Déclenchez une révolution, pas la guerre ! Avant de commencer à bousculer les habitudes dans une entreprise, il est important de faire comprendre aux collaborateurs les avantages de la transformation digitale qui accompagnent le déploiement d’un ERP. La mise en place d’un tel logiciel au sein d’une organisation exige un processus de gestion du changement bien réfléchi afin que toute l’entreprise puisse avancer dans la même direction.
Pour faire face aux résistances éventuelles, le choix de l’ERP et du plan de déploiement par votre entreprise doit être stratégique. Voici quelques conseils pour gérer le changement sereinement et efficacement dans votre organisation.
Un ERP qui structure mieux,
mais s’adapte aussi à vos processus et à vos équipes
L’histoire a montré que les révolutions les plus marquantes n’ont pas été les plus radicales. Comme nous l’avons vu, l’ERP joue un rôle majeur dans la transformation digitale d’une entreprise.
Toutefois, l’intégration d’un progiciel de gestion ne doit en aucun cas créer une rupture radicale dans l’organisation. Comme tout nouveau venu dans une équipe, c’est à l’ERP de bien s’intégrer dans la dynamique de l’entreprise avant d’apporter progressivement de la valeur ajoutée. Un prestataire ERP est en mesure de faciliter cette intégration.
Ainsi, avant de déployer un progiciel de gestion intégré dans votre organisation, il est essentiel de « marketer » le projet. Vous devez informer les collaborateurs que des changements dans les processus internes sont à prévoir et qu’ils seront impliqués dans leur refonte. Information et implication sont les clés de la réussite.
Si vous ne communiquez pas et que vous menez votre projet ERP en solitaire, il y a de fortes chances que vous soyez le seul à l’utiliser… L’ERP peut parfois être perçu comme un « Big Brother » capable de contrôler tout ce que fait le collaborateur, ou comme un robot qui va le remplacer et provoquer des suppressions de postes… Ce n’est pas l’image que vous voulez donner.
Pour bien démarrer, l’ERP doit d’abord remplir sa mission de centralisateur de données et de facilitateur des échanges. Les collaborateurs doivent conserver l’image de l’ERP comme un outil pratique conçu pour optimiser leurs performances, et non comme un mauvais présage qui va perturber leurs modes de fonctionnement actuels. C’est pourquoi une intégration fluide passe en partie par l’implication des employés dans la dynamique de transformation organisationnelle.
Un ERP qui accompagne en douceur les changements radicaux liés à la numérisation
Pour répondre à la résistance au changement des collaborateurs face à la transformation numérique, il faut s’attaquer aux freins qui les retiennent. À ce stade, la communication doit porter davantage sur les enjeux managériaux et moins sur les explications techniques liées à la mise en place des solutions IT. Le collaborateur doit se sentir impliqué. Et pour s’impliquer, il faut être motivé !
Pour trouver un argument de motivation qui fera prendre conscience des enjeux à vos équipes, vous pouvez vous appuyer sur le modèle Valence / Instrumentalité / Expectation de Victor Vroom (1964). Bien entendu, il faudra l’adapter à votre contexte.
Par exemple, disposer d’un ERP permettra à l’équipe commerciale d’avoir de la visibilité et de la traçabilité sur ses actions. Elle pourra ainsi évaluer correctement ses chances de succès dans ses projets (Expectation).
Ensuite, avec l’intégration du CRM dans l’ERP, ils disposeront d’une solution efficace pour rester en permanence à jour dans le suivi des prospects et pour fournir des données pertinentes sur les personnes à contacter, ce qui leur permettra, au final, de maximiser leurs chances de conclure des ventes.
Leur réussite commerciale leur permettra d’augmenter leurs commissions (Instrumentalité). En outre, les fonctionnalités offertes par un ERP donneront aux employés davantage de valeur à leur travail (Valence), en automatisant les tâches répétitives et chronophages.
Même si la numérisation implique en partie de déléguer une partie de la gestion de l’entreprise à des logiciels, le salarié doit rester au cœur des préoccupations liées à la transformation digitale. La direction et les employés ne sont pas seulement témoins de cette transformation, ils en sont les principaux acteurs. En intégrant de nouvelles technologies et en répondant aux nouvelles exigences du marché, les entreprises se réinventent et transforment littéralement la société.
Êtes-vous prêt à entamer la transformation digitale de votre entreprise avec un ERP ?
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