À une époque où les politiques de gouvernance des données sont omniprésentes, les départements IT sont en première ligne. Ils sont responsables de garantir la qualité des données au sein de l’entreprise : gestion de l’infrastructure, sensibilisation des métiers, comptes rendus à la direction. Leurs missions sont très variées et leurs responsabilités vont encore s’accroître avec l’arrivée du RGPD. Comment piloter efficacement une politique de gestion des données avec des plannings souvent surchargés ? Une partie de la solution réside dans la standardisation de vos systèmes informatiques. Comment ? En intégrant une solution ERP agile et moderne comme Odoo.”
Commencez par les bases
Un projet ERP est un événement majeur pour toute entreprise, même avec la simplicité qui lui est propre. OdooIl modifie en profondeur les processus en place et les habitudes de travail des collaborateurs.
Ce n’est donc évidemment pas un projet à prendre à la légère. Le problème, c’est que, très souvent, il y a un certain effet de mode lors de la mise en place de nouvelles applications de gestion : les dirigeants peuvent vouloir tout faire en même temps. Grosse erreur ! En effet, des changements trop importants peuvent provoquer des réactions négatives de la part de certains collaborateurs, et un faible taux d’adoption irait complètement à l’encontre de la standardisation recherchée. Une approche progressive est donc la clé du succès.
Dans un premier temps, nous vous recommandons de ne déployer que les modules Odoo essentiels au cycle de vie de vos clients : CRM, administration des ventes, comptabilité clients (facturation et paiement), logistique et achats. C’est déjà un projet d’envergure qui permettra de fluidifier considérablement vos processus et d’obtenir des gains de productivité substantiels. En outre, les collaborateurs prendront l’habitude de travailler avec la nouvelle solution ERP et vous pourrez piloter la conduite du changement plus efficacement. Enfin, en vous familiarisant avec le progiciel ERP, vous identifierez les méthodes de travail qui doivent être repensées. Une fois Odoo déployé, vous partirez ainsi d’une base solide.
Étendre progressivement le périmètre de votre ERP
Une fois que cette première étape aura été « acceptée » par l’ensemble des parties prenantes (métiers, direction, informatique et intégrateur, etc.), vous pourrez envisager sereinement la phase suivante du déploiement. D’autres services, comme les RH, le marketing et la communication, pourront alors profiter pleinement des fonctionnalités que Odoo propose. Des modules (ou apps comme Odoo les appelle) dédiés à la gestion du site web, du blog, du recrutement et à la gestion des collaborateurs, etc., sont de véritables sources de productivité supplémentaire, tant pour les employés que pour le service IT.
En effet, ces modules vous permettent d’aller encore plus loin dans la standardisation de votre informatique en centralisant la majorité de vos processus internes. Les données transitent par une seule application ; cela rend les flux plus fluides grâce à la réduction drastique du nombre d’interfaces nécessaires, et la duplication d’efforts devient un lointain souvenir. En d’autres termes, il s’agit de bénéfices significatifs pour l’IT et pour l’entreprise qu’il serait dommage d’ignorer.
Éradiquer le Shadow IT
Odoo ERP est désormais l’outil de travail principal pour la grande majorité des employés de l’entreprise. Néanmoins, quelques applications et fichiers Excel continueront d’exister dans l’ombre des différents services, que ce soit en raison d’une résistance au changement ou parce qu’une fonctionnalité très spécifique n’a pas été intégrée dans Odoo, il existe encore des raisons de maintenir cette informatique parallèle. Ce phénomène – qui se définit comme l’utilisation d’applications sans l’accord du service informatique, et donc sans les connecter au système d’information principal – pose aujourd’hui problème à de nombreuses entreprises. Heureusement, Odoo rend à la fois simple et possible la lutte contre cette informatique parallèle.
L’une des caractéristiques spécifiques de cette solution ERP réside dans son aspect open source, ce qui signifie que si aucune des 10 000 applications ne couvre un besoin précis, il est tout à fait possible de développer une solution sur mesure. Avec l’accompagnement d’un bon intégrateur, il est possible de connecter pratiquement n’importe quelle application et de couvrir 99 % des besoins de l’entreprise. Les employés n’auront donc plus aucune raison valable de contourner les processus officiels. Avec Odoo, les systèmes informatiques tentaculaires ne seront plus qu’un lointain souvenir !