Passion pour le Sauvignon Blanc
Spécialisés dans le Sauvignon Blanc, les Vignobles Villebois sont vignerons et négociants dans la vallée de la Loire, où ils produisent une gamme de 13 Sauvignon Blancs de terroir issus de 6 appellations ligériennes. Depuis leur création en 2004 par M. de Willebois, ils ont structuré leurs activités autour de deux sites complémentaires : Sancerre, où se trouvent leurs lignes d’embouteillage et un vignoble, et la Touraine, où ils disposent d’une cave de vinification et de plusieurs vignobles.
« Notre rôle principal est de sélectionner, d’assembler, de vinifier et de commercialiser les meilleurs Sauvignon Blancs à travers les différentes appellations de la vallée de la Loire, de l’IGP (Indication géographique protégée) Val de Loire jusqu’à Sancerre. » - Patrice Merceron
Des commandes fluides, des clients satisfaits : les résultats parlent d’eux-mêmes
Les Vignobles Villebois ont complètement transformé leur gestion des commandes et le suivi de leurs expéditions. Tout est maintenant automatisé. Fini les erreurs et la perte de temps
Le résultat? Un important gain de productivité, qui permet à l’équipe de se concentrer sur l’essentiel : l’élaboration de vins d’exception.
Comme l’explique Robin Philibert, responsable de la division numérique :
« Nous avons maintenant la possibilité de mettre en place des lignes de production et d’embouteillage avec des écrans qui indiquent à nos opérateurs les étapes à suivre. Ainsi, rien n’est oublié, même en ce qui concerne les exigences propres à chaque client. »
« Auparavant, tout se faisait sur papier, ce qui était non seulement fastidieux, mais aussi source d’erreurs. Aujourd’hui, l’information est transmise à nos équipes de façon beaucoup plus simple et, surtout, beaucoup plus fiable. »
Efficacité au quotidien
- Délais d’attente réduits : avant la mise en place de Odoo par Captivea, les délais causés par l’ancien système se traduisaient par des pertes de temps. Aujourd’hui, les employés peuvent commencer à travailler dès leur arrivée au bureau.
- Efficacité de la saisie des commandes : Les équipes peuvent maintenant saisir les commandes rapidement, surtout le lundi matin, qui est généralement une période de forte demande.
- Multitâche amélioré : Les employés peuvent ouvrir plusieurs onglets Odoo en même temps, ce qui leur permet de saisir l’information nécessaire plus efficacement.
Amélioration du service à la clientèle
L’optimisation des processus internes a libéré du temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : les clients.
Robin Philibert partage son expérience :
« Depuis l’implantation d’Odoo par Captivea, nous avons réussi à réduire certaines tâches internes grâce à la performance optimisée du système. Ça permet à mes collègues de passer plus de temps au téléphone avec nos clients. On peut mieux comprendre leurs besoins, s’assurer qu’ils ont reçu leur commande et vérifier que toute l’information a été saisie correctement. Cette transformation a vraiment changé notre façon de travailler à l’interne »
Personnalisations adaptées aux processus d’affaires
Ce qui distingue Captivea, c’est sa capacité à offrir un accompagnement adapté à chaque taille d’entreprise et à chaque secteur d’activité. Pour l’industrie du vin, Vignobles Villebois a bénéficié d’adaptations sur mesure pour faire d’Odoo un véritable outil d’affaires, parfaitement aligné sur ses besoins.
Comme le souligne Patrice Merceron, directeur technique :
« Tout est mis en œuvre pour trouver des solutions parfaitement adaptées à nos besoins. Ce qui nous a vraiment convaincus, c’est la possibilité de “façonner” le système de manière efficace et précise tout en l’adaptant à nos processus.
La relation avec Captivea a été fluide et constructive, avec un engagement total des équipes. Nous collaborons avec des experts techniques qui nous donnent des réponses claires, en phase avec nos besoins. »
Connecteur avec l’outil de douanes
Automatiser et sécuriser les déclarations d’exportation est un enjeu majeur pour un producteur de vin. Le connecteur intégré par Captivea assure un échange de données en temps réel avec l’outil Bewease, ce qui facilite les déclarations et garantit la conformité des exportations d’alcool.
Ludivine Demeure, cheffe de projet et consultante experte Odoo chez Captivea, explique :
« Le connecteur douanier assure la conformité et l’efficacité des opérations douanières, ce qui est essentiel pour la gestion de leurs exportations. »
Elle ajoute :
« Des champs et des gabarits spécifiques ont été créés pour simplifier et personnaliser ces déclarations en fonction des exigences françaises. »
Configurateurs de variantes flexibles
Millésime, volume, type de fermeture… Villebois propose un large éventail de références. Captivea a ajusté l’outil pour gérer ces options de façon optimale, offrant une meilleure visibilité des stocks et un processus de personnalisation des commandes simplifié et efficace.
