Plus organisé, plus productif, plus autonome
Fondée en 2020, L'Agence Événementielle, basée à Metz, s’est rapidement démarquée dans la région Grand Est grâce à son approche innovante et responsable de la gestion d’événements B2B. Spécialisée dans des solutions sur mesure allant de la communication événementielle aux animations de centres commerciaux, elle s’engage à proposer des événements à la fois performants et respectueux de l’environnement.
Vous l’aurez compris : L’Agence Événementielle est en quête permanente d’innovation et d’amélioration. Elle a trouvé la solution avec l’ERP Odoo, accompagné par Captivea. Le résultat ? Une productivité en hausse, une organisation optimisée et des équipes plus autonomes. Voici comment tout a changé :
Centralisation des données
L'Agence Événementielle a regroupé l’ensemble de ses activités sur une seule plateforme, Odoo ERP, grâce à l’expertise de Captivea. Cela a simplifié la gestion de projet et permis à chaque membre de l’équipe de bénéficier d’une vue d’ensemble complète.
« Toutes ces fonctionnalités d’Odoo sont très intéressantes pour les membres de l’équipe, car elles offrent une vue d’ensemble sur tout ce qui est en cours. », explique Jules Condé.
Renforcement des processus métiers
Grâce à l’approche méthodologique de Captivea, l’agence a pu optimiser ses processus et intégrer des automatisations comme l’envoi de devis et la signature électronique. Cette transformation a renforcé l’efficacité tout en réduisant les délais de traitement.
Jules Condé partage une anecdote :
« Un client a demandé une prestation supplémentaire et, malgré notre utilisation encore récente d’Odoo, mon chef de projet a pu traiter la demande et envoyer le devis en deux clics après quelques ajustements rapides. Le devis a été validé en quelques jours et la facture d’acompte a été générée immédiatement après. Cela a démontré la simplicité d’Odoo et la capacité de mon équipe à être autonome tout en conservant un processus de vérification. Le véritable avantage : tout est centralisé au même endroit. »
Chez Captivea, nous prenons le temps de comprendre les processus de chaque client afin de proposer des solutions sur mesure. Nous accompagnons nos clients grâce à du conseil opérationnel et une expertise pour optimiser leurs processus et améliorer leur gestion.
Améliorer l’expérience client
Avec l’intégration d’Odoo, l’agence a mis en place un espace client où chaque utilisateur peut retrouver facilement ses documents et ses factures, ce qui simplifie les échanges et renforce la relation client.
Comme le souligne Jules Condé :
« Le portail client intégré est un atout majeur, car il permet à nos clients de retrouver facilement leurs factures, rendant le processus bien plus pratique. »
Autonomie des collaborateurs
Grâce à l’accompagnement de Captivea, les équipes de L’Agence Événementielle ont été formées pour exploiter pleinement Odoo. Cet accompagnement leur a permis de gagner en autonomie tout en structurant leurs processus de travail.
Jules Condé précise :
« Mes collaborateurs peuvent gérer leurs tâches sans avoir besoin d’une supervision permanente, ce qui libère du temps pour tout le monde. »
Trop d’outils, trop de complexité : il était temps d’agir
Avant de passer à Odoo, L’Agence Événementielle utilisait plusieurs outils qui ne répondaient que partiellement à ses besoins.
Jules Condé explique : « J’ai testé plusieurs solutions, dont Bitrix24, Trello et Outlook, mais aucune ne répondait vraiment à nos attentes. Nous n’avions pas d’outils bien définis ni réellement adaptés. »
La gestion de projet, la communication interne et le suivi client étaient éparpillés sur différentes plateformes, ce qui créait des incohérences et ralentissait l’équipe.
Les problèmes rencontrés étaient notamment les suivants :
- La dispersion de l’information sur plusieurs plateformes.
- Un manque d’intuitivité pour les équipes, qui perdaient du temps à passer d’un outil à l’autre.
- Un suivi des projets et des clients non optimisé.
- L’absence d’interconnexion entre les différentes fonctions de l’entreprise compliquait chaque tâche.
Un projet sur mesure : intégration d’Odoo avec Captivea
C’est lors d’une rencontre avec Maxime Grieshaber, CEO de Captivea Luxembourg, partenaire Odoo Gold au Luxembourg, que Jules Condé a découvert Odoo. Le progiciel de gestion intégré (ERP) a rapidement attiré l’attention de l’agence grâce à sa capacité à centraliser l’ensemble des fonctions de l’entreprise
Jules Condé souligne le rôle clé de Captivea dans le choix d’Odoo, en mettant en avant notre expertise qui a démontré la flexibilité de la solution, particulièrement adaptée au secteur de l’événementiel.
