Plus organisée, plus productive, plus autonome
Fondée en 2020, L'Agence Événementielle, située à Metz, s’est rapidement démarquée dans la région Grand Est grâce à son approche innovante et responsable de la gestion d’événements B2B. Spécialisée dans les solutions sur mesure, allant de la communication événementielle aux animations de centres commerciaux, elle s’engage à offrir des événements à la fois performants et respectueux de l’environnement.
Vous l’aurez compris : L’Agence Événementielle est en constante recherche d’innovation et d’amélioration. Elle a trouvé la solution avec l’ERP Odoo, accompagné par Captivea. Résultat : une productivité accrue, une organisation au top et des équipes plus autonomes. Voici comment tout a changé :
Centralisation des données
L'Agence Événementielle a regroupé l’ensemble de ses activités sur une seule plateforme, Odoo ERP, grâce à l’expertise de Captivea. Cette démarche a simplifié la gestion de projets et permis à chaque membre de l’équipe de bénéficier d’une vue d’ensemble complète.
« Toutes ces fonctionnalités Odoo sont très intéressantes pour les membres de l’équipe, car elles offrent une vue d’ensemble sur tout ce qui est en cours. », explique Jules Condé.
Renforcement des processus d’affaires
Grâce à l’approche méthodologique de Captivea, l’agence a pu optimiser ses processus et intégrer des automatisations comme l’envoi de soumissions et les signatures électroniques. Cette transformation a amélioré l’efficacité tout en réduisant les délais de traitement.
Jules Condé partage une anecdote :
« Un client a demandé un service supplémentaire et, même si nous commencions tout juste à utiliser Odoo, mon gestionnaire de projet a pu traiter la demande et envoyer la soumission en deux clics après quelques ajustements rapides. La soumission a été approuvée en quelques jours et la facture d’acompte a été générée immédiatement après. Ça a démontré la simplicité d’Odoo et la capacité de mon équipe à être autonome tout en gardant un processus de vérification. Le vrai avantage : tout est centralisé au même endroit. »
Chez Captivea, nous prenons le temps de comprendre les processus de chaque client afin de proposer des solutions sur mesure. Nous accompagnons nos clients grâce à des services‑conseils en gestion et à notre expertise pour optimiser leurs processus et améliorer leur gestion.
Améliorer l’expérience client
Avec l’intégration d’Odoo, l’agence a mis en place un espace client où chaque utilisateur peut facilement retrouver ses documents et ses factures, ce qui simplifie les échanges et renforce la relation avec la clientèle.
Comme le souligne Jules Condé :
« Le portail client intégré est un atout majeur, car il permet à nos clients de retrouver facilement leurs factures, ce qui rend le processus beaucoup plus pratique. »
Autonomie des membres de l’équipe
Grâce à l’accompagnement de Captivea, les équipes de L’Agence Événementielle ont été formées pour tirer pleinement parti d’Odoo. Ce soutien leur a permis de gagner en autonomie tout en structurant leurs processus de travail.
Jules Condé remarque :
« Mes employés peuvent gérer leurs tâches sans supervision constante, ce qui libère du temps pour tout le monde. »
Trop d’outils, trop de complexité : il était temps d’agir
Avant de passer à Odoo, L’Agence Événementielle utilisait plusieurs outils qui répondaient seulement en partie à ses besoins.
Jules Condé explique : « J’ai testé plusieurs solutions, dont Bitrix24, Trello et Outlook, mais aucune ne répondait vraiment à nos attentes. Nous n’avions pas d’outils bien définis ni réellement adaptés. »
La gestion de projet, la communication interne et le suivi des clients étaient éparpillés sur différentes plateformes, ce qui créait des incohérences et ralentissait l’équipe.
Les problèmes rencontrés comprenaient notamment :
- La dispersion de l’information sur plusieurs plateformes.
- Un manque d’intuitivité pour les équipes, qui perdaient du temps à passer d’un outil à l’autre.
- Un suivi non optimisé des projets et des clients.
- Le manque d’interconnexion entre les différentes fonctions de l’entreprise rendait chaque tâche plus compliquée.
Un projet sur mesure : intégration d’Odoo avec Captivea
C’est lors d’une rencontre avec Maxime Grieshaber, président-directeur général de Captivea Luxembourg, Partenaire Odoo Gold au Luxembourg, que Jules Condé a découvert Odoo. Le système ERP a rapidement retenu l’attention de l’agence grâce à sa capacité à centraliser l’ensemble des fonctions de l’entreprise
Jules Condé souligne le rôle clé de Captivea dans le choix d’Odoo, en mettant de l’avant notre expertise qui a démontré la flexibilité de la solution, particulièrement adaptée au secteur de l’événementiel.
