Pandemia, cuarentena, crisis económica y pymes en peligro. ¿Cómo evitar la quiebra? ¿Qué hacer? ¿Qué no hacer?
La pandemia del coronavirus está causando estragos en la economía, y las pequeñas y medianas empresas no son una excepción. Aquellas que aún no han cerrado sus puertas corren un grave riesgo de hacerlo.
En estos tiempos de cambio, las pymes deben aprender a desenvolverse en un entorno cambiante y lleno de riesgos. Ya sea por las regulaciones gubernamentales o por el propio virus, las empresas viven con el temor de que la salud de sus empleados y, en última instancia, sus operaciones se vean comprometidas. Por lo tanto, los gerentes de aquellas empresas que aún realizan procesos manuales o utilizan diversas aplicaciones para su seguimiento, deben comenzar a diseñar un plan estratégico que permita la integración de sus procesos en sistemas centralizados que faciliten y agilicen el acceso a la información.
Este plan no solo optimizará las operaciones comerciales, sino que también mejorará la comprensión de los diferentes datos que conforman la organización. Esto tiene un impacto positivo, no solo en la ejecución de las tareas diarias, sino también en los resultados económicos. Por supuesto, teniendo en cuenta la gestión transversal del conocimiento, especialmente en la actualidad.
Las medidas globales de contención de la COVID-19 han tenido un efecto evidente en la actividad económica. Si bien algunas empresas han logrado adaptarse, muchas pymes de todo el mundo se han visto obligadas a cerrar sus puertas, ya que no estaban preparadas para afrontar los retos de una economía basada en la virtualidad, el comercio electrónico y el teletrabajo.
Además, las vulnerabilidades típicas de las pymes se acentúan en un entorno con acceso restringido al mercado. Por ello, muchas buscan optimizar su gestión comercial, ya que este objetivo es fundamental para la supervivencia de la empresa en las condiciones actuales.
La realidad actual ha impactado aún más este objetivo primordial, y los empresarios deben buscar una mayor interacción y conocimiento sobre los deseos y necesidades constantes de sus clientes.
Un mecanismo que ha resultado útil para muchas organizaciones es la creación de un comité de emergencia para agilizar la toma de decisiones durante la pandemia. Este comité ayuda a identificar y aprovechar oportunidades, y a orientar las acciones tanto en lo que respecta al acceso al mercado como a la adaptación de nuevos procesos, productos y servicios.
Desde el punto de vista tecnológico, la mayoría de las pymes están bastante atrasadas. Su funcionamiento y administración dependen de procesos manuales y poca automatización. Además, sus sistemas suelen carecer de sincronización. Los sistemas que controlan las operaciones, así como el sistema contable, están fragmentados. Ni hablar del sistema de costos, logística, facturación, etc., que se gestiona habitualmente en hojas de cálculo de Excel.
Sin información financiera organizada, ventas, costos, etc., se dificulta la toma de decisiones oportunas y acertadas. Sin embargo, hablar de avances tecnológicos genera muchas dudas sobre los procesos de implementación y, por supuesto, sobre la rentabilidad y el retorno de la inversión. Sobre todo si nos adentramos en un escenario de desaceleración post-COVID-19 como el que ya estamos experimentando.
Cómo un sistema ERP puede ayudar a las PYMES durante las emergencias
En estos tiempos, la principal preocupación para las pymes es la reconstrucción y la recuperación. Si bien es cierto que muchos entornos laborales ya practican el teletrabajo, observamos que algunos sectores están más familiarizados con este modelo que otros. También vemos que dentro de las empresas existen departamentos, como el de ventas, para los que operar fuera de la oficina no es nada nuevo. Otras organizaciones han tenido que adaptar este modelo como su principal estrategia de crecimiento, pero no estaban preparadas para los cambios inesperados. Proponer opciones de trabajo más flexibles o en remoto ha resultado complicado. Por lo tanto, es importante que aquellas empresas que planean migrar a procesos automatizados creen un entorno donde el teletrabajo no solo sea posible, sino necesario y rentable.
En otras palabras, el papel que desempeña la tecnología es fundamental. Las plataformas ERP alojadas en la nube ofrecen el servicio esperado al proporcionar acceso inmediato, sencillo y seguro a la información esencial. Además, permiten la interacción de diferentes operaciones, ya sean comerciales, de producción o financieras, sin necesidad de salir de casa. La nube, el SaaS o los modelos operativos de pago por uso han demostrado, ahora más que nunca, sus ventajas frente a otras soluciones mucho menos flexibles y escalables, especialmente porque ayudan a las organizaciones a reducir la propagación de la COVID-19. Paradójicamente, la COVID-19 impulsará el cambio dentro del ecosistema de las pymes, acelerando la implementación de soluciones en la nube y modelos de trabajo híbridos. En este contexto de cambio disruptivo, el ERP de Odoo ha facilitado el acceso remoto a todas las funciones clave de la empresa. Esto no solo les ayuda a lograr la estabilidad necesaria para garantizar la continuidad de su negocio, sino también para ser rentables en todas sus operaciones.
