Passion pour le Sauvignon Blanc
Spécialisés dans le Sauvignon Blanc, les Vignobles Villebois sont vignerons et négociants dans le Val de Loire, et produisent une gamme de 13 Sauvignon Blancs de terroir issus de 6 appellations ligériennes. Depuis leur création en 2004 par M. de Willebois, ils ont structuré leurs activités autour de deux sites complémentaires : Sancerre, où se trouvent leurs lignes d’embouteillage et un vignoble, et la Touraine, où ils disposent d’une cave de vinification et de plusieurs vignobles.
« Notre rôle principal est de sélectionner, d’assembler, de vinifier et de commercialiser les meilleurs Sauvignon Blancs des différentes appellations de la Vallée de la Loire, de l’IGP (Indication Géographique Protégée) Val de Loire jusqu’à Sancerre. » - Patrice Merceron
Des commandes fluides, des clients satisfaits : les résultats parlent d’eux‑mêmes
Les Vignobles Villebois ont profondément transformé leur gestion des commandes et le suivi de leurs expéditions. Tout est désormais automatisé. Fini les erreurs et la perte de temps
Le résultat ? Un gain de productivité significatif, qui permet à l’équipe de se concentrer sur l’essentiel : l’élaboration de vins d’exception.
Comme le décrit Robin Philibert, responsable de la division digitale :
« Nous avons désormais la possibilité de mettre en place des lignes de production et d’embouteillage avec des écrans qui informent nos opérateurs des étapes à suivre. Cela garantit qu’aucun point n’est oublié, y compris en ce qui concerne les exigences spécifiques de nos clients. »
« Auparavant, tout se faisait sur papier, ce qui était non seulement fastidieux, mais aussi source d’erreurs. Aujourd’hui, les informations sont transmises à nos équipes de manière bien plus simple et surtout beaucoup plus fiable. »
Efficacité au quotidien
- Réduction des temps d’attente : Avant la mise en place de Odoo avec Captivea, les retards causés par l’ancien système entraînaient une perte de temps. Aujourd’hui, les collaborateurs peuvent commencer à travailler dès leur arrivée au bureau.
- Efficacité de la saisie des commandes : les équipes peuvent désormais saisir les commandes rapidement, en particulier le lundi matin, qui est généralement une période de forte demande.
- Multitâche amélioré : les collaborateurs peuvent ouvrir plusieurs onglets Odoo en même temps, ce qui leur permet de saisir les informations nécessaires plus efficacement.
Des services clients renforcés
L’optimisation des processus internes a libéré du temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : les clients.
Robin Philibert partage son expérience :
« Depuis la mise en place d’Odoo par Captivea, nous avons réussi à réduire certaines tâches internes grâce aux performances optimisées du système. Cela permet à mes collègues de passer plus de temps au téléphone avec nos clients. Nous pouvons mieux comprendre leurs besoins, nous assurer qu’ils ont bien reçu leur commande et vérifier que toutes les informations ont été saisies correctement. Cette transformation a véritablement changé notre façon de travailler en interne »
Des personnalisations adaptées aux processus métiers
Ce qui distingue Captivea, c’est sa capacité à offrir un accompagnement adapté à chaque taille d’entreprise et à chaque secteur d’activité. Pour le secteur viticole, Vignobles Villebois a bénéficié d’adaptations sur mesure pour faire d’Odoo un véritable outil métier, parfaitement aligné sur leurs besoins.
Comme le souligne Patrice Merceron, directeur technique :
« Tout est mis en œuvre pour trouver des solutions parfaitement adaptées à nos besoins. Ce qui nous a vraiment convaincus, c’est la possibilité de “façonner” le système de manière efficace et précise, tout en l’adaptant à nos processus.
La relation avec Captivea a été fluide et constructive, avec une implication totale des équipes. Nous collaborons avec des experts techniques qui apportent des réponses claires, parfaitement en phase avec nos attentes. »
Connecteur à l’outil douanier
L’automatisation et la sécurisation des déclarations d’exportation sont des enjeux majeurs pour un producteur de vin. Le connecteur intégré par Captivea assure un échange de données en temps réel avec l’outil Bewease, ce qui facilite les déclarations et garantit la conformité des exportations d’alcool.
Ludivine Demeure, cheffe de projet et consultante experte Odoo chez Captivea, explique :
« Le connecteur douanier garantit la conformité et l’efficacité des opérations douanières, ce qui est crucial pour la gestion de leurs exports. »
Elle ajoute :
« Des champs et des modèles spécifiques ont été créés pour simplifier et personnaliser ces déclarations selon les spécifications françaises. »
Configurateurs de variantes flexibles
Millésime, volume, type de fermeture… Villebois propose une large gamme de références. Captivea a adapté l’outil pour gérer ces options de manière optimale, offrant une meilleure visibilité sur les stocks et un processus de personnalisation des commandes simplifié et performant.