L’expertise des consultants de Captivea
La qualité de l’accompagnement offert par Captivea a été un point fort de la collaboration; l’ intégration d’Odoo avec Captivea s’est déroulée en toute fluidité.
Des explications et des démonstrations concrètes ont facilité l’adoption rapide du système par les équipes de l’agence.
Florian Allegre, chargé de projet chez Captivea, partage également son expérience :
« L’objectif principal était de tout centraliser sur une seule plateforme tout en s’assurant que les données soient propres et exploitables. Ça a demandé un travail minutieux, mais le résultat nous permet maintenant de gérer plus facilement les projets, l’inventaire et les soumissions, tout en améliorant la précision de la comptabilité. »
La collaboration entre L’Agence Événementielle et Captivea s’est déroulée dans un climat de confiance. Des communications régulières et des séances de formation ont permis aux équipes de l’agence de maîtriser rapidement Odoo.
L’Agence Événementielle a choisi Captivea non seulement pour son expertise technique, mais aussi pour son accompagnement personnalisé.
Jules Condé explique : « Ce qui m’a convaincu chez Captivea, c’est leur rapidité de réponse et leur expertise technique. L’équipe était disponible pour répondre à toutes mes questions et faciliter l’adoption de l’outil au sein de mon entreprise. »
Chez Captivea, nous offrons un accompagnement sur mesure, avec des consultants Odoo qui vous comprennent.
Organiser des événements devient plus simple
L’Agence Événementielle, guidée par l’expertise de Captivea, a trouvé dans Odoo la solution idéale pour simplifier ses processus :
« Ce qui m’a attiré vers Odoo, c’est sa capacité à tout centraliser : gestion de projets, CRM, comptabilité… Tout est interrelié, ce qui simplifie énormément notre travail au quotidien. Odoo nous a permis d’améliorer nos processus et de nous concentrer davantage sur la qualité de nos services. »
L’agence a gagné en autonomie et en efficacité grâce au caractère centralisé de l’outil. La possibilité de suivre les tâches en temps réel, gérer les contrats et signer les documents directement dans l’ERP a été un véritable atout.
« Aujourd’hui, je signe même mes contrats pour les intermittents directement dans Odoo, avec envoi automatique des courriels. »
En optimisant la gestion des contrats, Captivea a simplifié le processus administratif de l’agence tout en évitant la prolifération d’outils externes.
Tout l’aspect comptable d’Odoo m’a vraiment intéressé, surtout pour la saisie et le suivi des données. Ce n’était pas nécessairement pour remplacer un comptable, mais plutôt pour la collecte d’information. C’était une fonctionnalité très utile, surtout que je n’avais rien de comparable auparavant. »
La solution a grandement amélioré la gestion comptable, en simplifiant la saisie et le suivi des données.
Des modules conçus pour la gestion d’événements
L’Agence Événementielle a déployé plusieurs modules clés d’Odoo pour optimiser sa gestion interne :
- Gestion de projets : La gestion de projets est maintenant fluide grâce à l’interconnexion entre les projets, le CRM et les contacts clients.
- CRM et comptabilité : Ces modules permettent un suivi rigoureux de la clientèle et une gestion comptable simplifiée.
- Marketing automation : Utilisé non seulement pour les besoins internes de l’agence, mais aussi pour gérer les campagnes marketing des clients.
- Gestion d’événements : Un module essentiel pour le cœur de métier de l’agence, qui permet de planifier et de suivre en temps réel tous les aspects des événements.
Pour en savoir plus sur le projet de L’Agence Événementielle avec Captivea, visitez la page de références clients.
Des perspectives avec Captivea et Odoo
L’Agence d’événements en est seulement à ses débuts avec Captivea et Odoo. L’intégration de nouveaux modules permettra d’améliorer encore davantage la gestion des événements tout en soutenant la croissance à long terme de l’agence.
Jules Condé prévoit d’élargir l’utilisation de la plateforme avec des modules comme le clavardage en direct, la gestion de location ou le commerce électronique.
« Le potentiel d’Odoo est immense. Chaque nouveau module que nous intégrons enrichit notre façon de travailler et ouvre de nouvelles opportunités », affirme-t-il.
La collaboration entre L'Agence Événementielle et Captivea a été marquée par la disponibilité et le professionnalisme des consultants.
Jules Condé concludes:
« Ce qui est vraiment positif, c’est l’accompagnement constant que je reçois de l’équipe de Captivea pour faire évoluer mes besoins. Le chargé de projet est toujours disponible, que ce soit par téléphone ou en visioconférence, et tout fonctionne parfaitement. »
Nous remercions chaleureusement L'Agence Événementielle et son fondateur, Jules Condé, pour leur confiance et leur collaboration.
Découvrez L'Agence Événementielle et leurs réalisations sur leur page.
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