Pandémie, quarantaine, crise économique et PME en danger. Comment éviter la faillite ? Que faire ? Que ne pas faire ?
La pandémie de coronavirus fait des ravages dans l’économie et les petites et moyennes entreprises ne font pas exception. Celles qui n’ont pas déjà fermé leurs portes courent un sérieux risque de devoir le faire.
En cette période de bouleversements, les PME doivent apprendre à évoluer dans un environnement risqué et changeant. Qu’il s’agisse des réglementations gouvernementales ou du virus lui-même, les entreprises vivent dans la crainte pour la santé de leurs collaborateurs et, par conséquent, pour la pérennité de leurs activités. Ainsi, les dirigeants des entreprises qui effectuent encore des processus manuels ou utilisent plusieurs applications différentes pour en assurer le suivi, doivent commencer à élaborer un plan stratégique permettant d’intégrer leurs processus dans des systèmes centralisés, afin de rendre l’accès à l’information simple et rapide.
Ce plan permettra non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi d’améliorer la compréhension des différentes données qui composent l’organisation. L’impact est positif, non seulement sur l’exécution des tâches quotidiennes, mais aussi sur vos résultats. Bien entendu, en tenant compte de la gestion transversale des connaissances, surtout en cette période.
Les mesures de confinement liées à la COVID‑19 dans le monde ont eu un impact évident sur l’activité économique. Si certaines entreprises ont réussi à s’adapter, de nombreuses PME à travers le monde ont dû fermer leurs portes, car elles n’étaient pas prêtes à relever les défis d’une économie fondée sur la virtualité, l’e‑commerce et le télétravail.
En outre, les vulnérabilités propres aux PME sont accentuées dans un environnement où l’accès au marché est restreint. Par conséquent, beaucoup cherchent à optimiser leur gestion commerciale, car cet objectif est essentiel à la survie de l’entreprise dans les conditions actuelles.
La situation actuelle a encore renforcé cet objectif principal et les chefs d’entreprise doivent rechercher davantage d’interactions et de connaissances sur les attentes et les besoins, en constante évolution, de leurs clients.
Un dispositif qui s’est avéré utile pour de nombreuses organisations est la mise en place d’un comité de crise afin d’accélérer la prise de décision pendant la pandémie. Ce comité de crise aide à repérer et à exploiter les opportunités et à orienter les actions, tant en matière d’accès au marché que d’adaptation de nouveaux processus, produits et services.
Du point de vue technologique, la plupart des PME sont assez en retard. Leur fonctionnement et leur administration reposent sur des processus manuels et très peu d’automatisation. La plupart du temps, leurs systèmes manquent de synchronisation. Les systèmes qui pilotent les opérations ainsi que le système comptable sont fragmentés. Sans parler des systèmes de gestion des coûts, de la logistique, de la facturation, etc., qui sont bien souvent tenus dans des feuilles Excel.
En l’absence d’informations financières structurées, de données sur les ventes, les coûts, etc., la capacité à prendre correctement des décisions en temps utile est compromise. Toutefois, évoquer les avancées technologiques soulève de nombreuses questions quant aux processus de mise en œuvre et, bien entendu, quant à la rentabilité et au retour sur investissement. C’est d’autant plus vrai si l’on se dirige vers un scénario de ralentissement post-COVID-19 comme celui que nous observons déjà.
Comment un ERP peut aider les PME en période de crise
En cette période, la principale préoccupation des PME est la relance et le retour à la normale. Même s’il est vrai que de nombreux environnements de travail pratiquent déjà le télétravail, certains secteurs sont plus familiers que d’autres avec ce mode d’organisation. On constate également qu’au sein des entreprises, certains services comme la force de vente ont depuis longtemps l’habitude de travailler en dehors des bureaux. D’autres organisations, en revanche, ont dû adopter ce modèle comme stratégie principale de croissance sans être préparées à des changements imprévus. Proposer davantage d’options de travail flexibles ou à distance s’est révélé compliqué. Il est donc important, pour les entreprises qui envisagent de migrer vers des processus automatisés, de créer un contexte dans lequel le télétravail n’est pas seulement possible, mais aussi nécessaire et rentable.
Autrement dit, le rôle de la technologie est tout à fait déterminant. Les plateformes ERP hébergées dans le cloud fournissent le niveau de service attendu en offrant un accès immédiat, simple et sécurisé aux informations essentielles. Elles permettent aussi l’interaction entre les différentes activités, qu’elles soient commerciales, de production ou financières, sans avoir à quitter son domicile. Le Cloud, le SaaS ou les modèles de fonctionnement à l’usage ont démontré, plus que jamais, leurs atouts par rapport à d’autres solutions bien moins flexibles et évolutives, d’autant plus qu’ils aident les organisations à limiter la propagation de la COVID-19.
La COVID-19 va paradoxalement accélérer les transformations au sein de l’écosystème des PME, en favorisant le déploiement de solutions cloud et de modèles de travail hybrides. Dans ce contexte de changement disruptif, l’ERP Odoo a facilité l’accès à distance pour toutes les fonctions clés de l’entreprise. Cela permet non seulement d’assurer la stabilité nécessaire à la continuité de l’activité, mais aussi d’améliorer la rentabilité de chacune des opérations.
