Votre solution CRM vous permet de gérer les relations avec vos clients, vos prospects, et de suivre toutes vos interactions avec eux. La solution ERP, quant à elle, aide les entreprises à gérer l’ensemble de leurs processus opérationnels : achats, ventes, ressources humaines, etc. Odoo est un produit complet, hautement modulaire et, par conséquent, est naturellement livré avec une solution CRM.
Néanmoins, certaines entreprises disposent de leur propre logiciel de gestion de la relation client en parallèle de leur logiciel ERP. Dans ce cas, quelle est la bonne approche ? Quelles données faut-il synchroniser et comment les configurer ? Voici quelques éléments de réponse pour vous guider dans le déploiement de vos solutions.
Quelles données faut-il synchroniser ?
Pour créer une synergie complète entre le CRM et le logiciel ERP, il est essentiel de synchroniser les données de base : comptes clients, différents comptes utilisateurs et informations relatives aux contacts (clients et prospects). Vous améliorez ainsi votre efficacité, obtenez un meilleur suivi client, une rentabilité accrue, et centralisez l’ensemble des informations et des documents administratifs.
Cette convergence offre une vue client à 360° : de l’historique des commandes aux interactions suivies, en passant par les données comptables et le service après-vente. Mais ce n’est pas tout : cette interconnexion permet également d’éliminer les frictions dans les processus de l’entreprise. Vous évitez ainsi les ressaisies d’informations, réduisez les risques d’erreurs ou de doublons. C’est pourquoi une bonne gestion de la synchronisation des données est essentielle.
Quel logiciel contient les données de référence ?
Il est en effet important de relier les deux outils et de synchroniser leurs jeux de données. Toutefois, il est essentiel de garder à l’esprit que chaque logiciel conserve la maîtrise de ses propres données. Toutes les informations liées à la facturation, à la gestion des stocks et aux achats seront gérées par le système ERP, tandis que les données de vente et de marketing seront conservées dans la solution CRM.
Toute modification doit être encodée dans le logiciel approprié. Elle sera ensuite mise à jour automatiquement dans l’autre solution. De cette manière, tous les collaborateurs disposeront d’une vue en temps réel de l’activité de l’entreprise.
En cas d’écart entre les données, il suffit de se référer au logiciel « maître ». Par exemple, si le numéro de téléphone d’un client n’est pas identique dans les deux solutions, le numéro enregistré dans le logiciel CRM servira de donnée de référence, et le progiciel ERP sera synchronisé et mis à jour en conséquence.
Quelles informations doivent être transmises de l’ERP vers la solution CRM ?
Même si l’ERP peut être considéré comme la colonne vertébrale de l’entreprise, il n’est pas nécessaire de synchroniser l’ensemble de ses données avec le solution CRM. L’objectif fondamental est de partager et de valoriser les données de l’organisation. Néanmoins, seules les informations liées aux clients seront utiles : commandes et facturation. À vous de décider s’il faut synchroniser automatiquement toutes les factures et toutes les commandes, ou seulement une partie (sur une période donnée, par exemple).
Quel niveau de détail faut-il configurer ?
Cela dépend de ce que vous voulez tirer des données. Si vous souhaitez améliorer le suivi de vos clients, il suffira simplement de remonter le montant et la date des commandes. En revanche, si vous voulez obtenir des statistiques plus précises et exploiter ces données à des fins commerciales, nous vous recommandons de synchroniser chaque ligne de chaque commande et facture. Vous pourrez ainsi analyser vos ventes par produit, par ligne, puis adapter votre gestion et même votre mix de production en conséquence.
S’il ne fait désormais plus aucun doute que ERP et le CRM se complètent, la réussite de cette démarche reste une question stratégique pour les entreprises et nécessite une organisation bien structurée. La qualité du travail préparatoire déterminera l’issue du projet. Une meilleure réactivité et des performances accrues seront au rendez-vous une fois ces deux outils synchronisés avec succès.
