VAT Solutions, una empresa que no deja de crecer
VAT Solutions es una firma independiente especializada en el asesoramiento en IVA y aduanas. Doce empleados, repartidos entre Luxemburgo y una filial creada en Francia en 2018. La empresa acompaña a sus clientes en sus retos de IVA y aduanas.
Un equipo muy unido, casos exigentes, una clientela internacional. Y hasta 2021: Excel para todo.
"Al principio de VAT Solutions, estaba sola. Excel era la herramienta de referencia para la contabilidad, los encargos y las facturas. Funcionó durante unos años, hasta que el aumento del número de clientes nos obligó a profesionalizarnos de verdad" - Karine Bellony, socia fundadora de VAT Solutions
Este posicionamiento de nicho exige procesos de facturación precisos, transparentes y auditables, algo que las herramientas iniciales ya no podían garantizar de forma fiable.
Karine Bellony, socia fundadora de VAT Solutions, lo reconoce abiertamente. Funcionó. Hasta que dejó de funcionar. Crecimiento demasiado rápido, procesos demasiado manuales, herramientas demasiado limitadas. La firma había crecido y había llegado el momento de cambiar, de forma rápida y eficaz.
La facturación en un clic. Qué cambia de verdad
Karine es consultora. Su tiempo es su producto. Cada minuto dedicado a reconstruir horas, comprobar tarifas y maquetar una factura es un minuto que no dedica a sus clientes.
Hoy registra sus horas sobre la marcha en Odoo. Hace clic y la factura se envía. Con el desglose completo de servicios y la tarifa horaria acordada.
«Un solo clic para enviar la factura a mi cliente con el desglose completo del tiempo dedicado y la tarifa por hora acordada. Para ellos es totalmente transparente, para nosotros, extremadamente sencillo. En mi caso, el ahorro de tiempo es fenomenal.» - Karine Bellony, socia fundadora - VAT Solutions
«Fenomenal» es su palabra, no la nuestra.
Un único ERP, una única web y una agencia digital como socio
La mayoría de los integradores se detienen en el ERP. Captivea fue más allá. Junto con el despliegue de Odoo que cubre los módulos de contabilidad, facturación, CRM, proyectos, hojas de horas, empleados y selección, los equipos de la Web Agency de Captivea se encargaron de la migración del sitio WordPress a Odoo. Blog, webinars, cuestionarios, páginas de servicios. Una presencia digital completa gestionada desde una sola interfaz. Pero es el aspecto SEO el que merece un análisis más detallado.
Migrar una web impone respeto. Un redireccionamiento mal hecho, cambios de URL sin red de seguridad, y meses de trabajo SEO pueden desaparecer de un plumazo. Dylan Carasco, Director de Operaciones de VAT Solutions France, era muy consciente de ello.
«Nuestra principal preocupación era la pérdida de posicionamiento en buscadores debido a la migración. Los integradores de Captivea nos ayudaron a evitar ese problema mediante redireccionamientos, pero además hicieron un trabajo importante de optimización en paralelo. El resultado: no solo no hubo caída en los rankings, sino una mejora del sitio y un aumento tanto en el número de visitantes como en su calidad.» - Dylan Carasco, Director de Operaciones VAT Solutions France
Que una migración mejore el SEO no es casualidad. Es cuestión de método.
¿Por qué VAT Solutions eligió a Captivea y no a los demás?
Una consultora especializada en IVA no es una pyme industrial. Los retos son otros. La facturación por horas, la transparencia con el cliente, la gestión multiempresa entre Luxemburgo y Francia: nada de eso se puede improvisar en Odoo. VAT Solutions necesitaba a alguien que entendiera el negocio antes de tocar ninguna configuración.
Florian Allegre, consultor jefe de proyectos en Captivea Luxembourg, conoce muy bien este tipo de casos.
«Les acompañamos en la implantación de automatizaciones de gestión de tareas, la gestión diaria de proyectos y el seguimiento de la facturación.» - Florian Allegre, Project Manager Consultant Captivea Luxembourg
Captivea parte de los procesos existentes, los comprende y los traduce a Odoo, acompañando a los equipos de VAT Solutions para ayudarles a apropiarse plenamente de la herramienta.
Captivea Luxembourg: un socio, no solo un implementador
Fue Captivea quien se ganó la confianza de VAT Solutions en el momento del cambio a Odoo V16. La misión: implantar la automatización de tareas, la gestión diaria de proyectos y el seguimiento de la facturación.
«Empezamos nuestra colaboración con VAT Solutions cuando buscaban un nuevo socio integrador en el momento de la versión 16 de Odoo. Les acompañamos en la implantación de automatizaciones de gestión de tareas, la gestión diaria de proyectos y el seguimiento de la facturación.» - Florian Allegre, Project Manager Consultant Captivea Luxembourg
El reto no era puramente técnico. Se trataba de entender las particularidades de una consultora, formar a los equipos y adaptar los procesos existentes.
La trampa en la que caen el 90 % de las consultoras en crecimiento
Conoces ese momento, en el que te das cuenta de que tu organización se sostiene con apaños.
«A partir de 2021, con un fuerte crecimiento en el número de clientes, nos dimos cuenta de que necesitábamos profesionalizar de verdad todo lo relacionado con la preparación y el envío de facturas, así como la gestión contable.» - Karine Bellony, socia fundadora - VAT Solutions
El diagnóstico es claro: no se trata de cambiar por cambiar, sino de construir una infraestructura capaz de sostener lo que viene después. VAT Solutions buscaba un ERP y un integrador que pudieran acompañarles en este proceso.
Lo que nadie había previsto: una colaboración que redefine las reglas
El resto de la historia, VAT Solutions y Captivea no lo habían planeado. Al trabajar juntos, los dos equipos se dieron cuenta de algo: sus áreas de especialización encajaban de forma natural. Cuando un cliente de Captivea se enfrenta a retos complejos de IVA — prorratas, servicios sujetos a IVA en el extranjero, menciones obligatorias en factura — VAT Solutions puede intervenir directamente.
Una relación cliente‑proveedor que se transformó en una asociación. Karine Bellony, socia fundadora de VAT Solutions, comparte una anécdota.
«De una relación cliente‑proveedor, estamos pasando poco a poco a una relación de socios. Lo cual es extremadamente interesante.»
¿Y qué enseñanza extrae Karine de estos primeros años?
«Tomamos verdadera conciencia, durante los primeros años de Odoo sin Captivea, de que contar con el apoyo de un buen integrador es esencial para el éxito.» - Karine Bellony, socia fundadora VAT Solutions
Descubre la ficha de referencia de VAT Solutions y todos nuestros testimonios de clientes.
¿Su empresa está creciendo más rápido de lo que sus herramientas pueden soportar? Esa es exactamente la señal de que debe actuar ahora, antes de que los apaños dejen de aguantar.
Captivea acompaña a empresas de servicios y negocios en crecimiento en su implantación de Odoo, partiendo de la comprensión de sus procesos de negocio.