Pandémie, quarantaine, crise économique et PME en danger. Comment éviter la faillite? Que faire? Que ne pas faire?
La pandémie de coronavirus fait des ravages dans l’économie et les petites et moyennes entreprises ne font pas exception. Celles qui n’ont pas déjà fermé leurs portes courent un risque sérieux de devoir le faire.
En cette période de changements, les PME doivent apprendre à se démener dans un environnement risqué et en constante évolution. Qu’il s’agisse des mesures gouvernementales ou du virus lui-même, les entreprises vivent dans la crainte pour la santé de leurs employé·e·s et, au bout du compte, pour la poursuite de leurs activités. Ainsi, les gestionnaires des entreprises qui fonctionnent encore avec des processus manuels ou qui utilisent plusieurs applications différentes pour en faire le suivi doivent commencer à élaborer un plan stratégique permettant d’intégrer leurs processus à des systèmes centralisés qui rendent l’accès à l’information simple et rapide.
Ce plan permettra non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi d’améliorer la compréhension des différentes données qui composent l’organisation. Cela a un impact positif, non seulement sur l’exécution des tâches quotidiennes, mais aussi sur vos résultats financiers. Et ce, en tenant compte de la gestion transversale des connaissances, particulièrement en cette période.
Les mesures de confinement liées à la COVID‑19 à l’échelle mondiale ont eu un effet évident sur l’activité économique. Si certaines entreprises ont réussi à s’adapter, de nombreuses PME à travers le monde ont dû fermer leurs portes parce qu’elles n’étaient pas prêtes à relever les défis d’une économie fondée sur la virtualité, le commerce électronique et le télétravail.
De plus, les vulnérabilités propres aux PME sont accentuées dans un contexte où l’accès au marché est limité. En conséquence, plusieurs cherchent à optimiser leur gestion commerciale, puisque cet objectif est crucial pour assurer la survie de l’entreprise dans les conditions actuelles.
La réalité actuelle a eu des répercussions supplémentaires sur cet objectif principal et les gens d’affaires doivent chercher à interagir davantage avec leurs clients et à mieux connaître l’évolution constante de leurs attentes et de leurs besoins.
Un mécanisme qui s’est avéré utile pour de nombreuses organisations est la mise sur pied d’un comité d’urgence afin d’accélérer la prise de décision pendant la pandémie. Le comité d’urgence aide à repérer et saisir les occasions, et à orienter les actions, tant pour l’accès aux marchés que pour l’adaptation de nouveaux processus, produits et services.
Du point de vue technologique, la plupart des PME accusent un important retard. Leur exploitation et leur administration reposent sur des processus manuels et très peu d’automatisation. La plupart du temps, leurs systèmes manquent de synchronisation. Les systèmes qui contrôlent les opérations ainsi que le système comptable sont fragmentés. Sans parler des systèmes de coûts, de logistique, de facturation, etc., qui sont souvent tenus dans des feuilles Excel.
Sans la présence d’une information financière structurée — ventes, coûts, etc. —, la capacité de prendre des décisions rapides et éclairées est compromise. Toutefois, parler d’avancées technologiques soulève beaucoup de questions quant aux processus de mise en œuvre et, bien entendu, quant à la rentabilité et au retour sur l’investissement. C’est particulièrement vrai si l’on se dirige vers un scénario de ralentissement après la COVID‑19 comme celui que nous observons déjà.
Comment un ERP peut appuyer les PME en situation d’urgence
Par les temps qui courent, la principale préoccupation des PME est la relance et le retour à la normale. Même s’il est vrai que de nombreux milieux de travail pratiquent déjà le télétravail, certains secteurs sont nettement plus familiers avec ce modèle de travail que d’autres. On constate aussi qu’à l’intérieur des entreprises, certains services, comme les ventes, sont habitués depuis longtemps à fonctionner à l’extérieur du bureau. D’autres organisations ont dû adopter ce modèle comme principale stratégie de croissance, sans toutefois être prêtes à faire face à des changements imprévus. Proposer davantage d’options de travail flexible ou à distance s’est avéré complexe. Il est donc essentiel que les entreprises qui prévoient migrer vers des processus automatisés mettent en place un contexte où le travail à distance n’est pas seulement possible, mais aussi nécessaire et rentable.
Autrement dit, le rôle que joue la technologie est tout à fait crucial. Les plateformes ERP infonuagiques offrent le niveau de service attendu en donnant un accès immédiat, simple et sécurisé à l’information essentielle. Elles permettent aussi l’interaction entre différentes opérations, qu’elles soient commerciales, de production ou financières, sans avoir à quitter la maison. Le nuage, les modèles SaaS ou à la carte (« pay-per-use ») ont démontré, plus que jamais, leurs avantages par rapport à d’autres solutions beaucoup moins flexibles et évolutives, surtout parce qu’ils contribuent à réduire la propagation de la COVID‑19.
