Votre solution CRM vous permet de gérer les relations avec vos clients, vos prospects, ainsi que de suivre toutes vos interactions avec eux. La solution ERP, pour sa part, aide les entreprises à gérer l’ensemble de leurs processus opérationnels : approvisionnement, ventes, ressources humaines, etc. Odoo est un produit complet, hautement modulaire et, par conséquent, est naturellement livré avec une solution CRM.
Néanmoins, certaines entreprises disposent de leur propre logiciel de gestion de la relation client en parallèle de leur logiciel ERP. Dans ce cas, quelle est la bonne approche ? Quelles données doivent être synchronisées et comment les configurer ? Voici quelques éléments de réponse pour vous guider dans le déploiement de vos solutions.
Quelles données doivent être synchronisées ?
Pour créer une pleine synergie entre le CRM et le logiciel ERP, il est essentiel de synchroniser les données de base : comptes clients, différents comptes utilisateurs et informations relatives aux contacts (clients et prospects). Vous améliorerez ainsi votre efficacité, obtiendrez un meilleur suivi de la clientèle, une rentabilité accrue, et vous centraliserez toute l’information et les documents administratifs.
Cette convergence offre une vue à 360° du client : de l’historique de ses commandes aux interactions gérées, en passant par les données comptables et le service après-vente. Mais ce n’est pas tout : cette interconnectivité vous permet aussi d’éliminer les frictions dans les processus d’affaires. Vous évitez ainsi de ressaisir l’information, ce qui réduit les risques d’erreurs ou de doublons. C’est pourquoi une bonne gestion de la synchronisation des données est essentielle.
Quel logiciel détient les données maîtres ?
Il est certes important de relier les deux outils et de synchroniser leurs ensembles de données. Toutefois, il est essentiel de garder en tête que chaque logiciel gardera le contrôle sur ses propres données. Toutes les informations liées à la facturation, à la gestion des stocks et aux achats seront gérées par le système ERP, tandis que les données de ventes et de marketing seront conservées dans la solution CRM.
Tout changement doit être saisi dans le bon logiciel. Il sera ensuite mis à jour automatiquement dans l’autre solution. Ainsi, tous les employés pourront profiter d’une vue en temps réel des activités de l’entreprise.
En cas d’écart entre les données, il suffit de se référer au logiciel « maître ». Par exemple, si le numéro de téléphone d’un client n’est pas le même dans les deux solutions, le numéro enregistré dans le logiciel CRM servira de donnée de référence, et le progiciel ERP sera synchronisé et mis à jour en conséquence.
Quelles informations doivent être transférées de l’ERP vers la solution CRM?
Même si l’ERP peut être considéré comme la colonne vertébrale de l’entreprise, il n’est pas nécessaire de synchroniser toutes ses données avec le solution CRM. L’objectif fondamental est de partager et de valoriser les données de l’organisation. Néanmoins, seules les informations liées aux clients seront utiles : commandes et facturation. À vous de décider s’il faut synchroniser automatiquement toutes les factures et toutes les commandes, ou seulement certaines (sur une période donnée, par exemple).
Quel niveau de détail doit être configuré?
Cela dépend de ce que vous voulez tirer des données. Si vous souhaitez améliorer le suivi de vos clients, il suffira simplement de retransmettre le montant et la date des commandes. Toutefois, si vous désirez obtenir des statistiques plus précises et utiliser ces données à des fins de ventes, nous vous recommandons de synchroniser chaque ligne de chaque commande et de chaque facture. Vous pourrez ainsi analyser vos ventes par produit, par poste de ligne, puis ajuster votre gestion et même votre mix de production en conséquence.
S’il ne fait désormais plus aucun doute que ERP et CRM se complètent, le succès de cette intégration demeure une question stratégique pour les entreprises et exige une organisation bien structurée. La qualité du travail préparatoire déterminera l’issue du projet. Une meilleure réactivité et une performance accrue seront au rendez-vous une fois que ces deux outils seront synchronisés avec succès.
