Allumez la révolution, pas la guerre! Avant de commencer à bousculer les choses dans une entreprise, il est important de faire comprendre aux employé·es les avantages de la transformation numérique qui accompagnent le déploiement d’un ERP. La mise en place d’un tel logiciel dans une organisation nécessite un processus de gestion du changement bien réfléchi pour que l’ensemble de l’entreprise avance dans la même direction.
Pour faire face aux résistances possibles, le choix de l’ERP par votre entreprise ainsi que le plan de déploiement doivent être stratégiques. Voici quelques conseils pour gérer le changement sereinement et efficacement dans votre organisation.
Un ERP qui améliore la structure,
mais qui s’adapte aussi à vos processus et à vos employé·es
L’histoire a démontré que les révolutions les plus marquantes n’ont pas été les plus radicales. Comme nous l’avons vu, l’ERP joue un rôle majeur dans la transformation numérique d’une entreprise.
Cependant, l’intégration d’un logiciel de gestion ne doit en aucun cas créer une rupture radicale dans l’organisation. Comme tout nouveau membre d’une équipe, c’est à l’ERP de bien s’intégrer à la dynamique de l’entreprise avant d’ajouter progressivement de la valeur. Un fournisseur de services ERP est en mesure de faciliter cette intégration.
Ainsi, avant d’implanter un progiciel de gestion intégré dans votre organisation, il est essentiel de « vendre » le projet. Vous devez informer les employé·es que des changements aux processus internes sont à prévoir et qu’ils et elles seront impliqué·es dans leur refonte. L’information et la participation sont les clés du succès.
Si vous ne communiquez pas et que vous menez votre projet d’ERP en solo, il y a de fortes chances que vous soyez la seule personne à l’utiliser… Un ERP peut parfois être perçu comme un « Big Brother » capable de tout contrôler de ce que fait l’employé, ou comme un robot qui va le remplacer et provoquer des pertes d’emplois… Ce n’est pas l’image que vous voulez donner.
Pour bien partir, l’ERP doit d’abord remplir sa mission en tant que centralisateur de données et facilitateur des échanges. Les employés doivent conserver l’image de l’ERP comme un outil pratique conçu pour optimiser leur performance, et non comme un mauvais présage qui viendra bousculer leurs façons de faire actuelles. C’est pourquoi une partie d’une intégration en douceur consiste à inclure les employés dans la dynamique de transformation organisationnelle.
Un ERP qui accompagne en douceur les changements radicaux créés par la numérisation
Pour répondre à la résistance au changement des employés face à la transformation numérique, il faut s’attaquer aux freins qui les retiennent. À ce niveau, la communication devrait porter davantage sur les enjeux de gestion et moins sur les explications techniques entourant la mise en place des solutions TI. L’employé doit se sentir impliqué. Et pour s’impliquer, il faut être motivé!
Pour trouver un argument de motivation qui éveillera la conscience de vos équipes, vous pouvez vous appuyer sur le modèle Valence / Instrumentalité / Expectative de Victor Vroom (1964). Bien entendu, vous devrez l’adapter à votre contexte.
Par exemple, le fait d’implanter un ERP permettra à l’équipe des ventes d’avoir une visibilité et une traçabilité sur ses actions. Elle pourra ainsi bien évaluer ses chances de succès dans ses projets (Expectative).
Ensuite, avec l’intégration du CRM à l’ERP, ils disposeront d’une solution efficace pour rester constamment à jour dans le suivi des prospects et fournir des données pertinentes sur les personnes à contacter, ce qui maximisera ultimement leurs chances de conclure des ventes.
Leur succès en vente leur permettra d’augmenter leurs commissions (Instrumentalité). De plus, les fonctionnalités offertes par un ERP donneront aux employés davantage de valeur à leur travail (Valence), en automatisant les tâches répétitives et chronophages.
Même si la numérisation implique en partie de déléguer une portion de la gestion de l’entreprise à des logiciels, l’employé doit demeurer au cœur des préoccupations liées à la transformation numérique. La direction et les employés ne sont pas que des témoins de cette transformation, ils en sont les principaux acteurs. En intégrant les nouvelles technologies et les nouvelles exigences du marché, les entreprises se réinventent et transforment littéralement leur organisation.
Êtes‑vous prêt à amorcer la transformation numérique de votre entreprise avec un ERP?
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