Sistemas ERP basados en la nube
Además de los numerosos servicios que ofrecen, los ERP basados en la nube brindan una transparencia excepcional en cuanto a los gastos iniciales relacionados con la implementación local de infraestructuras de TI. Esta transparencia también facilita la planificación y el control de costes, dos elementos importantes, sobre todo en un momento en que las empresas deben concentrar todos sus esfuerzos en reactivar sus negocios. Con un ERP basado en la nube alojado en servidores externos, las empresas no tienen que preocuparse por el coste del mantenimiento ni por otros aspectos técnicos y de seguridad. El único coste será la cuota de suscripción mensual reducida. Según el plan contratado, esta cuota también puede incluir todos los servicios asociados al software. Mantenimiento, actualizaciones, seguridad, capacitación, soporte técnico, etc. De esta manera, todo el tiempo y los recursos de la empresa pueden orientarse más hacia la innovación y el crecimiento.
Una vez que lo peor de esta crisis sanitaria haya pasado, tendremos que afrontar las inminentes consecuencias económicas. Las organizaciones que hayan optado por enfoques tecnológicos podrán operar con mayor eficiencia y ser mucho más resistentes a los cambios futuros e inesperados.
Para las PYMES que buscan una solución que les permita seguir funcionando en tiempos difíciles, el primer paso es… aprender y elegir el ERP más adecuado a sus necesidades. También es cierto que tendrán que operar en un escenario de crisis económica, en el que deberán seguir siendo competitivos sin descuidar su presupuesto. Por lo tanto, necesitan un modelo de negocio que les permita obtener y utilizar nuevas tecnologías, incluidos sus sistemas ERP, sin una gran inversión inicial.Odoo ERP se presenta entonces como una de las principales opciones en este nuevo modelo de negocio. Odoo es una solución de gestión de recursos empresariales (ERP) integrada y fácil de usar. Además de su amplia cobertura funcional, lo que distingue al software es la aplicación de su tecnología en sus desarrollos y el compromiso de brindar servicios adicionales. Esto se complementa con la gran flexibilidad de Odoo y su capacidad de integración con plataformas de terceros. Su escalabilidad, seguridad y funcionalidad promueven la continuidad del negocio durante la pandemia y mucho después.Descubre la diferencia entre SaaS y ERP en la nube
Factores a considerar para saber si un ERP en la nube es adecuado para su organización
La adopción de ERP en la nube ha ido en aumento a medida que más y más organizaciones se dan cuenta de que es la forma más rentable, flexible y rápida de implementar aplicaciones empresariales sin necesidad de grandes inversiones de capital ni recursos de TI adicionales. Sin embargo, migrar a un modelo en la nube es una decisión importante, y hay varios factores que considerar para determinar si es adecuado para su organización.
1. EVALUAR EL COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO)
Las organizaciones suelen tomar decisiones basadas en información incompleta o inexacta al evaluar los costos de un ERP local. Es fundamental considerar el costo total de propiedad (TCO), incluyendo los costos de implementación, mantenimiento de hardware, licencias de software, capacitación y cualquier costo adicional oculto. A menudo, las organizaciones no consideran el aumento de costos que podría generar la incorporación de usuarios adicionales, almacenamiento, transacciones y otros factores que pueden encarecer considerablemente las soluciones en la nube. Cada organización debe evaluar y cuantificar el TCO de cada opción y tomar una decisión informada sobre su migración a un ERP en la nube.
2. EVALUAR LAS OPCIONES DE LA NUBE
Debe evaluar y elegir entre todas las opciones disponibles, incluyendo SaaS, opciones de alojamiento proporcionadas por el proveedor para soluciones locales y opciones de nube híbrida alojadas por terceros, según sus necesidades y procesos de negocio específicos. En las nubes públicas, comparte el mismo hardware, almacenamiento y dispositivos de red con otras organizaciones o usuarios de la nube. Las nubes públicas ofrecen alta escalabilidad, alta confiabilidad y no requieren mantenimiento a un menor costo. Las nubes privadas son utilizadas exclusivamente por una empresa u organización. Proporcionan mayor flexibilidad, seguridad mejorada y alta escalabilidad. Las nubes híbridas combinan infraestructura local (o nubes privadas) con nubes públicas y ofrecen lo mejor de ambos mundos. Proporcionan mayor control sobre su infraestructura, mejor flexibilidad y facilidad de implementación.
