ODOO DOCUMENTS
Selon plusieurs études, un salarié passe en moyenne 20% de son temps à chercher des documents. Fichiers introuvables, pièces jointes éparpillées, validations qui n’arrivent jamais... ce désordre freine la productivité de nombreuses équipes. Et si vous changiez la donne avec Odoo Documents ? Cette application, directement intégrée à l’environnement Odoo, centralise tous vos fichiers, automatise leur organisation, facilite leur consultation, et simplifie le partage en interne comme en externe. Pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités, faites appel à Captivea pour assurer son intégration dans votre système.
Pourquoi utiliser Odoo DOCUMENTS?
Odoo Documents simplifie la gestion de vos fichiers en ligne et vous fait gagner du temps en supprimant les tâches manuelles. Nativement intégrée aux autres modules Odoo, l’application permet d’accéder directement aux documents dont vous avez besoin sans changer de plateforme.
Gagnez du temps en automatisant l'organisation de vos documents
Systématisez l'organisation de vos documents avec Odoo Documents, l'unique plateforme numérique dont vous avez besoin pour tout gérer. Une fois la structure de vos dossiers créée, les tags définis et les règles de tri configurées, l'application s'occupe du reste : classement automatique, catégorisation et archivage selon vos paramètres. Lorsque vous cherchez un fichier, retrouvez-le rapidement grâce à une recherche avancée par mots-clés, tags ou autres filtres.
Au lieu de perdre du temps à dupliquer des fichiers ou à naviguer entre plusieurs outils, profitez de la praticité offerte par Odoo Documents. Il vous permet de sélectionner plusieurs fichiers et d’effectuer des actions groupées (comme modifier ou supprimer plusieurs fichiers simultanément). En cas de besoin, vous disposez d’un délai de 30 jours pour récupérer les éléments supprimés.
Accédez instantanément aux bons documents
Plus besoin de télécharger vos documents pour y accéder. Qu’il s’agisse d’un PDF, d’une image ou d’une vidéo ajoutée à Odoo Documents, chaque fichier est enregistré dès sa réception dans la base de données et immédiatement consultable en ligne.
Votre document contient plusieurs pages, mais seules quelques-unes vous sont utiles ? Odoo Documents permet d’extraire ces pages et d’en créer un fichier distinct. Pour un PDF de 20 pages par exemple, vous pouvez choisir les sections qu'il vous faut et Odoo se charge rapidement de les transformer en un nouveau fichier.
Collaborez efficacement et centralisez vos échanges
Avec Odoo Documents, facilitez la collaboration aussi bien en interne qu’en externe. Partagez les bons fichiers aux bonnes personnes tout en gardant la maîtrise des accès.Vous définissez qui peut consulter, modifier ou télécharger chaque document. Pour plus de sécurité, l'accès peut aussi être limité dans le temps, notamment pour les clients ou partenaires.
Rassemblez tous vos échanges au même endroit pour éviter les pertes d’information. Commentez un document, tagguez un collègue et attribuez une tâche, le tout sans quitter la plateforme. Odoo conserve l’historique des discussions et des décisions, assurant une traçabilité claire et continue.
Quelles sont les fonctionnalités principales de Odoo Documents?
Odoo Documents réunit dans un seul module toutes les fonctionnalités essentielles pour gérer, consulter, partager et automatiser vos documents. Voici comment chaque fonctionnalité répond aux besoins de votre entreprise.
Import et centralisation de vos documents
Odoo documents reçoit automatiquement les fichiers envoyés par email ou scanner et les classifie selon vos dossiers et tags préparamétrés. Vous pouvez ajouter des liens vers des documents externes, comme des versions cloud, pour les visualiser tout en restant sur l’application. Le classement repose sur une structure hiérarchique, personnalisable aux besoins de chaque service.
