Le défi de la gestion de projet consistant à trouver le bon équilibre entre liberté et structure a toujours été une question délicate pour les entreprises. Trop de flexibilité peut facilement mener à une désorganisation totale. Mais rendre les processus plus rigides pour obtenir une vision plus claire des étapes du projet peut alourdir l’organisation interne et démotiver les membres du projet. Alors, vaut-il mieux créer vos propres outils de gestion de projet dans un fichier Excel ou faire confiance aux logiciels de gestion des tâches (Task Management Software, TMS) leaders du marché ? L’idéal serait une solution intermédiaire qui vous permette de structurer votre activité et d’en tirer parti sans sacrifier l’agilité et la singularité de vos processus actuels...Et si un tel logiciel existait vraiment ?
Le bon équilibre entre organisation et agilité
La gestion de projet est un élément essentiel de la structure de toute entreprise. Sans elle, pas de collaboration, pas de réflexion constructive, pas de plans d’action… rien. Au premier abord, piloter un projet peut sembler simple : ce n’est qu’une suite d’étapes et de tâches à réaliser pour mener un projet à bien. Pourtant, lorsque vous endossez le rôle de chef de projet,vous réalisez vite qu’une gestion efficace est plus complexe qu’il n’y paraît.Plusieurs difficultés peuvent apparaître : décalages horaires, agendas incompatibles, outils qui freinent la collaboration efficace ou encore les incessants retours en arrière qui accompagnent souvent les premières phases du cycle de vie d’un projet.
Certaines personnes choisissent de ne pas utiliser de logiciel et de se contenter de tableaux Excel pour suivre l’avancement et répartir les tâches. D’autres s’appuient sur les fonctionnalités de l’intranet de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent utiliser des messageries instantanées comme Slack ou des réseaux sociaux internes comme Yammer, qui permettent de créer des groupes. Mais dès que vous atteignez une certaine taille ou un certain nombre de projets, ces méthodes deviennent vite ingérables, et il devient alors nécessaire de s’équiper d’un logiciel TMS dédié. Cela permet de fluidifier certains workflows, de simplifier et même d’automatiser certaines tâches. En résumé, c’est une manière de structurer la gestion de projet pour que chacun s’y retrouve facilement. Attention toutefois à ne pas tout cloisonner ni tout standardiser : à trop en faire, vous risquez de perdre complètement votre capacité d’adaptation et d’évolution.
Mettre en place de bonnes pratiques pour gagner en productivité
Il existe des dizaines de logiciels TMS sur le marché : Trello, Taskworld, Asana, Monday... Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients, mais le manque de flexibilité reste le défaut le plus souvent cité. Très souvent, le déploiement d’une solution de gestion des tâches impose à l’entreprise de se plier à son mode de fonctionnement. Cela peut entraîner une perte importante d’agilité. Ce manque de personnalisation peut alors se transformer en lourdeur administrative et pousser les employés à revenir à leurs anciennes méthodes. Et soyons honnêtes : on est loin de la situation idéale.
Mais comment trouver un logiciel de gestion qui s’adapte parfaitement à votre structure et vous permette de mettre en place de bonnes pratiques ? Pour le savoir, regardons du côté d’Odoo... Les créateurs d’Odoo ont intégré l’agilité dans l’ADN d’Odoo. La suite ERP d’Odoo fait penser à des blocs de construction qui permettent aux entreprises de se digitaliser en fonction de leurs besoins et d’ajouter des briques au fur et à mesure de leur croissance. Chacun de ses modules, y compris le module de gestion de projet, est également très adaptable. Grâce à Odoo,vous profitez de toutes les fonctions clés d’un logiciel de gestion de projet performant (Kanban, Gantt, calendriers partagés, gestion des échéances, mise en place d’indicateurs, etc.) sans perdre la maîtrise des processus spécifiques à votre organisation. Un autre avantage majeur d’Odoo ? L’interconnexion.
Créez un écosystème digital interconnecté
En choisissant Odoo pour la gestion de projet, vous levez un obstacle majeur : le rapprochement entre votre logiciel de gestion des tâches et le reste de votre écosystème. Décider d’intégrer un logiciel autonome impliquerait de nombreuses opérations de développement pour le connecter à un ERP, un CRM ou un logiciel PLM (Product Lifestyle Management). Vous devriez importer/exporter manuellement chaque fichier ou effectuer de nombreuses ressaisies. Dans ce cas, les risques d’erreurs informatiques réapparaissent rapidement et les utilisateurs abandonnent vite ces processus fastidieux pour se simplifier la vie.
L’avantage avec Odoo, c’est que vous pouvez créer une Digital Workplace, en toute simplicité : connectez la production avec la gestion de projet, la comptabilité, les RH, la gestion d’événements, etc. Odoo Odoo dispose d’une suite de modules extrêmement variée qui offre des possibilités quasi illimitées.
L’atout Odoo pour la gestion de projet
L’un des grands atouts d’Odoo pour la gestion de projet – nous l’avons évoqué tout au long de cet article –, c’est son ultra‑personnalisation. Par exemple, vous pouvez personnaliser le mode kanban et regrouper les tâches par étape, par responsable, par échéance, etc. Vous pouvez aussi modifier les titres de chaque section et créer des étapes spécifiques pour chaque projet. Odoo propose également des fonctionnalités d’analyse avancées, afin que vous puissiez suivre de près la rentabilité et la performance de chaque projet.
Partenaire Odoo Gold Captivea
Captivea est un Partenaire Odoo accompagne les entreprises dans l’intégration d’Odoo. Captivea est un partenaire Odoo Gold et certifié Odoo.