Système de gestion des allocations
Exporter vers plusieurs continents exige une répartition précise des volumes par marché. Grâce à une fonctionnalité développée sur mesure, Domaine Villebois peut anticiper le volume en vrac dès le début de la saison et affecter les produits finis à différents canaux de distribution, comme l’Amérique, l’Asie et l’Europe. Cette solution permet aussi de réserver des quantités dédiées pour certains clients, optimisant ainsi la gestion des stocks et assurant une distribution des produits fluide et efficace.
Fiches de conditionnement automatisées
Chaque bouteille possède ses propres caractéristiques techniques – étiquette, capsule, collerette, etc. Pour simplifier le travail des équipes de production, un rapport PDF dynamique a été mis en place par les équipes de Captivea. Ce document, généré directement à partir d’Odoo, regroupe l’ensemble des spécifications techniques du produit fini, avec images et détails issus de la nomenclature.
Le résultat? Une lisibilité optimale et une exécution précise des opérations de conditionnement.
Saisie de données et réévaluation rétroactive
Comme Odoo ne permet pas nativement la saisie de données dans le passé, Captivea a travaillé en étroite collaboration avec Vignobles Villebois pour créer une solution sur mesure. Cette fonctionnalité permet de saisir des transactions passées et de réévaluer rétroactivement les stocks, assurant ainsi une gestion optimale des stocks, même pour les données historiques.
Ce qui fait la différence, c’est la relation avec Captivea!
Choisir Captivea comme intégrateur ERP a été une décision clé pour Vignobles Villebois. L’approche proactive de Captivea et sa capacité à comprendre les besoins de l’industrie vinicole ont été essentielles. Une preuve de concept (POC) a permis de tester les fonctionnalités d’Odoo et de valider la capacité de Captivea à répondre aux attentes de l’entreprise.
« Captivea a été transparente dès le départ. Même si l’entreprise n’avait aucune expérience dans le secteur du vin, elle a tout de suite compris qu’elle devait apprendre nos particularités. », explique Robin Philibert.
Patrice Merceron renchérit :
« Il y a deux ans, quand nous avons commencé à chercher une nouvelle solution ERP, ce qui nous a attirés chez Captivea, c’est qu’ils nous ont immédiatement proposé un essai, une preuve de concept (POC), en prenant nos vins comme exemple. Ça nous a rassurés quant à la solution. Ça, c’était un premier point positif.
Très rapidement, nous avons lancé le projet et, au départ, nous étions accompagnés par le chargé de projet de Captivea. Ce qui a vraiment fait la différence, c’est l’accompagnement tout au long du projet. »
Captivea : une approche personnalisée et collaborative
Dans un secteur aussi complexe que la production de vin, le choix du bon intégrateur ERP fait toute la différence dans la réussite d’un projet. Robin Philibert, responsable du service numérique chez Vignobles Villebois, explique pourquoi Captivea s’est imposée comme un choix évident pour eux :
« Ce qui a motivé notre choix de Captivea, c’est tout le processus qu’ils ont mis en place. Nous sommes dans un domaine très spécifique, la production de vin, et nous avons des enjeux particuliers. »
Captivea a su s’adapter au rythme de Vignobles Villebois, en particulier pendant des périodes critiques comme les vendanges.
Ludivine Demeure, chargée de projet et consultante Odoo chez Captivea, explique :
« S’adapter au rythme de l’entreprise est essentiel, surtout pendant les vendanges. »
Grâce à cette flexibilité, les moments clés de l’activité viticole ont été respectés, ce qui a permis d’assurer la continuité des opérations tout en poursuivant le déploiement de l’ERP. Cette approche personnalisée a renforcé la confiance et la collaboration entre les équipes, contribuant au bon déroulement du projet.
Patrice Merceron, directeur technique chez Vignobles Villebois, explique :
« Ce qui a vraiment fait la différence, ce sont les personnes affectées à notre projet. À partir du lancement de l’ERP le 1er juillet 2024, nous avons bénéficié d’un soutien continu tout au long du projet. Nous avons réellement senti un appui solide et un fort engagement de la part des équipes de Captivea, ce qui a grandement contribué au succès de notre projet. »
Visitez notre page de références clients pour en savoir plus sur la réussite du projet de déploiement de Vignobles Villebois avec Captivea.
Captivea : Une méthodologie unique
La méthodologie de Captivea repose sur l’écoute active et une compréhension approfondie des processus d’affaires. Grâce à des ateliers collaboratifs et des formations adaptées, les équipes de Vignobles Villebois ont été impliquées à toutes les étapes du projet.