Système de gestion des allocations
Exporter vers plusieurs continents nécessite une répartition précise des volumes par marché. Grâce à une fonctionnalité développée sur mesure, le Domaine Villebois peut anticiper le volume en vrac dès le début de la saison et affecter les produits finis à différents canaux de distribution, comme l’Amérique, l’Asie et l’Europe. Cette solution permet également de réserver des quantités dédiées pour des clients spécifiques, optimisant ainsi la gestion des stocks et garantissant une distribution des produits fluide et efficace.
Fiches de conditionnement automatisées
Chaque bouteille possède ses propres caractéristiques techniques – étiquette, capsule, collerette, etc. Pour simplifier le travail des équipes de production, un rapport PDF dynamique a été mis en place par les équipes Captivea. Ce document, généré directement depuis Odoo, regroupe l’ensemble des caractéristiques techniques du produit fini, avec des visuels et des détails issus de la nomenclature.
Le résultat ? Une lisibilité optimale et une exécution précise des opérations de conditionnement.
Saisie de données et réévaluation rétroactive
Étant donné qu’Odoo ne permet pas nativement la saisie de données dans le passé, Captivea a étroitement collaboré avec Vignobles Villebois pour créer une solution sur mesure. Cette fonctionnalité permet de saisir des opérations passées et de réévaluer les stocks de manière rétroactive, garantissant une gestion optimale des stocks, y compris pour les données historiques.
Ce qui fait la différence, c’est la relation avec Captivea !
Choisir Captivea comme intégrateur ERP a été une décision clé pour Vignobles Villebois. L’approche proactive de Captivea et sa capacité à comprendre les besoins de la filière viticole ont été déterminantes. Un Proof of Concept (POC) a permis de tester les fonctionnalités d’Odoo et de valider la capacité de Captivea à répondre aux attentes de l’entreprise.
« Captivea a été transparente dès le départ. Même si elle n’avait pas d’expérience dans le secteur viticole, elle a bien compris qu’il fallait apprendre nos spécificités. », explique Robin Philibert.
Patrice Merceron renchérit :
« Il y a deux ans, quand nous avons commencé à chercher une nouvelle solution ERP, ce qui nous a attirés chez Captivea, c’est qu’ils nous ont d’emblée proposé un essai, un POC, en prenant nos vins comme exemple. Cela nous a rassurés sur la solution. C’était un premier point positif.
Très rapidement, nous avons lancé le projet et, au départ, nous avons été accompagnés par le chef de projet de Captivea. Ce qui a vraiment fait la différence, c’est l’accompagnement tout au long du projet. »
Captivea : une approche personnalisée et collaborative
Dans un secteur aussi complexe que la production viticole, le choix du bon intégrateur ERP fait toute la différence pour la réussite d’un projet. Robin Philibert, responsable du département digital chez Vignobles Villebois, explique pourquoi Captivea s’est imposée comme une évidence pour eux :
« Ce qui a motivé notre choix de Captivea, c’est l’ensemble du dispositif qu’ils ont mis en place. Nous sommes dans un domaine très spécifique, la production viticole, avec des enjeux particuliers. »
Captivea a su s’adapter au rythme des Vignobles Villebois, notamment lors des périodes critiques comme les vendanges.
Ludivine Demeure, cheffe de projet et consultante Odoo chez Captivea, explique :
« S’adapter au rythme de l’entreprise est primordial, en particulier pendant les vendanges. »
Grâce à cette flexibilité, les moments clés de l’activité viticole ont été respectés, permettant d’assurer la continuité de l’activité tout en poursuivant le déploiement de l’ERP. Cette approche personnalisée a renforcé la confiance et la collaboration entre les équipes, contribuant à la bonne exécution du projet.
Patrice Merceron, directeur technique chez Vignobles Villebois, partage :
« Ce qui a vraiment fait la différence, ce sont les personnes affectées à notre projet. À partir du lancement de l’ERP le 1er juillet 2024, nous avons bénéficié d’un accompagnement continu tout au long du projet. Nous avons réellement ressenti un soutien fort et une profonde implication des équipes de Captivea, ce qui a largement contribué à la réussite de notre projet. »
Visitez notre page de références clients pour en savoir plus sur le succès de la mise en œuvre de Vignobles Villebois avec Captivea.
Captivea : une méthodologie unique
La méthodologie de Captivea repose sur l’écoute active et une compréhension approfondie des processus métier. Grâce à des ateliers collaboratifs et des formations sur mesure, les équipes de Vignobles Villebois ont été impliquées à chaque étape du projet.
Commentaires de Robin Philibert :
« Les sessions de formation étaient excellentes, et l’accompagnement des équipes de Captivea a été très réactif. »
Il ajoute que, même s’ils souhaitaient des solutions immédiates lorsque des problèmes survenaient, le support a toujours fourni des retours et des solutions dans des délais adaptés.
