Actualización a Odoo 20: qué preparar antes de cambiar de versión

Actualización a Odoo 20: separar lo importante de todo lo demás

Las notas de la versión de Odoo 20 son extensas, pero no todos los puntos merecen la misma atención. En una base de datos ya existente, el enfoque adecuado consiste en dividir los cambios en dos grupos. El primero enriquece tu configuración actual: nuevas opciones, vistas más claras, atajos. Estos requieren sobre todo algo de tiempo para explorarlos. El segundo grupo sustituye un mecanismo por otro, o bien fusiona o elimina una aplicación. Estos son los cambios que determinan el esfuerzo de actualización, porque pueden dejar obsoleta una personalización, un informe o un hábito de trabajo. Para tu equipo de IT y tus usuarios clave, la preparación empieza por este segundo grupo: es breve, pero exige un enfoque metódico.

Permisos de acceso: lo primero que hay que planificar

Los permisos de acceso se han simplificado: se eliminan las reglas de registro, y ahora se añade directamente un dominio al propio permiso de acceso para determinar a qué registros se aplica. El principio sigue siendo el mismo, cada perfil solo ve los datos que le corresponden, pero la forma de expresarlo cambia. Si tu base de datos se apoya en reglas de registro, ya sean estándar o creadas a medida para tus necesidades, su lógica tendrá que trasladarse a este nuevo modelo y después comprobarse perfil a perfil. 

Este trabajo es aún más importante porque los permisos de acceso afectan a la confidencialidad de los datos y a la gobernanza de tu sistema de información. Compensa empezar pronto, con los responsables de negocio que conocen las necesidades reales de cada equipo. Una novedad facilita las comprobaciones tras la actualización: los cambios en los grupos de usuarios se registran ahora en el chatter del usuario y en los logs de la consola. Si tu base de datos incluye desarrollos a medida, este trabajo encaja de forma natural en una revisión de tu personalización de Odoo.

Aplicaciones reorganizadas: preparar a tus equipos para nuevos puntos de referencia

El segundo conjunto de cambios a tener en cuenta: varias aplicaciones se han fusionado o eliminado. Para los equipos implicados, no se trata solo de pantallas que cambian de sitio, sino también de menús, accesos y puntos de referencia habituales.

Nóminas y Empleados: nuevos puntos de referencia para RR. HH.

En Nóminas, se han eliminado los partes de trabajo y la integración Planificación-Nóminas, y los tipos de parte de trabajo se han fusionado con los tipos de ausencias. Si tus cálculos de nómina o informes dependen de los partes de trabajo, revisad esto primero con las personas responsables de nómina, porque afecta a un proceso muy sensible en el que no hay margen para errores. Por otra parte, el módulo de Teletrabajo se ha fusionado con la aplicación Empleados: un cambio más ligero, pero tu equipo de RR. HH. encontrará esa información en un lugar nuevo.

Field Service pasa a formar parte de Planificación

La aplicación Field Service se ha eliminado y sus funciones se han integrado ahora en Planificación. Para una empresa de servicios que trabaja in situ en las instalaciones de sus clientes, el cambio es muy concreto: las intervenciones se preparan ahora en Planificación, y planificadores, técnicos y atención al cliente pasan a usar otra aplicación de referencia. Las vistas, filtros y hábitos construidos en torno a Field Service deben identificarse y reconstruirse en la nueva herramienta. Las plantillas de partes de trabajo también usan ahora campos de propiedades en lugar de campos de Studio: si las adaptaste con Studio, planifica revisarlas durante las pruebas.

Inteligencia artificial: créditos que presupuestar y condiciones que actualizar

Si tus equipos ya utilizan las funciones de IA de Odoo, hay dos puntos que deberían llamar la atención de tu dirección y de tu equipo de IT. En primer lugar, todas las funciones de IA necesitan ahora créditos, que se pueden comprar a través de IAP. Es recomendable estimar tu consumo antes de actualizar e incluirlo en el presupuesto; la nueva página «Mi suscripción», accesible desde el menú de usuario, centraliza tu plan de suscripción y los servicios IAP. En segundo lugar, las «topics» pasan a llamarse «skills»: las colecciones de instrucciones y herramientas que definen cómo se comporta un agente de IA en un contexto concreto tienen ahora un nuevo nombre. Parece un detalle, pero afecta a tus guías internas y a los materiales de formación.

Contabilidad, Inventario, Fabricación: ajustes específicos que conviene revisar

Los cambios restantes son más específicos. Ninguno, por sí solo, justifica retrasar tu proyecto, pero cada uno puede afectar a un informe, a un filtro o a un procedimiento interno. Estos puntos que conviene revisar antes de actualizar deben estar en tu checklist, asignados a los usuarios clave correspondientes:

• Contabilidad: se renombran algunos estados de pago y evoluciona la estructura del plan contable
• Inventario, Fabricación y Proyectos: se simplifican o sustituyen algunos asistentes, botones e informes
• Aspectos técnicos: el seguimiento de cambios y los iconos funcionan de forma diferente
• Métodos de pago: SOFORT deja de estar disponible

En Project, hay un cambio que merece una atención especial cuando gestionas tu actividad por proyectos: se ha eliminado el informe de rentabilidad del panel de control del proyecto, y ahora los márgenes presupuestados, reales y previstos se analizan en nuevos informes específicos. Si tu dirección sigue la rentabilidad de los proyectos con ese informe, es necesario reconstruir sus referencias antes del cambio. Para una empresa industrial o de distribución, son los cambios en Fabricación y Existencias los que conviene probar sobre casos reales.

Preparar la actualización de tu Odoo: existencias, pruebas y formación

Una vez identificados los cambios, la preparación sigue tres pasos:

• Haz inventario de tu base de datos: enumera todo lo que la hace única (módulos desarrollados para ti, personalizaciones con Studio, reglas de registro, informes, automatizaciones, integraciones con otras herramientas) y compáralo con los cambios descritos más arriba para saber exactamente qué elementos hay que adaptar, sustituir o simplemente revisar
• Prueba sobre una copia: nunca directamente en producción; las pruebas permiten a tus usuarios clave reproducir sus procesos reales, comprobar los accesos de cada perfil y validar los informes de los que dependen tus decisiones
• Forma a tus usuarios: estados renombrados, menús reubicados o una aplicación fusionada bastan para desorientar a usuarios que se manejan bien; una formación centrada en los cambios específicos de cada equipo facilita la adopción

Hacer inventario también es un buen momento para retirar desarrollos a medida que ahora cubre el estándar, y las carencias detectadas durante las pruebas son mucho más fáciles de corregir que después de la puesta en producción. La asistencia específica de migración aporta estructura a estos pasos y hace que la transición sea más segura, y después el soporte de Odoo toma el relevo una vez que la nueva versión está en marcha.

Cada base de datos es diferente, por lo que el alcance de tu actualización depende de tus aplicaciones, tus desarrollos a medida y de cómo trabajan hoy tus equipos. Al ocuparte primero de los permisos de acceso y de la reorganización de las aplicaciones, concentras el esfuerzo donde realmente importa y te aproximas a Odoo 20 con equipos preparados para sacarle el máximo partido.