L’expertise des consultants de Captivea
La qualité de l’accompagnement proposé par Captivea a été un point fort de la collaboration ; l’ intégration d’Odoo avec Captivea s’est déroulée de manière fluide.
Des explications et des démonstrations concrètes ont facilité l’adoption rapide du système par les équipes de l’agence
Florian Allegre, chef de projet chez Captivea, partage également son retour d’expérience :
« L’objectif principal était de tout centraliser sur une seule plateforme tout en garantissant des données propres et exploitables. Cela a demandé un travail minutieux, mais le résultat permet aujourd’hui une gestion fluide des projets, des stocks et des devis, tout en renforçant la fiabilité de la comptabilité. »
La collaboration entre L’Agence Événementielle et Captivea s’est déroulée dans un climat de confiance. Une communication régulière et des sessions de formation ont permis aux équipes de l’agence de maîtriser rapidement Odoo.
L’Agence Événementielle a choisi Captivea non seulement pour son expertise technique, mais aussi pour son accompagnement personnalisé.
Jules Condé explique : « Ce qui m’a convaincu chez Captivea, c’est leur réactivité et leur expertise technique. L’équipe était disponible pour répondre à toutes mes questions et faciliter l’adoption de l’outil au sein de mon entreprise. »
Chez Captivea, nous proposons un accompagnement sur mesure, assuré par des consultants Odoo qui vous comprennent.
Organiser des événements devient plus simple
L’Agence Événementielle, guidée par l’expertise de Captivea, a trouvé dans Odoo la solution idéale pour simplifier ses processus :
« Ce qui m’a séduit dans Odoo, c’est sa capacité à tout centraliser : gestion de projets, CRM, comptabilité… Tout est interconnecté, ce qui simplifie énormément notre travail au quotidien. » « Odoo nous a permis d’améliorer nos processus et de nous concentrer davantage sur la qualité de nos prestations. »
L’agence a gagné en autonomie et en efficacité grâce au caractère centralisé de l’outil. La possibilité de suivre les tâches en temps réel, gérer les contrats et signer les documents directement via l’ERP a été un véritable atout.
« Aujourd’hui, je signe même mes contrats pour les intermittents directement via Odoo, avec envoi automatique des e-mails. »
En optimisant la gestion des contrats, Captivea a simplifié le processus administratif de l’agence tout en évitant la prolifération d’outils externes.
Toute la partie comptable d’Odoo m’a vraiment intéressé, surtout pour la saisie et le suivi des données. Ce n’était pas forcément pour remplacer un comptable, mais plutôt pour la collecte d’informations. C’était une fonctionnalité très utile, d’autant plus que je n’avais rien de comparable auparavant."
La solution a nettement amélioré la gestion comptable, en simplifiant la saisie et le suivi des données.
Modules conçus pour la gestion d’événements
L’Agence Événementielle a mis en place plusieurs modules Odoo clés pour optimiser sa gestion interne :
- Gestion de projet : La gestion de projet est désormais fluide grâce à l’interconnexion entre les projets, le CRM et les contacts clients.
- CRM et comptabilité : Ces modules permettent un suivi rigoureux des clients et une gestion comptable simplifiée.
- Marketing automation : Utilisé non seulement pour les besoins internes de l’agence, mais aussi pour gérer les campagnes marketing des clients.
- Gestion d’événements : Un module essentiel pour le cœur de métier de l’agence, permettant de planifier et de suivre en temps réel tous les aspects des événements.
Pour en savoir plus sur le projet de L’Agence Événementielle avec Captivea, rendez-vous sur la page de références clients.
Les prospects avec Captivea et Odoo
L'Agence Événementielle en est seulement à ses débuts avec Captivea et Odoo. L’intégration de nouveaux modules permettra d’améliorer encore la gestion des événements tout en accompagnant la croissance à long terme de l’agence.
Jules Condé prévoit d’étendre l’utilisation de la plateforme avec des modules comme le live chat, la gestion de location ou l’e-commerce.
« Le potentiel d’Odoo est immense. Chaque nouveau module que nous intégrons enrichit notre façon de travailler et ouvre de nouvelles opportunités », affirme-t-il.
La collaboration entre L'Agence Événementielle et Captivea a été marquée par la disponibilité et le professionnalisme des consultants.
Jules Condé concludes:
« Ce qui est vraiment positif, c’est l’accompagnement constant que je reçois de l’équipe de Captivea pour faire évoluer mes besoins. Le chef de projet est toujours disponible, que ce soit par téléphone ou en visioconférence, et tout fonctionne parfaitement. »
Nous remercions chaleureusement L'Agence Événementielle et son fondateur, Jules Condé, pour leur confiance et leur collaboration.
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