INTEGRACIÓN ERP
¿Qué es ERP y su integración? ¿Cuáles son sus ventajas y cómo se lleva a cabo?
¿Qué es un ERP (Planificación de Recursos Empresariales)?
ERP se refiere a un software de gestión empresarial que optimiza el flujo de trabajo de una organización al proporcionar un sistema que centraliza los datos y automatiza tareas importantes, pero repetitivas y que requieren mucho tiempo. Los sistemas ERP modernos suelen abarcar una amplia gama de operaciones empresariales, pero también es común que solo gestionen unas pocas operaciones esenciales, como fabricación, compras, gestión de la cadena de suministro, inventario, ventas y contabilidad.
Hoy en día, existen diversos sistemas ERP disponibles en el mercado. Un sistema ERP es, sin duda, esencial para la gestión de organizaciones, negocios y empresas de todo el mundo, de todos los tamaños e industrias. El software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) actual ofrece más funciones que nunca. Con el aumento de aplicaciones empresariales, estas se vuelven cada vez más sofisticadas y aptas para satisfacer las demandas de las organizaciones actuales y sus procesos de negocio.
Sin embargo, a veces el software ERP presenta limitaciones. En estos casos, las organizaciones deben buscar funcionalidades adicionales en software de terceros fuera de su sistema ERP. Las empresas pueden utilizar múltiples soluciones. Esto a veces puede ser problemático para las empresas, ya que añadir software adicional puede generar fuentes de información duplicadas y la introducción manual de datos.
Aquí es donde entra en juego la integración de ERP.
¿Qué es la integración de un sistema ERP?
La integración de un sistema ERP es la conexión sincronizada entre un software ERP y otros sistemas o programas. En algunos casos, puede darse entre dos sistemas ERP distintos. Con la integración de un sistema ERP, los datos fluyen automáticamente y en tiempo real entre los sistemas, independientemente de su origen. El número de integraciones de software es prácticamente ilimitado, ya que se pueden integrar varios sistemas con un sistema ERP simultáneamente. El objetivo principal de la integración de un sistema ERP es mejorar su funcionalidad y rendimiento sin necesidad de introducir datos manualmente ni alternar entre varias soluciones de software para completar una tarea. Las integraciones de ERP también pueden ayudar a automatizar procesos de negocio específicos.
Con el proceso de integración de ERP, las organizaciones esencialmente crean conexiones adicionales y personalizan una solución ERP para adaptarla a sus funciones y requisitos empresariales especializados.
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Silos de datos
Sin la integración del ERP, en las oficinas, al buscar información de seguimiento de clientes, se oyen con frecuencia preguntas como "¿revisaste el CRM?". Al conectar tu ERP con otro software, te aseguras de que todos los datos de la empresa estén disponibles en una única interfaz con una organización de archivos uniforme. Este problema se agrava en organizaciones con un gran número de empleados. Los sistemas dispares que no están integrados suelen generar silos de datos entre los distintos departamentos. Un silo de datos es información controlada o centralizada por un departamento y aislada del resto de la organización.
Procesos manuales lentos
Tener que navegar por varias soluciones de software diferentes puede suponer una pérdida de tiempo y productividad. El simple hecho de iniciar sesión en múltiples programas y herramientas puede consumir mucho tiempo. Si el software no está conectado, esto suele implicar que los datos deban actualizarse manualmente en las diferentes plataformas.
Falta de datos precisos y en tiempo real
Dado que los datos pueden requerir actualización manual, es posible que la información en un software no siempre esté al día. Imagine que su equipo de almacén olvida avisar al equipo web de que un artículo se ha agotado recientemente. Aun así, se seguirían realizando pedidos en su sitio web de comercio electrónico. Los clientes podrían frustrarse al ver que sus artículos no llegan hasta mucho después de lo previsto. Sin los datos más recientes, el personal de atención al cliente no puede informar correctamente a los clientes. Además, la falta de datos actualizados dificulta la toma de decisiones rápidas y bien fundamentadas.
BENEFICIOS DE LA INTEGRACIÓN DE ERP
Datos centralizados
La integración de un sistema ERP ofrece numerosas ventajas. Con los sistemas ERP, los usuarios tienen acceso a una fuente de datos centralizada y unificada. Esta unificación de datos permite identificar fácil y rápidamente la información que se busca, ahorrando un tiempo valioso en la investigación.
La centralización de datos también reduce la necesidad de contactar a empleados y otros departamentos para obtener respuestas. Tener todos los datos en un solo lugar accesible puede mejorar significativamente los flujos de trabajo internos. El equipo de ventas no tendrá que acudir al departamento de contabilidad para compartir documentos de ventas o informar sobre nuevas ventas. El equipo de operaciones no tendrá que preocuparse constantemente de que los vendedores ofrezcan artículos agotados o con precios que necesitan actualizarse debido a cambios en la cadena de suministro.
En resumen, los datos centralizados en un ERP ayudan a los empleados a dedicar menos tiempo a buscar información y más tiempo a utilizarla para completar tareas importantes.