Consultation et modification des documents
Le module intègre une visionneuse compatible avec de nombreux formats (PDF, Word, etc.), ce qui permet d’ouvrir les fichiers directement dans l’interface. L’utilisateur peut consulter un document, y accéder rapidement depuis une fiche ou un dossier, et passer à l’édition de certains contenus comme les feuilles de calcul, sans devoir exporter ni changer d’application.
Il est également possible de travailler sur des fichiers volumineux en sélectionnant et isolant les pages pertinentes pour en créer de nouveaux documents exploitables.
Outils intégrés de communication et de partage
Le chat intégré rassemble vos échanges sur chaque document, déclenche des notifications et génère des tâches pour un suivi transparent. Vous maîtrisez le partage externe avec des permissions spécifiques et une date d’expiration tout en gardant un contrôle total sur vos documents.
Automatisation de la gestion documentaire
Dans Odoo Documents, vous pouvez créer des workflows personnalisés qui exécutent automatiquement des actions dès qu’un fichier arrive ou change d’état.
Concrètement, vous pouvez :
- Trier, étiqueter ou affecter automatiquement un document selon sa catégorie ou son origine ;
- Définir des relances automatiques si un document attendu est manquant ;
- Verrouiller les fichiers pendant leur traitement pour éviter toute modification non souhaitée ;
- Suivre et valider chaque version selon un parcours défini, de la réception à l’archivage.
Comment Odoo Documents interagit avec les autres Apps d'Odoo?
L’intérêt d’Odoo Documents réside aussi dans sa connexion transparente avec les autres modules de l’ERP Odoo.
Odoo Projet
Attachez les documents aux tâches ou projets pour centraliser toutes les ressources utiles et permettre à votre équipe d’accéder immédiatement aux fichiers nécessaires. Chaque modification reste tracée via le chatter afin de garantir la cohérence entre les ressources et la réalisation des missions.
Odoo Signature
Envoyez un document à signer électroniquement et suivez son statut depuis la plateforme. Dès que vos partenaires signent, le document est automatiquement archivé. L’interface vous notifie dès qu’un fichier reçoit une signature.
Odoo Comptabilité
Odoo Documents scanne automatiquement les factures reçues, extrait les données clés via OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères) et génère les enregistrements comptables correspondants. Le fichier reste lié à la transaction, ce qui garantit une traçabilité totale, permet d’éviter les erreurs de saisie et d’accélérer votre cycle de paiement.
Odoo RH
Odoo Documents centralise les contrats, fiches de présence, attestations ou autres pièces administratives dans un espace sécurisé, directement relié aux profils salariés. Vous définissez des droits d'accès selon les rôles pour maintenir la confidentialité des données et la conformité des processus RH.
Odoo PLM
Les documents techniques comme les plans, instructions ou fiches de production sont associés aux ordres de fabrication. Vos équipes accèdent aux bonnes versions au bon moment, et le suivi des modifications devient plus structuré et maîtrisé tout au long du cycle de production.
Les différents cas d'utilisation d’Odoo Documents
Odoo Documents facilite la gestion documentaire dans de nombreux contextes professionnels. Voici quelques exemples concrets où l’application fait toute la différence, indépendamment des autres modules Odoo.
Gestion des ressources humaines
Centralisez tous les documents liés aux collaborateurs (contrats, attestations, feuilles de présence) et assurez leur suivi même à distance ou en mobilité. Odoo Documents simplifie la mise à jour automatique des dossiers employés pour un suivi RH plus fluide.
Services terrain et chantiers
Permettez à vos équipes sur le terrain d’accéder rapidement aux plans, formulaires et rapports, même hors connexion. Les documents sont toujours à jour et accessibles depuis leurs appareils mobiles, facilitant la collecte et l’intégration des retours terrain.
Relation client
Partagez devis, contrats ou documents de suivi dans un espace confidentiel. Vos clients récupèrent leurs fichiers facilement, réduisant les échanges et améliorant la satisfaction grâce à une meilleure organisation.
Qualité et production
Archivez procédures, certificats et versions de documents avec une traçabilité complète. Vos opérateurs consultent facilement les instructions visuelles sur leur poste, et les audits sont simplifiés grâce à un historique clair des validations.