ERP sur le cloud
En plus des nombreux services qu’ils proposent, les ERP cloud offrent une transparence exceptionnelle sur les dépenses initiales liées à la mise en place locale des infrastructures informatiques. Cette transparence facilite également la planification et le contrôle des coûts, deux éléments essentiels, en particulier à une période où les entreprises doivent concentrer tous leurs efforts sur le retour à une phase de croissance.
Avec un ERP cloud hébergé sur des serveurs externes, les entreprises n’ont plus à se préoccuper des coûts de maintenance ni des aspects techniques et de sécurité. Le seul coût sera un abonnement mensuel réduit. Selon la formule choisie, celui-ci peut aussi inclure tous les services liés au logiciel : maintenance, mises à jour, sécurité, formation, support technique, etc. De cette manière, tout le temps et les ressources de l’entreprise peuvent être davantage orientés vers l’innovation et la croissance.
Une fois le plus dur de cette crise sanitaire passé, il faudra faire face aux conséquences économiques qui en découleront. Les organisations qui auront opté pour des solutions technologiques pourront fonctionner plus efficacement et être bien plus résistantes face aux changements futurs et imprévus.
Pour les PME à la recherche d’une solution capable de fonctionner dans des périodes difficiles, la première étape est de se renseigner et de choisir l’ERP le plus adapté à leurs besoins. Il est également vrai qu’elles devront évoluer dans un contexte de crise économique, dans lequel elles doivent rester compétitives tout en maîtrisant leur budget. Elles ont donc besoin d’un modèle économique qui leur permette d’accéder à de nouvelles technologies et de les utiliser, y compris leurs systèmes ERP, sans devoir réaliser un investissement initial important.Odoo ERP s’impose alors comme l’une des principales options dans ce nouveau modèle économique. Odoo est une solution de gestion des ressources de l’entreprise intégrée et facile à utiliser. Au-delà de sa large couverture fonctionnelle, ce qui distingue le logiciel, c’est l’utilisation de sa technologie dans ses développements et l’engagement à fournir des services additionnels. Cela est encore renforcé par le haut niveau de flexibilité d’Odoo et sa capacité à s’intégrer à des plateformes tierces. Sa scalabilité, sa sécurité et ses fonctionnalités favorisent la continuité de l’activité pendant la pandémie et bien au-delà.
Découvrez la différence entre SaaS et ERP Cloud
Facteurs à prendre en compte pour savoir si un ERP Cloud convient à votre organisation
L’adoption de l’ERP Cloud est en hausse, car de plus en plus d’organisations se rendent compte qu’il s’agit de la manière la plus rentable, la plus flexible et la plus rapide de déployer des applications métiers sans avoir besoin d’investissements de capital importants ni de ressources informatiques supplémentaires. Cependant, passer à un modèle cloud est une décision importante, et plusieurs facteurs sont à considérer pour déterminer s’il convient à votre organisation.
1. ÉVALUER LE COÛT TOTAL DE POSSESSION (TCO)
Les organisations prennent souvent des décisions sur base d’informations incomplètes ou inexactes lorsqu’elles évaluent les coûts d’un ERP local. Il est essentiel de tenir compte de l’ensemble de votre TCO, y compris les coûts de mise en œuvre, de maintenance du matériel, de licences logicielles, de formation et tout coût additionnel caché. Souvent, les organisations ne tiennent pas compte de l’augmentation des coûts pouvant accompagner l’ajout d’utilisateurs, de capacité de stockage, de transactions et d’autres éléments qui peuvent rendre les solutions cloud très onéreuses. Chaque organisation doit évaluer et quantifier le TCO pour chaque option et prendre une décision éclairée quant à sa migration vers un ERP Cloud.
2. ÉVALUER LES OPTIONS CLOUD
Vous devez évaluer et choisir parmi toutes les options dont vous disposez, y compris les solutions SaaS, les options d’hébergement proposées par le prestataire pour les solutions sur site, ainsi que les options de cloud hybride hébergé par un tiers, en fonction de vos besoins spécifiques et de vos processus métier. Dans les clouds publics, vous partagez le même matériel, les mêmes dispositifs de stockage et de réseau avec d’autres organisations ou locataires du cloud. Les clouds publics offrent une grande évolutivité, une fiabilité élevée et aucune maintenance, pour des coûts réduits. Les clouds privés sont utilisés exclusivement par une entreprise ou une organisation. Ils offrent plus de flexibilité, une sécurité renforcée et une grande capacité d’évolution. Les clouds hybrides combinent une infrastructure locale, ou des clouds privés, avec des clouds publics et offrent le meilleur des deux mondes. Ils permettent un meilleur contrôle de votre infrastructure, davantage de flexibilité et une plus grande facilité de déploiement.
