Référence client
VCAST
VCAST propose des solutions de vote en ligne et multicanal pour les entreprises du secteur privé (industrie, services, commerce de détail). Expert des élections électroniques, VCAST s’appuie sur Belenios, une technologie développée par le CNRS et Inria, conforme aux recommandations de la CNIL. Partenaire des DRH, VCAST prend en charge l’organisation complète des élections professionnelles en garantissant conformité, sérénité et satisfaction des utilisateurs. Reconnu comme tiers de confiance, VCAST a contribué à sécuriser les élections législatives de 2022 pour les Français de l’étranger, sous la supervision de l’ANSSI.
Secteur d’activité
Localisation
VILLERS-LES-NANCY, France
Mis en œuvre par
Le contexte
Structurer une startup du vote électronique avec un socle ERP fiable
VCAST est un spécialiste du vote électronique en ligne et multicanal, qui accompagne les entreprises du secteur privé dans la mise en place d’élections professionnelles de bout en bout, conformes et sécurisées, reposant sur la technologie Belenios développée par le CNRS et Inria.
Avant le projet, VCAST connaissait une croissance rapide et devait mieux structurer la gestion de ses devis, de ses ventes et de sa facturation afin que ses opérations internes puissent suivre l’essor de ses services de vote électronique de confiance.
L’enjeu était de sécuriser une base opérationnelle solide pour la croissance, de garantir des processus financiers fiables et conformes, et d’obtenir une visibilité claire sur les clients et l’activité tout en maintenant le haut niveau de confiance attendu d’un fournisseur de solutions de vote électronique.
Leurs besoins
Un ERP évolutif pour accompagner la croissance et sécuriser les opérations
VCAST souhaitait utiliser Odoo pour gérer efficacement ses devis, ses ventes et sa facturation, et s’est tourné vers Captivea afin de bénéficier d’une expertise reconnue dans le déploiement de l’ERP Odoo et d’une mise en œuvre adaptée à ses besoins métiers spécifiques.
- Gestion efficace des devis, des ventes et de la facturation dans un seul et même système.
- Un processus structuré et fiable pour les données financières et le reporting.
- Des informations clients et commerciales centralisées pour soutenir les opérations quotidiennes et la prise de décision.
- Un paramétrage ERP adapté au métier du vote électronique et capable d’accompagner la croissance future.
La solution proposée
Un socle ERP Odoo aligné sur l’activité de vote de VCAST
Captivea a démarré le projet par une analyse complète de l’environnement Odoo de VCAST, en animant des ateliers de découverte métier par thématique et par profil d’utilisateur afin de comprendre leurs processus en détail. À partir de là, Captivea a défini des objectifs clairs, confirmé la faisabilité, le budget et le planning, puis livré une documentation structurée montrant comment Odoo serait utilisé. Odoo a ensuite été configuré avec Comptabilité, Notes de frais, CRM, Ventes, Employés et Email Marketing, afin que VCAST puisse centraliser ses flux financiers, ses données clients et ses informations RH, automatiser ses devis et factures, et lancer des campagnes d’emailing ciblées et automatisées — le tout au sein d’un seul ERP intégré.
La première étape de ce projet consiste à effectuer une analyse complète de l'environnement Odoo du client.
Objectifs d'analyse
- Être rassuré sur la faisabilité
- Montrer que nous comprenons leur activité
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître le planning prévisionnel
Processus d'analyse
- Découverte de l'entreprise
- Ateliers par thème / groupe de personnes / domaines
- Créer les documents relatifs aux livrables
- Présenter le rapport d'analyse
- Prendre en considération les feedbacks
« Odoo est un logiciel open source, et ça a été un argument de poids pour moi dès le départ. J’ai essayé de l’installer moi-même, de me familiariser avec… mais j’ai vite trouvé ça un peu complexe. C’est là que j’ai compris que j’avais besoin de l’accompagnement de quelqu’un qui connaît vraiment l’outil. Et c’est là que le rôle de Captivea est devenu vraiment important — essentiel, même. »
Applications Odoo déployées
La suite Odoo sur ce projet
L’ensemble des applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Finance
Ressources Humaines
Marketing
Les résultats
AVANTAGES ET RETOURS SUR INVESTISSEMENTS
Ce que le client a gagné, jour après jour, dès la mise en production de la solution.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Générer des devis en quelques clics
- Partage rapide de documents
- Gestion des approvisionnements simplifiée
- Automatisation des plannings d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, pour une force de vente plus efficace
- Traitement des commandes plus fluide grâce à un suivi en temps réel des stocks
- Visualisation claire des performances et des indicateurs clés
- Accès rapide aux informations sur les collaborateurs
Augmentation des ventes
- Satisfaction client améliorée grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins complémentaires grâce à l’analyse des tickets
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