Chaque jour, les entreprises font signer des dizaines de documents (voire des centaines dans les grandes organisations) par leurs employés, partenaires, clients, prospects, etc. Traditionnellement effectuée à la main, la collecte des signatures repousse les échéances, fait perdre du temps et ralentit la productivité de toutes les personnes impliquées.
Avec la numérisation des processus d’entreprise et l’utilisation croissante de la signature électronique, les entreprises ont de plus en plus recours à cette méthode pour faire signer leurs documents. Les signatures électroniques ont la même valeur légale que les signatures manuscrites. Les fonctionnalités de signature électronique offertes dans Odoo ERP respectent cette équivalence et offrent en plus certains avantages supplémentaires.
Signature de contrats, de soumissions, d’avenants… Comment gérer tout ça en télétravail?
La signature de contrats, de soumissions, d’avenants… toutes ces tâches chronophages sont devenues encore plus lourdes avec la montée du télétravail. Les entreprises imprimaient habituellement les documents, les envoyaient par courriel ou par la poste, puis attendaient un retour ou une réponse pour pouvoir terminer une tâche ou approuver officiellement les documents.
Mais cette façon de faire pose plusieurs problèmes : tout le monde n’a pas d’imprimante ou de numériseur à la maison, ce qui augmente le temps nécessaire pour traiter un document. Les courriels et les lettres peuvent se perdre… Il faut suivre chaque envoi de près pour être sûr de ne rien manquer… Les délais de traitement et le caractère fastidieux de ce type de processus sont encore pires en contexte de télétravail. Dans ce contexte, la signature électronique devient un outil essentiel! Certains acteurs d’affaires ont enregistré une hausse de 200 % des abonnements au printemps 2020 après avoir déployé la signature électronique.
La signature électronique dans Odoo ERP
Odoo est livré de série avec des fonctionnalités de signature électronique. Par exemple, elles sont directement intégrées aux modules de soumission et de commande. Chaque fois qu’une soumission est envoyée au client, celui‑ci peut la signer immédiatement, sans téléchargement ni module d’extension particulier.
Le ERP Odoo dispose aussi d’un module dédié pour d’autres types de documents. Ce système convivial vous permet de signer des fichiers PDF directement et d’apposer des initiales sur les pages, sans tracas.
Il s’agit d’un module largement utilisé pour la signature de soumissions, de factures (pensez, par exemple, à la suite d’une installation de chaudière ou d’une extermination de parasites), de documents importants et de certificats directement à partir d’un téléphone intelligent ou d’une tablette. La signature électronique est également très utile pour les contrats de travail, les ententes et d’autres documents internes.
Réduisez les tâches administratives, éliminez le papier et améliorez vos taux de conversion…
Intégrée à votre ERP Odoo, la signature électronique permet à différents processus essentiels de l’entreprise d’être mis à jour automatiquement. Par exemple, une fois qu’une soumission est signée, elle est automatiquement transformée en commande. Un projet est ensuite créé afin que les équipes concernées soient informées des actions à poser.
Le principal avantage de la signature électronique réside dans sa capacité à réduire la charge administrative. Fini l’impression des documents, leur envoi par courriel ou par la poste et leur numérisation… Vos équipes gagnent du temps et la performance de l’entreprise s’améliore, grâce à la réduction des échanges inutiles.
Un autre avantage important, particulièrement pour les représentants, est la façon dont Odoo améliore les taux de conversion. En permettant de signer immédiatement les soumissions ou les bons de commande, les prospects remettent moins à plus tard et progressent plus rapidement dans le pipeline de vente. Une amélioration qui a un impact direct sur l’activité de votre entreprise.
Les signatures électroniques peuvent aussi représenter un gain de temps important pour le service des ressources humaines. C’est particulièrement vrai avec la hausse du télétravail (par exemple pour approuver des modifications aux contrats de travail). Les employés n’ont plus besoin d’être sur place pour consulter et valider des documents importants.
Les signatures électroniques permettent aussi de réduire l’utilisation de papier et, par conséquent, de diminuer l’impact environnemental de votre entreprise. La réduction de l’empreinte environnementale, dans une démarche de responsabilité sociale (RSE), peut également améliorer l’image d’une entreprise.
Enfin, le module de signature électronique d’Odoo est certifié aux niveaux européen et américain, ce qui lui confère une validité juridique à l’échelle mondiale.
La signature électronique en chiffres
- D’ici 2025, 95 % des contrats seront signés électroniquement**
- Temps de facturation réduit : d’environ 10 minutes à moins de 3 minutes**
- Coût : 20,46 $ pour une signature manuscrite / 10,47 $ pour une signature électronique***
- RSI : 48,8 % d’économies***