Automatizar procesos de negocio
Seamos realistas, muchas de las tareas que se realizan en una empresa son esenciales para que todo funcione, pero, al fin y al cabo, algunas también son muy repetitivas y tediosas.
Gestión de inventario, recuentos y actualizaciones, creación de facturas, transferencia de archivos, redacción de correos electrónicos, nóminas, hojas de registro, etc.
Estos procesos, si se ejecutan incorrectamente, pueden ocasionar problemas en su negocio. Introducir un número erróneo, pulsar el botón equivocado o perder algún dato; cualquiera de estos errores puede tener un impacto negativo. Por eso, la automatización de procesos es tan útil. Cuanto mayor sea la automatización, mejor. La automatización mediante integraciones con sistemas ERP puede optimizar considerablemente los procesos en distintos departamentos y flujos de trabajo. Esto reduce la cantidad de entrada manual y el riesgo de errores humanos. Automatizar los procesos empresariales puede reducir el tiempo necesario para completar las tareas.
Reducción de errores humanos
Si la información se introduce correctamente a la primera, no tendrá que preocuparse de que errores humanos reduzcan la calidad de los datos en su sistema ERP. Ya sea para registrar datos correctamente o transferirlos de un departamento a otro, la integración del ERP garantiza que los datos se transfieran correcta y automáticamente a toda su organización.
Maximizar la eficiencia y maximizar el tiempo
La introducción de datos puede consumir mucho tiempo. De hecho, algunas empresas cuentan con puestos completos dedicados a esta tarea. Además de ahorrar dinero, al reducir el tiempo invertido en estas tareas, se puede reasignar ese tiempo a actividades que tendrán un gran impacto en la organización, como brindar un excelente servicio al cliente, generar ingresos, resolver problemas o desarrollar nuevos productos. Con la integración de un sistema ERP, se maximiza la eficiencia y el tiempo, y se mejora la productividad.
Una representación visual de los flujos de trabajo
Al integrar todos los datos de los empleados en un solo lugar, la visualización de los flujos de trabajo resulta más accesible tanto para los empleados como para los directivos. En los sistemas ERP integrados, los empleados pueden ver fácilmente el progreso de sus compañeros. Con esta información, los usuarios del sistema ERP pueden ajustar sus tareas correctamente y ser más precisos y eficaces al consultar a otros empleados.
Ejemplo de tipos de integración
CRM (Gestión de relaciones con el cliente)
Conectar su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con su sistema ERP es un paso fundamental para mejorar la calidad de los datos de su organización. La integración de CRM con ERP optimiza el flujo de datos de clientes y, en última instancia, facilita la comunicación entre los equipos de ventas y el resto de la empresa. La integración de CRM con ERP es el tipo de integración más común, ya que una experiencia de relaciones con el cliente optimizada puede tener un impacto positivo en sus resultados.
Software de inteligencia empresarial (software BI)
La inteligencia empresarial es una tecnología analítica que permite a las empresas organizar, analizar y visualizar los datos de sus operaciones de forma que proporcionen información útil y práctica. La inteligencia empresarial se suele presentar mediante gráficos, tablas y paneles visuales que facilitan la comprensión de las métricas empresariales. Integrar este tipo de tecnología con los datos de su empresa es muy eficaz. Al centralizar todos los datos de la empresa en un sistema ERP, sus capacidades de inteligencia empresarial se verán aún más potenciadas.
Integración de software de gestión de proyectos
La gestión de proyectos es un componente esencial de la estructura de cualquier empresa. Sin ella, no hay colaboración, ni intercambio de ideas constructivo, ni planes de acción... Nada. Si su sistema ERP no incluye un módulo de gestión de proyectos, sería conveniente integrar una solución de este tipo. De esta forma, todos sus departamentos podrán mantenerse al día sobre las tareas en curso y su estado. Esto ahorrará muchísimo tiempo a los empleados, ya que evitará que tengan que contactar con el departamento de proyectos para obtener actualizaciones.
Integración del comercio electrónico: Optimización de los procesos empresariales
La integración de comercio electrónico y ERP le permite centralizar la gestión de sus datos de clientes y productos, catálogos, pedidos y más. La centralización y la automatización son dos de las mayores ventajas de conectar su sitio web o marketplace a un ERP. Esta conexión optimizada solo requiere mantener un único catálogo de productos actualizado. En cuanto se modifica cualquier información en su inventario, todo se actualiza automáticamente en su sitio web de comercio electrónico. Esto supone un gran ahorro de tiempo en la gestión de datos: ya no es necesario verificar cada plataforma para verificar que la información se haya actualizado correctamente. Los pedidos de su sitio web se enviarán a su sistema ERP para su procesamiento. La información y los detalles de los pedidos se importarán a su ERP, facilitando la gestión de sus equipos de producción.
