Chaque jour, les entreprises font signer des dizaines de documents (voire des centaines dans les grandes organisations) par leurs collaborateurs, partenaires, clients, prospects, etc. Traditionnellement réalisée à la main, la signature repousse les échéances, fait perdre du temps et ralentit la productivité de toutes les personnes concernées.
Avec la dématérialisation des processus de l’entreprise et la généralisation de l’usage de la signature électronique, les entreprises ont de plus en plus recours à ce procédé pour la signature de leurs documents. Les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. Les fonctionnalités de signature électronique proposées dans l’ERP Odoo sont similaires à cet égard et offrent en plus certains avantages supplémentaires.
Signer des contrats, devis, avenants… Comment gérer tout cela en télétravail ?
Signer des contrats, devis, avenants… toutes ces tâches chronophages sont devenues encore plus lourdes avec le développement du télétravail. Les entreprises devaient généralement imprimer les documents, les envoyer par e-mail ou par courrier, puis attendre un retour ou une réponse pour finaliser une tâche ou valider des documents.
Mais cette approche présente plusieurs problèmes : tout le monde n’a pas d’imprimante ou de scanner à la maison, ce qui allonge les délais de traitement d’un document. Les e-mails et les courriers peuvent se perdre… Il faut suivre chaque envoi de près pour être sûr de ne rien rater… Les délais et la lourdeur de ce type de processus sont encore plus importants en situation de télétravail. Dans ce contexte, la signature électronique est un outil indispensable ! Certains acteurs économiques ont enregistré 200 % de souscriptions supplémentaires au printemps 2020 après la mise en place de la signature électronique.
La signature électronique dans l’ERP Odoo
Odoo est livré de série avec des fonctionnalités de signature électronique. Par exemple, elles sont directement intégrées dans les modules de devis et de commande. Chaque fois qu’un devis est envoyé au client, celui-ci peut le signer immédiatement, sans téléchargement ni utilisation d’un plugin spécifique.
L’ERP Odoo dispose également d’un module dédié pour d’autres types de documents. Le système convivial permet de signer directement des PDF et de parapher des pages en toute simplicité.
Il s’agit d’un module largement utilisé pour la signature de devis, de factures (par exemple après une installation de chaudière ou une désinsectisation), de documents importants et de certificats, directement depuis un smartphone ou une tablette. La signature électronique est aussi très utile pour les contrats de travail, conventions et autres documents internes.
Réduisez la charge administrative, passez au sans papier et améliorez vos taux de conversion…
Intégrée à votre ERP Odoo, la signature électronique permet à différents processus clés de l’entreprise d’être automatiquement mis à jour. Par exemple, une fois le devis signé, il est automatiquement transformé en commande. Un projet est ensuite créé afin que les équipes concernées soient informées des actions à entreprendre.
Le principal atout de la signature électronique réside dans sa capacité à réduire la charge administrative. Fini l’impression des documents, leur envoi par e-mail ou par courrier et leur numérisation… Vos équipes gagnent du temps et les performances de l’entreprise augmentent, grâce à la réduction des échanges inutiles.
Un autre avantage majeur, particulièrement pour les équipes commerciales, est la manière dont Odoo améliore les taux de conversion. En offrant la possibilité de signer immédiatement des devis ou des bons de commande, les prospects procrastinent moins et avancent plus vite dans le pipeline de vente. Une amélioration qui a un impact immédiat sur l’activité de votre entreprise.
Les signatures électroniques peuvent également permettre de gagner un temps considérable au sein du service des ressources humaines. C’est d’autant plus vrai avec l’augmentation du télétravail (par exemple pour valider des avenants aux contrats de travail). Les salarié·e·s n’ont plus besoin d’être sur site pour consulter et approuver des documents importants.
Les signatures électroniques réduisent aussi la consommation de papier, ce qui diminue l’impact environnemental de votre entreprise. La réduction de l’impact environnemental, dans une démarche RSE, contribue à renforcer l’image de l’entreprise.
Enfin, le module de signature électronique d’Odoo est certifié aux niveaux européen et américain, ce qui lui confère une validité juridique à l’échelle mondiale.
La Signature électronique en chiffres
- D’ici 2025, 95 % des contrats seront signés électroniquement**
- Temps de facturation réduit : d’environ 10 minutes à moins de 3 minutes**
- Coût : 20,46 $ pour une signature manuscrite / 10,47 $ pour une signature électronique***
- ROI : 48,8 % d’économies***