Más organizado, más productivo, más autónomo
Fundada en 2020, L'Agence Événementielle, ubicada en Metz, destacó rápidamente en la región de Grand Est por su enfoque innovador y responsable en la gestión de eventos B2B. Especializada en soluciones a medida que abarcan desde la comunicación del evento hasta la animación de centros comerciales, se compromete a ofrecer eventos eficientes y respetuosos con el medio ambiente.
¡Lo has entendido! L’Agence Événementielle busca constantemente la innovación y la mejora continua. Encontró la solución con el ERP Odoo, con el apoyo de Captivea. ¿El resultado? Mayor productividad, una organización impecable y equipos más autónomos. Así es como esto lo cambió todo:
Centralización de datos
La agencia de eventos consolidó todas sus actividades en una única plataforma, Odoo ERP, gracias a la experiencia de Captivea. Esto simplificó la gestión de proyectos y permitió que cada miembro del equipo se beneficiara de una visión general completa.
"Todas estas características de Odoo son muy interesantes para los miembros del equipo porque proporcionan una visión general de todo lo que está en curso.", explica Jules Condé.
Fortalecimiento de los procesos empresariales
Gracias al enfoque metodológico de Captivea, la agencia logró optimizar sus procesos e integrar automatizaciones como el envío de presupuestos y las firmas electrónicas. Esta transformación mejoró la eficiencia y redujo los tiempos de procesamiento.
Jules Condé comparte una anécdota:
«Un cliente solicitó un servicio adicional y, a pesar de que ya estábamos empezando a usar Odoo, mi jefe de proyecto pudo gestionar la solicitud y enviar el presupuesto en tan solo dos clics tras realizar unos ajustes rápidos. El presupuesto se aprobó en cuestión de días y la factura del depósito se generó inmediatamente después. Esto demostró la sencillez de Odoo y la capacidad de mi equipo para trabajar de forma autónoma sin dejar de mantener un proceso de verificación. La gran ventaja: todo está centralizado en un solo lugar.»
En Captivea, nos tomamos el tiempo necesario para comprender los procesos de cada cliente y ofrecer soluciones a medida. Apoyamos a nuestros clientes con consultoría de negocios experiencia para optimizar sus procesos y mejorar su gestión.
Mejorando la experiencia del cliente
Con la integración de Odoo, la agencia creó un espacio para clientes donde cada usuario puede encontrar fácilmente sus documentos y facturas, simplificando los intercambios y fortaleciendo las relaciones con los clientes.
Como destaca Jules Condé:
"El portal integrado para clientes es una gran ventaja, ya que permite a nuestros clientes encontrar fácilmente sus facturas, lo que hace que el proceso sea mucho más conveniente."
Autonomía de los miembros del equipo
Gracias al apoyo de Captivea, los equipos de L’Agence Événementielle recibieron formación para sacar el máximo partido a Odoo. Este apoyo les permitió ganar autonomía a la vez que estructuraban sus procesos de trabajo.
Notas de Jules Condé:
"Mis empleados pueden gestionar sus tareas sin necesidad de supervisión constante, lo que libera tiempo para todos."
Demasiadas herramientas, demasiada complejidad: era hora de actuar.
Antes de pasarse a Odoo, L'Agence Événementielle utilizaba varias herramientas que solo satisfacían parcialmente sus necesidades.
Jules Condé explica: «Probé varias soluciones, incluidas Bitrix24, Trello y Outlook, pero ninguna cumplió realmente con nuestras expectativas. No contábamos con herramientas bien definidas ni verdaderamente adaptadas».
La gestión de proyectos, la comunicación interna y el seguimiento de clientes estaban dispersos en diferentes plataformas, lo que generaba inconsistencias y ralentizaba al equipo.
Los problemas encontrados fueron los siguientes:
- La dispersión de la información a través de múltiples plataformas.
- Falta de intuitividad para los equipos que perdían tiempo cambiando entre diferentes herramientas.
- Seguimiento no optimizado de proyectos y clientes.
- La falta de interconexión entre las diferentes funciones de la empresa complicaba cada tarea.
Un proyecto a medida: Integración de Odoo con Captivea
Fue durante una reunión con Maxime Grieshaber, director ejecutivo de Captivea Luxemburgo, Socio Gold de Odoo en LuxemburgoFue entonces cuando Jules Condé descubrió Odoo. El sistema ERP captó rápidamente la atención de la agencia debido a su capacidad para centralizar todas las funciones de la empresa.
Jules Condé destaca el papel clave de Captivea en la elección de Odoo, enfatizando nuestra experiencia que demostró la flexibilidad de la solución, particularmente adecuada para el sector de la gestión de eventos.