Marketing
Existen herramientas de email marketing muy robustas. Unir el software de email marketing con un ERP permite al equipo de marketing aumentar la eficacia de sus campañas de marketing con mayor rapidez. Los clientes pueden pasar de ser un contacto de correo electrónico a ser clientes, y su sistema realizará un seguimiento de todo el recorrido del cliente.
Enfoques y métodos de integración de ERP
Existen diferentes maneras de integrar su ERP con otras plataformas. Hay un par de maneras de integrar sistemas, pero las API y los webhooks son bastante comunes.
Una integración ERP punto a punto es tan sencilla como parece: el software ERP se conecta individualmente a cada software, herramienta o tecnología externa mediante una clave API o webhooks. Si bien este método es muy flexible, puede complicarse a medida que aumenta el número de conexiones de software punto a punto. Algunos proveedores de ERP han implementado integraciones de terceros populares listas para usar.
Aplicaciones personalizadas Una plataforma de integración ofrece otra forma de conectarse al software y puede facilitar la integración de múltiples puntos. En ocasiones, varias aplicaciones pueden integrarse en una aplicación centralizada.
Al igual que las aplicaciones personalizadas, los conectores prediseñados integran dos o más programas. Estos conectores ahorran tiempo y dinero al proporcionar una integración de software ERP prediseñada.
Desafíos de la integración de ERP
Las integraciones de TI necesitan el respaldo de una estrategia sólida
Por muy buena que sea la integración de ERP, pueden surgir desafíos. Por ejemplo, una integración de ERP sin un plan de acción claro puede, en ocasiones, resultar en un proyecto fallido. Es importante que usted y su proveedor de ERP comprendan claramente los requisitos de su sistema ERP y las integraciones. Esto garantiza que se establezcan las conexiones adecuadas y que se ajusten a sus operaciones comerciales actuales.
Costos de mantenimiento continuo y actualizaciones
Las integraciones pueden implicar trabajo adicional, incluso después de establecer la conexión inicial. Las integraciones punto a punto personalizadas están sujetas a actualizaciones conforme se actualiza el software. A medida que el software cambia, el código también puede cambiar. Esto podría significar que sea necesario rehacer la conexión para garantizar que todo funcione correctamente con el software actualizado. Ya sea reescribir el código o adquirir un conector nuevo, es importante tener esto en cuenta, ya que puede generar costos adicionales.
Posibles peligros
Complejidad y deuda técnica
No caigas en la trampa de sobrecargar tu infraestructura de software con demasiadas integraciones. Muchas empresas implementan un ERP con la esperanza de limitarse al software base, pero muy pocas lo logran. Muchos usuarios de ERP personalizan su sistema en mayor o menor medida. Es fundamental elegir desde el principio el sistema adecuado y las personalizaciones e integraciones necesarias.
Además, la integración y personalización de sistemas ERP puede aumentar considerablemente el coste de propiedad y la deuda técnica. Puede ser más conveniente considerar sistemas ERP que ya satisfagan todas las necesidades de su negocio, en lugar de conectar varios programas diferentes. ¿Cómo organizará las integraciones en el futuro? ¿Dispondrá de un recurso dedicado para su mantenimiento o contratará a un integrador según sus necesidades? Si su software es muy complejo, esto también puede implicar formación adicional para sus diferentes equipos. Es posible que deban recibir formación sobre cada programa individualmente.
Preguntas que debe hacerse antes de integrar el software de gestión empresarial de su empresa
Es importante comprender el impacto que tendrá su integración desde todos los ángulos.
- ¿Las operaciones diarias se realizarán desde varios sistemas? ¿O desde un solo sistema? ¿Afectará esto a la funcionalidad y al uso si solo trabajo desde un sistema en lugar de varios?
- ¿Quién será su socio de integración? ¿Cuál es su plan de acción para integrar sus sistemas de software? ¿Cuál es el alcance de su soporte técnico?
- ¿Cuánto tiempo durará el proceso de integración? ¿Afectará negativamente a mis sistemas integrados? ¿O afectará negativamente a las funciones empresariales?
- ¿Puedo obtener la misma funcionalidad utilizando una solución ERP integral?
La integración de su sistema ERP requiere una planificación y previsión exhaustivas. Una estrategia de integración ERP adecuada es fundamental. La incorporación de tecnología a su negocio siempre debe estar respaldada por una idea clara de cómo la integración puede mejorar sus procesos de negocio, operaciones y optimizar los flujos de trabajo.
No sobrecargue su negocio de deuda técnica y licencias con demasiadas soluciones de software integradas.
Asegúrese de que el proveedor de integración que elija defina claramente las expectativas para la gestión de su infraestructura tecnológica, o al menos qué partes le corresponderán. Obtenga una estimación precisa del tiempo que tomará la integración del sistema ERP y, sobre todo, priorice la búsqueda de una solución que abarque las necesidades de su organización con la menor cantidad posible de integraciones y personalizaciones de terceros. Esto puede ayudar a reducir el costo total de propiedad y mejorar su plan de actualización en el futuro.
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