À une époque où les politiques de gouvernance des données sont omniprésentes, les services TI sont en première ligne. Ils sont responsables d’assurer la qualité des données au sein de l’entreprise : gestion de l’infrastructure, sensibilisation des équipes d’affaires et production de rapports à la direction. Leur mandat est très vaste et leurs responsabilités vont encore s’accroître avec l’arrivée du RGPD. Comment gérer efficacement une politique de gestion des données avec des horaires déjà surchargés? Une partie de la solution passe par la standardisation de vos systèmes informatiques. Comment? En intégrant une solution ERP agile et moderne comme Odoo.”
Commencez par les bases
Un projet ERP est un événement majeur pour toute entreprise, même avec la simplicité qui est propre à Odoo. Il transforme en profondeur les processus en place ainsi que les habitudes de travail des employés.
Évidemment, ce n’est pas un projet à prendre à la légère. Le problème, c’est que très souvent, il y a un effet de mode lorsqu’on met en place de nouvelles applications de gestion : les dirigeants d’entreprise peuvent vouloir tout faire en même temps. Grosse erreur! En effet, des changements trop importants peuvent provoquer des réactions négatives chez certains employés, et un faible taux d’adoption irait complètement à l’encontre de la standardisation recherchée. Une approche graduelle est donc la clé du succès.
Dans un premier temps, nous vous recommandons de ne déployer que les modules Odoo qui sont essentiels au cycle de vie du client : CRM, l’administration des ventes, la comptabilité clients (facturation et encaissement), la logistique et les achats. C’est déjà un projet d’envergure qui permettra de rendre vos processus beaucoup plus fluides et d’obtenir des gains de productivité importants. De plus, vos employés prendront l’habitude de travailler avec la nouvelle solution ERP et vous serez en mesure de gérer le changement plus efficacement. Enfin, en vous appropriant le logiciel ERP, vous identifierez les méthodes de travail qui doivent être repensées. Une fois Odoo déployé, vous partirez d’une base solide.
Étendre progressivement la portée de votre ERP
Une fois que cette première étape aura été « acceptée » par l’ensemble des parties prenantes (équipes métiers, direction, TI et intégrateur, etc.), vous pourrez envisager en toute confiance la suite du déploiement. D’autres services, comme les RH, le marketing et les communications, pourront alors tirer pleinement parti des fonctionnalités que Odoo prend en charge. Des modules (ou applications, comme Odoo Odoo les appelle) dédiés à la gestion du site Web, du blogue, du recrutement et de la gestion des employés, etc. sont de véritables sources de productivité additionnelle autant pour les employés que pour l’équipe TI.
En effet, ces modules vous permettent d’aller encore plus loin dans la standardisation de votre environnement TI en centralisant la majorité des processus d’affaires internes. Les données transitent par une seule application logicielle; cela améliore grandement la fluidité grâce à la réduction drastique du nombre d’interfaces nécessaires, et le dédoublement des efforts devient un lointain souvenir. Autrement dit, ce sont des avantages majeurs pour l’équipe TI et pour l’organisation qu’on ne peut pas ignorer.
Éliminer le shadow IT
Odoo ERP est maintenant l’outil de travail principal pour la grande majorité des employés de l’entreprise. Il reste néanmoins quelques applications et fichiers Excel qui survivront dans l’ombre des différents services, que ce soit en raison d’une résistance au changement ou parce qu’une fonctionnalité très spécifique n’a pas été intégrée à Odoo, il existe encore des raisons de maintenir cette informatique fantôme (« shadow IT »). Ce phénomène – qui se définit comme l’utilisation d’applications sans l’accord du service des TI et donc sans les relier au système informatique principal – pose actuellement problème à de nombreuses entreprises. Heureusement, Odoo rend la lutte contre le shadow IT à la fois simple et réellement possible.
L’une des caractéristiques propres à cette solution ERP est son caractère open source, ce qui signifie que si aucune des 10 000 applications ne répond à un besoin précis, il est tout à fait possible de lancer un développement sur mesure. Avec l’appui d’un bon intégrateur, il est possible de connecter pratiquement n’importe quelle application et de répondre à 99 % des besoins de l’entreprise. Les employés n’auront donc plus aucune raison valable de contourner les processus officiels. Avec Odoo, les systèmes informatiques tentaculaires ne se sont jamais sentis aussi loin!