Pourquoi choisir Captivea pour l'intégration d'Odoo Documents?
Captivea propose ses services dans le domaine de l’intégration ERP depuis plus de 16 ans maintenant. De nombreux clients nous ont fait confiance pour tirer parti des systèmes de gestion d’entreprise et de leurs différents modules, notamment Odoo. Nous disposons d’une équipe complète et certifiée (Business Analyst, développeur, consultant...) pour vous accompagner dans votre projet.
Odoo Gold Partner dans plusieurs pays, Captivea peut vous aider à assurer la mise en place d’Odoo Documents, comme le reste des autres modules Odoo. Nous vous offrons un suivi personnalisé et régulier, gage de notre transparence. De A à Z, nous vous informons sur l’avancement du projet.
Collaborez avec notre équipe et bénéficiez de la méthodologie Captivea, une approche unique, centrée sur le client et son ROI.
Numérisez et organisez vos fichiers avec Odoo Documents !
Réduisez vos tâches administratives et concentrez-vous sur le cœur de votre métier. Odoo Documents automatise, organise et sécurise vos processus documentaires sans interrompre vos habitudes.
Captivea, leader mondial de l’intégration Odoo, vous guide dans chaque étape de l’installation et assure une mise en œuvre rapide et efficace.
Contactez-nous pour découvrir comment transformer votre gestion documentaire dès aujourd’hui.
PARTENAIRE ODOO GOLD |
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Solution ERP mondiale |
Solution ERP Cloud ou Solution ERP sur site |
Tarifs par utilisateur |
Adapté pour les petites et moyennes entreprises |
+40 000 applications disponibles sur Odoo Marketplace |
FOIRE AUX QUESTIONS
Le système de gestion documentaire Odoo est un outil centralisé conçu pour simplifier et automatiser la gestion des documents en entreprise. Il permet de réduire le temps consacré aux tâches manuelles tout en garantissant un accès sécurisé aux informations importantes. Les documents sont triés, partagés et archivés de manière organisée, ce qui limite la dispersion et favorise une meilleure collaboration entre les équipes.
Oui, Odoo facilite la gestion des factures fournisseurs. Le système extrait automatiquement les informations des factures PDF importées et les associe aux écritures comptables correspondantes. Ce processus améliore la traçabilité tout en vous faisant gagner du temps. Vous pouvez traiter plusieurs factures en même temps, les valider, et garantir la fiabilité de vos flux financiers. Il est également possible de créer des fichiers PDF personnalisés à partir de documents scannés ou de pages sélectionnées.
Grâce au module Odoo Sign, la collecte de signatures électroniques devient simple et sécurisée. Vous pouvez envoyer les documents à signer, suivre leur progression, et garantir leur finalisation. Le système intègre des options de contrôle d’accès et de date d’expiration, pour une sécurité renforcée. C’est idéal pour les contrats ou accords internes nécessitant plusieurs signatures avec un historique traçable.
Oui, Odoo dispose d’une passerelle e-mail qui vous permet de transférer directement des e-mails avec pièces jointes vers la base documentaire. Une fois reçus, les fichiers peuvent être automatiquement étiquetés et classés. Les utilisateurs peuvent ensuite créer de nouveaux dossiers, automatiser des workflows, ou extraire des pages d’un PDF pour générer une nouvelle version épurée. Cette souplesse facilite la création et l’organisation de contenu au quotidien.
Odoo s’intègre parfaitement au module PLM, permettant un suivi structuré des documents tout au long du cycle de vie des produits. Les opérateurs accèdent aux dernières instructions au format PDF, tandis que les ingénieurs peuvent créer des documents de modification technique. Pour renforcer la sécurité, les droits d’accès peuvent être définis en fonction des rôles afin de protéger les données sensibles. Il est également possible d’automatiser les tâches liées aux changements de statut des documents ou aux fichiers manquants, et d’utiliser des rappels pour respecter les échéances .