3. ÉLABORER UN PLAN DE TRANSITION
Souhaitez-vous migrer toutes vos applications ou commencer par les composants qui ne sont pas au cœur de votre activité ? Une approche hybride du cloud est souvent idéale pour les organisations utilisant des systèmes fortement configurables qui ont été personnalisés pour répondre à leurs besoins spécifiques. Lorsque vous évaluez vos applications pour le cloud, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles applications apporteront le plus de valeur en étant migrées vers le cloud ?
- Quel sera l’impact de la migration sur la fonctionnalité et la personnalisation de l’application ?
- Quel impact la migration aura-t-elle sur vos processus métier ?
- Si une application coûte peu à gérer en interne, y a-t-il un avantage à la migrer ?
- Dans quelle mesure serait-il difficile de migrer cette application vers une nouvelle plateforme ?
Comprenez quels processus métier seront automatisés et évaluez si cette évolution permettra réellement d’atteindre les résultats souhaités. Il est essentiel de réfléchir à l’impact à long terme que votre choix aura sur votre entreprise.
4. PLANIFIER LA MIGRATION DE VOS DONNÉES
La migration des données est l’une des étapes les plus complexes du passage au cloud. Disposer d’un plan détaillé et d’une stratégie claire peut considérablement simplifier cette migration. Identifiez les types de données qui devront être stockées ou traitées dans le cloud. Analysez vos données avec soin pour détecter d’éventuelles erreurs, harmonisez les formats de données et éliminez les redondances en les nettoyant.
Faites vos recherches et vérifiez si la procédure de migration des données a bien fonctionné pour d’autres organisations similaires à la vôtre. Définissez des règles claires précisant qui est autorisé à créer, valider, modifier ou supprimer des données depuis le système source, et consignez-les par écrit dans le plan de projet. Bien souvent, des dépendances entre objets ne sont découvertes que très tard dans le processus de migration ; assurez-vous donc de disposer d’un plan de contournement.
5. METTRE EN PLACE UN PLAN DE GESTION DU CHANGEMENT
La réussite ou l’échec d’un déploiement de Cloud ERP dépend largement de la gestion du changement au sein de l’organisation. Le nouveau système Cloud ERP est essentiel pour atteindre vos objectifs métier, il est donc indispensable de veiller à ce que les utilisateurs disposent des compétences nécessaires et soient motivés à utiliser ce système Cloud ERP.
La gestion du changement accompagne les utilisateurs pendant la période de transition après la mise en production du nouveau système. Communiquez les informations essentielles et impliquez les collaborateurs dans la migration vers le cloud. Certains processus existants et certains rôles peuvent évoluer lors de la mise en place du nouveau système ERP dans le cloud. Vous devez prévoir que les employés reçoivent la formation nécessaire afin de pouvoir gérer ces changements et tirer le meilleur parti du nouveau système. Les avantages du Cloud ERP ne peuvent être pleinement exploités que lorsque vos collaborateurs acceptent les évolutions de processus qu’implique la mise en place du nouveau système.
Quelques points clés que nous pouvons dégager de ces mois décisifs :
• Mobilité accrue et meilleure compréhension de l’activité : en facilitant l’accès direct aux plateformes commerciales, aux fonctions de gestion financière ou à certaines données en temps réel, depuis n’importe quel endroit disposant d’un accès Internet, on optimise non seulement les opérations commerciales, mais aussi la rentabilité de l’entreprise. Garantir une connexion ininterrompue ne signifie pas être connecté en permanence, mais assurer une collaboration fluide et la flexibilité nécessaires pour répondre avec l’agilité et la précision qu’exige ce nouveau contexte.
• Plus d’efficacité dans les opérations : le travail à distance, surtout lorsqu’il est mis en place pour la première fois, peut être critique et, en même temps, complexe. Heureusement, la technologie cloud a montré le meilleur d’elle‑même et a facilité une connexion 24h/24 et 7j/7, ce qui a permis aux équipes de direction de consacrer plus de temps à la gestion des aspects les plus stratégiques de leur activité. Des rapports plus détaillés, un suivi analytique de la rentabilité ou encore une relation plus étroite avec les clients, malgré la distance, sont des résultats positifs des possibilités offertes par le cloud.
• Gestion financière virtuelle : contrôler le fonctionnement ou les données quotidiennes de l’entreprise fournit les informations nécessaires pour prendre des décisions précises et en temps réel.
• Priorité à la transformation numérique : la pandémie a accéléré les processus de transformation numérique dans l’environnement des PME. Pour la première fois, la nécessité de mettre en place davantage de processus numériques s’est révélée dans des situations réelles. Les prévisions à moyen terme concernant l’implantation technologique, l’automatisation des processus et, plus généralement, la numérisation, sont ainsi plus optimistes que jamais.
En conclusion, les dirigeants et responsables de PME doivent assumer la responsabilité de décisions stratégiques telles que l’acquisition des technologies qui les aideront à exécuter leurs processus métiers. Ils doivent également comprendre les concepts de transformation numérique, d’entreprises intelligentes et de systèmes ERP et s’appuyer sur ces stratégies pour mieux faire face aux défis de cette période.
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