« La communication était fluide et régulière, ce qui a permis de clarifier les besoins, notamment dans un environnement où la digitalisation représentait un nouveau défi. Cette organisation a permis de maintenir un échange continu, un élément clé pour faire avancer le projet dans un secteur où la disponibilité des équipes peut varier au fil de l’année. »
Patrice Merceron souligne :
« Depuis un an et demi, voire deux ans, nous avons un point hebdomadaire. Cette régularité montre leur véritable engagement, avec une écoute attentive et une grande disponibilité.
Ce que nous apprécions particulièrement, c’est qu’on ne nous dit jamais que quelque chose est impossible. Au contraire, ils disent toujours qu’ils vont travailler dessus — et quand ils nous expliquent que quelque chose n’est vraiment pas faisable, nous savons que c’est vrai, surtout lorsque les demandes sont un peu plus complexes. »
Il souligne qu’au-delà d’Odoo, déjà largement éprouvé et très performant dans de nombreux secteurs, ce qui fait réellement la différence, c’est la relation avec Captivea.
Captivea, partenaire Odoo Gold en France, s’est distingué par sa transparence et sa méthodologie, ce qui a rassuré Vignobles Villebois dans leur décision
Les raisons de ce changement !
La nécessité de s’adapter aux processus modernes
Auparavant, Vignobles Villebois utilisait un autre ERP : Microsoft Dynamics Navision 2016 R2. Ce système vieillissant freinait la croissance de l’entreprise, principalement à cause de son environnement rigide et peu intuitif
Robin Philibert explique la nécessité de cette modernisation :
« Nos besoins étaient assez basiques ; notre système était dépassé. Nous étions bloqués dans notre croissance, ce qui nous a poussés à chercher un remplaçant. L’environnement Microsoft Navision était assez fermé, une véritable boîte noire, et nous ne savions pas vraiment ce qui se passait à l’intérieur. »
Nous avions besoin de flexibilité, et Odoo nous a donné la capacité de nous adapter aux évolutions futures grâce à des mises à jour régulières. C’est un système ouvert et évolutif, ce qui nous a rassurés au moment de le comparer à d’autres solutions. »
Patrice Merceron ajoute :
« Avant Odoo, notre système gérait mal notre structure multi-sociétés, ce qui nous freinait dans les transactions interentreprises. Nous avions besoin d’un ERP plus adapté à la digitalisation et compatible avec les outils métiers pour la gestion de la comptabilité des matières. »
L’importance du bon ERP et du bon intégrateur
Odoo, déployé par Captivea, s’est rapidement adapté aux besoins de Vignobles Villebois grâce à sa flexibilité et son architecture ouverte. Le système a été facilement personnalisé pour correspondre à leurs opérations spécifiques, permettant de créer ou de recréer des solutions sur mesure afin de répondre à différents enjeux et modes de fonctionnement.
Captivea a réussi à relever les défis auxquels Vignobles Villebois était confronté, même sans connaissance préalable du secteur. Robin Philibert recommande vivement à la fois Odoo et Captivea. Il déclare :
« Je recommande ce duo en toute confiance. »
« Captivea a relevé tous nos défis, et je suis convaincu qu’ils peuvent en faire autant pour d’autres entreprises. »
Il souligne :
« Je suis convaincu que cette solution ERP peut répondre aux besoins de plus de 90 % des entreprises grâce à sa flexibilité et à sa capacité à s’adapter aux exigences spécifiques de différents secteurs. Je ne vois pas comment Odoo, avec l’accompagnement de Captivea, ne pourrait pas répondre à leurs besoins. »
Un partenariat gagnant pour l’innovation dans la filière viticole
La collaboration entre Vignobles Villebois et Captivea, associée au déploiement de l’ERP Odoo, montre comment une approche sur mesure et proactive peut conduire à une transformation digitale réussie dans la filière viticole. Grâce à une compréhension approfondie des enjeux spécifiques du secteur, Captivea a accompagné Vignobles Villebois dans leur démarche d’innovation.
Les gains en productivité, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la qualité renforcée du service client parlent d’eux-mêmes.
Robin Philibert et Patrice Merceron recommandent également aux entreprises envisageant une migration vers Odoo d’accorder une attention particulière à la phase de préparation et au choix de l’intégrateur.
Un grand merci à toute l’équipe de Vignobles Villebois, ainsi qu’à Robin Philibert et Patrice Merceron pour leur confiance et leur engagement dans ce projet innovant.
Découvrez l’histoire de Vignobles Villebois sur notre page de références clients et leur transformation avec Captivea et Odoo.
Visitez la page de références clients de Captivea pour découvrir d’autres exemples inspirants de partenariats réussis.
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