Cada día, las empresas tienen decenas de documentos (o incluso cientos en las grandes organizaciones) firmados por empleados, socios, clientes, potenciales clientes, etc. Tradicionalmente realizado a mano, el proceso de firma retrasa los plazos, supone una pérdida de tiempo y ralentiza la productividad de todos los implicados.
Con la digitalización de los procesos empresariales y el creciente uso de firmas electrónicas, las empresas recurren cada vez más a este proceso para firmar documentos. Las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas. Las funciones de firma electrónica que ofrece Odoo ERP son similares en este sentido y, además, presentan algunas ventajas adicionales.
Firma de contratos, presupuestos, modificaciones... ¿Cómo se gestiona esto cuando se trabaja a distancia?
Firmar contratos, presupuestos, modificaciones... todas estas tareas que consumen mucho tiempo se han vuelto más engorrosas con el crecimiento del trabajo remoto. Las empresas solían imprimir documentos, enviarlos por correo electrónico o correo postal, y esperar una respuesta o devolución para completar una tarea o firmar los documentos.
Sin embargo, este enfoque presenta varios problemas: no todo el mundo tiene impresora o escáner en casa, lo que aumenta el tiempo necesario para procesar un documento. Los correos electrónicos y las cartas pueden extraviarse... Es necesario hacer un seguimiento exhaustivo de cada envío para asegurarse de no perder nada... El tiempo de respuesta y la complejidad de este tipo de proceso se agravan aún más en un entorno de teletrabajo. En este contexto, la firma electrónica es una herramienta indispensable. Algunas empresas registraron un aumento del 200 % en las suscripciones durante la primavera de 2020 tras implementar las firmas electrónicas.
Firma electrónica en Odoo ERP
Odoo incluye de serie funciones de firma electrónica. Por ejemplo, está integrada directamente en los módulos de presupuesto y pedido. Cada vez que se envía un presupuesto al cliente, este puede firmarlo inmediatamente sin necesidad de descargar ni utilizar ningún plugin específico.
El ERP de Odoo También cuenta con un módulo específico para otros documentos. El sistema, de fácil uso, permite firmar archivos PDF directamente e inicializar páginas sin complicaciones.
Es un módulo ampliamente utilizado para firmar presupuestos, facturas (por ejemplo, tras la instalación de una caldera o la exterminación de plagas), documentos importantes y certificados directamente desde un teléfono inteligente o una tableta. La firma electrónica también es muy útil para contratos laborales, acuerdos y otros documentos internos.
Reduzca la carga administrativa, elimine el uso de papel y mejore las tasas de conversión...
Integrada en su ERP Odoo, la firma electrónica permite la actualización automática de diversos procesos clave de la empresa. Por ejemplo, una vez firmada una cotización, esta se convierte automáticamente en un pedido. A continuación, se crea un proyecto para que los equipos involucrados estén al tanto de las acciones necesarias.
La principal ventaja de la firma electrónica reside en su capacidad para reducir la carga administrativa. Ya no es necesario imprimir documentos, enviarlos por correo electrónico o correo postal ni escanearlos. Sus equipos ahorran tiempo y el rendimiento de la empresa aumenta gracias a la reducción de trámites innecesarios.
Otra ventaja importante, sobre todo para los comerciales, es cómo Odoo mejora las tasas de conversión. Al permitir firmar presupuestos o formularios de pedido de inmediato, los clientes potenciales tardan menos en decidir y avanzan más rápido por el proceso de ventas. Una mejora que tiene un impacto inmediato en la actividad de su empresa.
Las firmas electrónicas también pueden suponer un importante ahorro de tiempo para el departamento de recursos humanos. Esto es especialmente cierto con el aumento del teletrabajo (por ejemplo, para la firma de modificaciones en los contratos laborales). Los empleados ya no necesitan estar presentes en la oficina para consultar y validar documentos importantes.
Las firmas electrónicas también reducen el uso de papel, disminuyendo así el impacto ambiental de su empresa. Reducir el impacto ambiental, dentro de un enfoque de RSC, a su vez puede mejorar la imagen de la empresa.
Finalmente, el módulo de firma electrónica de Odoo está certificado tanto a nivel europeo como americano, lo que le otorga un nivel global de validez legal.
Firma electrónica en cifras
- Para 2025, el 95% de los contratos se firmarán electrónicamente.**
- Tiempo de facturación reducido: de unos 10 minutos a menos de 3 minutos**
- Costo: $20.46 por una firma manuscrita / $10.47 por una firma electrónica***
- Retorno de la inversión: 48,8 % de ahorro***