3. ELABORAR UN PLAN DE TRANSICIÓN
¿Desea migrar todas sus aplicaciones o comenzar con los componentes no esenciales para el negocio? Un enfoque híbrido para la nube suele ser ideal para organizaciones que utilizan sistemas altamente configurables y personalizados para satisfacer sus necesidades específicas. Al considerar la migración de sus aplicaciones a la nube, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué aplicaciones aportarán el mayor valor al migrar a la nube?
- ¿Cómo afectará este cambio a la funcionalidad y personalización de la aplicación?
- ¿Qué impacto tendrá la medida en su proceso de negocio?
- Si una aplicación tiene un coste de gestión interno bajo, ¿merece la pena migrarla?
- ¿Qué tan difícil sería trasladar esta aplicación a una nueva plataforma?
Comprenda qué procesos empresariales se automatizarán y evalúe si la medida logrará los resultados deseados. Es fundamental considerar el impacto a largo plazo que su decisión tendrá en su negocio.
4. PLANIFICA LA MIGRACIÓN DE TUS DATOS
La migración de datos es una de las partes más difíciles de la migración a la nube. Contar con un plan y una estrategia detallados puede simplificar significativamente este proceso. Identifique los tipos de datos que podrían necesitar almacenarse o procesarse en la nube. Examine los datos cuidadosamente para detectar cualquier inexactitud, estandarice los formatos y elimine las redundancias mediante la limpieza de datos. Investigue si el procedimiento de migración de datos ha funcionado bien para otras organizaciones similares a la suya. Establezca directrices claras sobre quién tiene derecho a crear, aprobar, editar o eliminar datos del sistema de origen y documéntelo por escrito como parte de su plan de proyecto. A menudo, las dependencias entre objetos no se descubren hasta muy avanzado el proceso de migración, así que asegúrese de tener un plan de contingencia.
5. DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Las implementaciones de ERP en la nube pueden tener éxito o fracasar según la gestión del cambio organizacional. El nuevo sistema ERP en la nube es fundamental para alcanzar sus objetivos comerciales, por lo que debe asegurarse de que los usuarios estén capacitados y motivados para usarlo.
La gestión del cambio ayuda a los usuarios durante el período de transición posterior a la puesta en marcha del nuevo sistema. Comunique la información esencial e involucre a los empleados en la migración a la nube. Algunos procesos y roles de los empleados existentes pueden cambiar al implementar el nuevo sistema ERP en la nube. Debe planificar que los empleados reciban la capacitación necesaria para que puedan afrontar estos cambios y aprovechar al máximo el nuevo sistema. Los beneficios del ERP en la nube solo se pueden obtener cuando sus empleados aceptan los cambios en los procesos que se generan al implementar el nuevo sistema.
Algunos puntos clave que podemos extraer de estos meses críticos:
Mayor movilidad y mejor comprensión del negocio: facilitar el acceso directo a plataformas comerciales o funciones de gestión financiera, o a datos específicos en tiempo real, desde cualquier lugar con conexión a internet, optimiza no solo las operaciones comerciales, sino también la rentabilidad del negocio. Garantizar una conexión ininterrumpida no implica una conexión permanente, sino la colaboración fluida y la flexibilidad necesarias para responder con la agilidad y precisión que exige el nuevo escenario.
Mayor eficiencia operativa: trabajar de forma remota, sobre todo si es la primera vez, puede ser crucial y, a la vez, todo un reto. Afortunadamente, la tecnología en la nube ha demostrado su máximo potencial y ha facilitado la conexión permanente, lo que ha permitido a los equipos directivos dedicar más tiempo a gestionar los aspectos más estratégicos de su negocio. Informes más detallados, un seguimiento analítico de la rentabilidad y una relación más estrecha con los clientes, a pesar de la distancia, son algunos de los beneficios que ofrece la nube.
• Gestión financiera virtual: el control del funcionamiento, o de los datos diarios del negocio, proporciona la información necesaria para tomar decisiones precisas y en tiempo real.
• Prioridad a la transformación digital: la pandemia ha acelerado los procesos de transformación digital en las pymes. Por primera vez, se ha evidenciado en situaciones reales la necesidad de implementar más procesos digitales. Esto hace que las previsiones a medio plazo sobre la implementación tecnológica, la automatización de procesos y, en general, la digitalización, sean más optimistas que nunca.
En conclusión, los gerentes y directores de las PYMES deben asumir la responsabilidad de las decisiones estratégicas, como la adquisición de las tecnologías que les ayudarán a ejecutar sus procesos de negocio. También deben comprender los conceptos de transformación digital, empresas inteligentes y Sistemas ERP y aprovechar estas estrategias para afrontar mejor los desafíos durante este período.
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Socio Oro de Captivea Odoo
Tenemos una amplia experiencia trabajando con implementaciones de software Odoo y ser Odoo Gold Partner nos convierte en una de las mejores opciones para su próximo proyecto.