La experiencia de los consultores de Captivea
La calidad del apoyo brindado por Captivea fue un punto fuerte de la colaboración; Integración de Odoo Con Captivea la experiencia fue muy fluida.
Las explicaciones y demostraciones prácticas facilitaron una rápida adopción del sistema por parte de los equipos de la agencia.
Florian Allegre, jefe de proyecto en Captivea, también comparte su experiencia:
El objetivo principal era centralizar todo en una única plataforma, garantizando al mismo tiempo la calidad y la usabilidad de los datos. Esto requirió un trabajo meticuloso, pero el resultado ahora permite una gestión optimizada de proyectos, inventario y presupuestos, a la vez que mejora la precisión contable.
La colaboración entre L’Agence Événementielle y Captivea se desarrolló en un clima de confianza. La comunicación regular y las sesiones de formación permitieron a los equipos de la agencia dominar rápidamente Odoo.
L’Agence Événementielle eligió Captivea no solo por su experiencia técnica sino también por su apoyo personalizado.
Jules Condé explica: «Lo que me convenció de Captivea fue su capacidad de respuesta y su experiencia técnica. El equipo estuvo disponible para responder a todas mis preguntas y facilitar la adopción de la herramienta en mi empresa».
En Captivea, ofrecemos asistencia personalizada, con personal experimentado. Consultores de Odoo quienes te entienden.
Organizar eventos se vuelve más fácil
L’Agence Événementielle, guiada por la experiencia de Captivea, encontró en Odoo la solución ideal para simplificar sus procesos:
«Lo que me atrajo de Odoo es su capacidad para centralizarlo todo: gestión de proyectos, CRM, contabilidad... Todo está interconectado, lo que simplifica enormemente nuestro trabajo diario.» «Odoo nos ha permitido mejorar nuestros procesos y centrarnos más en la calidad de nuestros servicios.»
La agencia ganó autonomía y eficiencia gracias al carácter centralizado de la herramienta. La capacidad de seguir las tareas en tiempo real, gestionar contratos y firmar documentos directamente a través del ERP ha sido una verdadera ventaja.
Ahora, incluso firmo los contratos para artistas intermitentes directamente a través de Odoo, con envío automático de correos electrónicos.
Al optimizar la gestión de contratos, Captivea simplificó el proceso administrativo de la agencia y evitó la proliferación de herramientas externas.
Toda la parte contable de Odoo me interesó mucho, especialmente la introducción y el seguimiento de datos. No era necesariamente para sustituir a un contable, sino más bien para recopilar información. Era una función muy útil, sobre todo porque antes no tenía nada parecido.
La solución mejoró significativamente la gestión contable, simplificando la entrada y el seguimiento de datos.
Módulos diseñados para la gestión de eventos
L'Agence Événementielle implementó varios módulos clave de Odoo para perfeccionar su gestión interna:
- Gestión de proyectos: La gestión de proyectos ahora es fluida gracias a la interconexión entre proyectos, CRM y contactos con clientes.
- CRM y contabilidad: Estos módulos permiten un seguimiento riguroso de los clientes y una gestión contable simplificada.
- Automatización del marketing: Se utiliza no solo para las necesidades internas de la agencia, sino también para gestionar las campañas de marketing de los clientes.
- Gestión de eventos: Un módulo crucial para el negocio principal de la agencia, que permite la planificación y el seguimiento en tiempo real de todos los aspectos de los eventos.
Para obtener más información sobre el proyecto de L'Agence Événementielle con Captivea, visite la página web. página de referencia del cliente.
Perspectivas con Captivea y Odoo
La Agencia de Eventos Está comenzando a trabajar con Captivea y Odoo. La integración de nuevos módulos mejorará aún más la gestión de eventos y respaldará el crecimiento a largo plazo de la agencia.
Jules Condé planea ampliar el uso de la plataforma con módulos como chat en vivo, gestión de alquileres o comercio electrónico.
"El potencial de Odoo es inmenso. Cada nuevo módulo que integramos enriquece nuestra forma de trabajar y abre nuevas oportunidades", afirma.
La colaboración entre L'Agence Événementielle y Captivea se caracterizó por la disponibilidad y la profesionalidad de los consultores.
Jules Condé concluye:
«Lo realmente positivo es el apoyo constante que recibo del equipo de Captivea para la evolución de mis necesidades. El gestor de proyectos siempre está disponible, ya sea por teléfono o videollamada, y todo funciona a la perfección.»
Agradecemos sinceramente a L'Agence Événementielle y a su fundador, Jules Condé, su confianza y colaboración.
Descubre L'Agence Événementielle y sus logros en su página web.página.
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Nuestros expertos están disponibles para analizar sus necesidades y ayudarle en la configuración de Odoo.