolladora del software, y que puede integrar la solución ERP en el sistema de información y los procesos de negocio existentes de su empresa. El equipo de proyecto de un integrador generalmente incluye algunos roles clave, como un gerente de proyecto, un consultor y un desarrollador, que trabajan en conjunto para llevar a cabo el proceso de integración. Una integración de ERP adecuada normalmente comienza con un análisis de negocio donde el integrador revisa los procesos de negocio existentes para detectar necesidades, oportunidades, posibles soluciones y/o áreas de mejora.
El siguiente paso en el proceso de integración puede incluir la configuración o personalización de un ERP o cualquier aplicación asociada para adaptarla a las necesidades de la empresa. Esta es la parte principal del proceso de integración y también es donde se realizarán todas las conexiones de software necesarias. Tras esta fase, las empresas pueden ofrecer servicios adicionales de soporte y mantenimiento una vez que la integración esté operativa.
