Le défi en gestion de projet pour trouver le bon équilibre entre liberté et structure a toujours été un enjeu de taille pour les entreprises. Trop de flexibilité peut facilement mener à une désorganisation complète. Mais rendre les processus plus rigides pour avoir une vision plus claire des étapes d’un projet peut alourdir l’organisation interne et démotiver les membres de l’équipe. Alors, vaut-il mieux créer vos propres outils de gestion de projet dans un fichier Excel ou faire confiance aux logiciels de gestion des tâches (Task Management Software – TMS) qui dominent le marché? L’idéal serait une solution intermédiaire qui vous permette de structurer vos activités et d’en tirer pleinement profit sans sacrifier l’agilité ni la spécificité de vos processus actuels…Et si un tel logiciel existait?
Le juste équilibre entre organisation et agilité
La gestion de projet est un volet essentiel de la structure de toute entreprise. Sans elle, pas de collaboration, pas de remue-méninges constructif, pas de plan d’action… rien. Au départ, gérer un projet peut sembler simple : ce n’est qu’une suite d’étapes et de tâches à accomplir pour mener le projet à terme avec succès. Pourtant, dès que vous endossez le rôle de gestionnaire de projet, vous réalisez rapidement qu’une gestion efficace est plus complexe qu’il n’y paraît. Plusieurs défis peuvent se présenter : décalage horaire, conflits d’horaire, outils qui nuisent à une collaboration efficace ou encore les retours en arrière constants qui sont monnaie courante aux premières étapes du cycle de vie d’un projet.
Certaines personnes choisissent de ne pas utiliser de logiciel spécialisé et préfèrent plutôt des feuilles de calcul Excel pour suivre l’avancement et répartir les tâches. D’autres s’en remettent aux fonctionnalités de l’intranet de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent utiliser des services de messagerie instantanée comme Slack ou des réseaux sociaux internes comme Yammer, qui permettent de créer des groupes. Mais une fois qu’on atteint une certaine taille ou un certain nombre de projets, ces méthodes deviennent rapidement impossibles à gérer, et il devient alors nécessaire de s’équiper d’un logiciel de gestion de projets (TMS) dédié. Cela permet de fluidifier certains flux de travail, de simplifier et même d’automatiser certaines tâches. En résumé, c’est une façon de structurer la gestion de projet pour que tout le monde s’y retrouve facilement. Toutefois, attention à ne pas tout compartimenter et tout standardiser : à trop en faire, vous risquez de perdre complètement votre capacité d’adaptation et d’évolution.
Mettre en place de bonnes pratiques pour accroître la productivité
Il existe des dizaines de logiciels TMS sur le marché : Trello, Taskworld, Asana, Monday… Chaque solution a ses forces et ses faiblesses, mais le manque de flexibilité demeure le reproche le plus fréquent. Bien souvent, le déploiement d’une solution de gestion des tâches oblige l’entreprise à se plier à son mode de fonctionnement. Cela peut entraîner une perte importante d’agilité. Ce manque de personnalisation peut ensuite se transformer en lourdeur administrative et inciter les employés à retourner à leurs anciennes méthodes. Et disons-le franchement : on est loin de la situation idéale.
Mais comment trouver un logiciel de gestion qui s’adapte parfaitement à votre organisation et qui vous permette de mettre en place de bonnes pratiques? Voyons voir ce qu’Odoo a à offrir… Les créateurs d’Odoo ont intégré l’agilité à l’ADN même d’Odoo. La suite ERP d’Odoo fait penser à un jeu de blocs de construction qui permet aux entreprises de se numériser selon leurs besoins et d’ajouter des modules au fur et à mesure de leur croissance. Chacun de ses modules, dont celui de gestion de projet, est aussi très adaptable. Grâce à Odoo, vous pourrez profiter de toutes les fonctions clés d’un logiciel de gestion de projet performant (Kanban, Gantt, calendriers partagés, gestion des échéances, mise en place d’indicateurs, etc.) sans perdre le contrôle des processus propres à votre organisation. Un autre avantage majeur d’Odoo? L’interconnexion.
Créez un écosystème numérique interconnecté
En choisissant Odoo pour la gestion de projet, vous éliminez un énorme obstacle : le lien entre votre logiciel de gestion des tâches et le reste de votre écosystème. Décider d’intégrer un logiciel autonome exigerait beaucoup de programmation pour le connecter à un ERP, un CRM ou un logiciel de PLM (Product Lifecycle Management). Il vous faudrait importer et exporter chaque fichier manuellement ou faire de nombreuses ressaisies. Dans ce cas, les risques d’erreurs informatiques réapparaissent et les utilisateurs abandonneront rapidement ces processus fastidieux pour se simplifier la vie.
Avec Odoo, l’avantage, c’est que vous pouvez créer un environnement de travail numérique, sans effort : reliez la production à la gestion de projet, à la comptabilité, aux RH, à la gestion d’événements, etc. Odoo dispose d’une suite de modules extrêmement variée qui offre des possibilités quasi illimitées.
L’avantage d’Odoo pour la gestion de projet
L’un des grands atouts d’Odoo pour la gestion de projet – nous l’avons mentionné tout au long de cet article – c’est son ultra‑personnalisation. Par exemple, vous pouvez personnaliser le mode Kanban et regrouper les tâches par étape, responsable, échéance, etc. Vous pouvez aussi modifier les titres de chaque section et créer des étapes spécifiques pour chaque projet. Odoo offre également des fonctionnalités d’analytique avancée, afin que vous puissiez suivre de près la rentabilité et la performance de chaque projet.
Captivea Partenaire Odoo Gold
Captivea est un Partenaire Odoo accompagne les entreprises dans l’implantation d’Odoo. Captivea est un partenaire Odoo Gold et certifié Odoo.