Commentaires de Robin Philibert :
« Les séances de formation étaient excellentes et l’accompagnement par les équipes de Captivea était très réactif. »
Il ajoute que, même si l’on souhaitait des solutions immédiates lorsque des enjeux se présentaient, le soutien a toujours fourni des réponses et des solutions en temps opportun.
« La communication était fluide et constante, ce qui a permis de bien clarifier les besoins, surtout dans un environnement où la numérisation représentait un nouveau défi. Cette structure a rendu possible une communication continue, ce qui a été essentiel pour faire avancer le projet dans un secteur où la disponibilité des équipes peut varier au fil de l’année. »
Patrice Merceron souligne :
« Depuis un an et demi, peut-être même deux ans, on fait un suivi chaque semaine. Cette constance démontre leur réel engagement, avec une grande écoute et une forte disponibilité.
Ce qu’on apprécie particulièrement, c’est qu’on ne nous dit jamais que quelque chose est impossible. Au contraire, ils nous répondent toujours qu’ils vont travailler dessus — et quand ils nous disent que quelque chose n’est vraiment pas possible, on sait que c’est vrai, surtout quand les demandes sont un peu plus complexes. »
Il souligne qu’au-delà d’Odoo, déjà largement éprouvé et très performant dans de nombreux secteurs, ce qui fait réellement la différence, c’est la relation avec Captivea.
Captivea, partenaire Odoo Gold en France, s’est démarquée par sa transparence et sa méthodologie, ce qui a rassuré Vignobles Villebois dans sa décision
Les raisons derrière ce changement!
Le besoin de s’adapter aux processus modernes
Auparavant, Vignobles Villebois utilisait un autre ERP : Microsoft Dynamics Navision 2016 R2. Ce système désuet limitait la croissance de l’entreprise, principalement à cause de son environnement rigide et peu intuitif.
Robin Philibert explique le besoin de modernisation :
« Nos besoins étaient assez basiques; notre système était dépassé. Nous étions freinés dans notre croissance, ce qui nous a poussés à chercher un remplaçant. L’environnement Microsoft Navision était assez fermé, une vraie boîte noire, et on ne savait pas trop ce qui se passait à l’intérieur. »
Nous avions besoin de flexibilité, et Odoo nous a donné la capacité de nous adapter aux changements à venir grâce à des mises à jour régulières. C’est un système ouvert et évolutif, ce qui nous a rassurés lorsqu’on l’a comparé à d’autres solutions. »
Patrice Merceron ajoute :
"Avant Odoo, notre système gérait mal notre structure multi-sociétés, ce qui nous freinait dans les transactions intersociétés. Nous avions besoin d’un ERP mieux adapté à la transformation numérique et compatible avec les outils métiers de gestion de la comptabilité matière."
L’importance de choisir le bon ERP et le bon intégrateur
Odoo, déployé par Captivea, s’est rapidement adapté aux besoins de Vignobles Villebois grâce à sa flexibilité et à son architecture ouverte. Le système a été facilement personnalisé pour s’arrimer à leurs opérations propres, permettant de créer ou de recréer des solutions sur mesure afin de répondre à différents défis et modes de fonctionnement.
Captivea a réussi à relever les défis auxquels Vignobles Villebois faisait face, même sans connaissance préalable de l’industrie. Robin Philibert recommande vivement à la fois Odoo et Captivea. Il déclare :
"Je recommande ce duo en toute confiance."
"Captivea a relevé tous nos défis, et je suis convaincu qu’ils peuvent en faire autant pour d’autres entreprises."
Il souligne :
"Je suis convaincu que cette solution ERP peut répondre aux besoins de plus de 90 % des entreprises grâce à sa flexibilité et à sa capacité de s’adapter aux exigences propres à différents secteurs d’activité. Je ne vois pas comment Odoo, avec l’appui de Captivea, ne pourrait pas répondre à leurs besoins."
Un partenariat gagnant pour innover dans l’industrie du vin
La collaboration entre Vignobles Villebois et Captivea, de même que le déploiement de l’ERP Odoo, démontrent comment une approche sur mesure et proactive peut mener à une transformation numérique réussie dans l’industrie du vin. Grâce à une compréhension approfondie des enjeux propres à l’industrie, Captivea a accompagné Vignobles Villebois dans leur démarche d’innovation.
Les gains en productivité, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et l’optimisation du service à la clientèle parlent d’eux-mêmes.
Robin Philibert et Patrice Merceron recommandent aussi aux entreprises qui envisagent une migration vers Odoo d’accorder une attention particulière à la préparation et au choix de l’intégrateur.
Un grand merci à toute l’équipe de Vignobles Villebois, ainsi qu’à Robin Philibert et Patrice Merceron pour leur confiance et leur engagement dans ce parcours d’innovation.
Découvrez l’histoire de Vignobles Villebois sur notre page de références clients et leur transformation avec Captivea et Odoo.
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