Paradoxalement, la COVID‑19 va accélérer les transformations au sein de l’écosystème des PME, en favorisant la mise en place de solutions infonuagiques et de modèles de travail hybrides. Dans ce contexte de changement disruptif, l’ERP Odoo a facilité l’accès à distance pour toutes les fonctions clés de l’entreprise. Cela permet non seulement d’assurer la stabilité nécessaire à la continuité des activités, mais aussi de demeurer rentable dans chacune de leurs opérations.
ERP infonuagiques
En plus des nombreux services qu’ils offrent, les ERP infonuagiques procurent une transparence exceptionnelle quant aux dépenses initiales liées à la mise en place locale des infrastructures TI. Cette transparence facilite aussi la planification et le contrôle des coûts, deux éléments importants, particulièrement à une période où les entreprises doivent concentrer tous leurs efforts pour ramener leurs activités sur la voie de la croissance.
Avec un ERP infonuagique hébergé sur des serveurs externes, les entreprises n’ont pas à se préoccuper des coûts de maintenance ni des aspects techniques et de sécurité. Le seul coût sera votre abonnement mensuel réduit. Selon votre forfait, celui-ci peut aussi inclure tous les services associés au logiciel : maintenance, mises à jour, sécurité, formation, soutien technique, etc. Ainsi, tout le temps et les ressources de l’entreprise peuvent être davantage orientés vers l’innovation et la croissance.
Une fois le pire de cette crise sanitaire derrière nous, il faudra faire face aux conséquences économiques qui s’annoncent. Les organisations qui auront privilégié des approches technologiques pourront fonctionner plus efficacement et être beaucoup plus résilientes face aux changements futurs et imprévus.
Pour les PME à la recherche d’une solution capable de fonctionner en période de turbulence, la première étape consiste à amorcer cette réflexion dès maintenant. Elles doivent se renseigner et choisir l’ERP le mieux adapté à leurs besoins. Il est également vrai qu’elles devront évoluer dans un contexte de crise économique, où elles doivent demeurer concurrentielles tout en surveillant de près leur budget. Elles ont donc besoin d’un modèle d’affaires qui leur permettra d’acquérir et d’utiliser de nouvelles technologies, y compris leurs systèmes ERP, sans devoir consentir un important investissement initial.Odoo ERP se présente alors comme l’une des principales options dans ce nouveau modèle d’affaires. Odoo est une solution de gestion intégrée des ressources de l’entreprise, simple et conviviale. En plus de sa large couverture fonctionnelle, ce qui distingue le logiciel, c’est l’utilisation de technologies de pointe dans son développement et l’engagement à offrir des services additionnels. S’ajoutent à cela le haut niveau de flexibilité d’Odoo et sa capacité à s’intégrer à des plateformes tierces. Sa capacité d’évolution, sa sécurité et ses fonctionnalités favorisent la continuité des affaires pendant la pandémie et bien au‑delà.
Découvrez la différence entre un ERP infonuagique et un ERP SaaS
Facteurs à considérer pour déterminer si un ERP infonuagique convient à votre organisation
L’adoption des ERP infonuagiques est en hausse, alors que de plus en plus d’organisations réalisent qu’il s’agit de la façon la plus rentable, flexible et rapide de déployer des applications d’affaires sans avoir à effectuer d’importants investissements en capital ni à mobiliser des ressources TI additionnelles. Cependant, passer à un modèle infonuagique est une décision importante, et plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer s’il convient à votre organisation.
1. ÉVALUER LE COÛT TOTAL DE PROPRIÉTÉ (CTP)
Les organisations prennent souvent des décisions à partir d’informations incomplètes ou inexactes lorsqu’elles évaluent les coûts d’un ERP local. Il est essentiel de prendre en compte l’ensemble de votre CTP, y compris les coûts d’implantation, l’entretien du matériel, les licences logicielles, la formation et tous les frais cachés additionnels. Souvent, les organisations ne tiennent pas compte de la hausse de coûts pouvant découler de l’ajout d’utilisateurs, de l’espace de stockage, du volume de transactions et d’autres éléments qui peuvent rendre les solutions infonuagiques très coûteuses. Chaque organisation doit évaluer et chiffrer le CTP pour chaque option et prendre une décision éclairée quant à sa transition vers un ERP infonuagique.
2. ÉVALUER LES OPTIONS INFONUAGIQUES
Vous devriez évaluer et choisir parmi toutes les options disponibles, y compris les solutions SaaS, les options d’hébergement offertes par le fournisseur pour les solutions sur site et les options d’infonuagique hybride hébergées par des tiers, selon vos besoins uniques et vos processus d’affaires. Dans les nuages publics, vous partagez le même matériel, le même espace de stockage et les mêmes dispositifs réseau que d’autres organisations ou locataires du nuage. Les nuages publics offrent une grande évolutivité, une fiabilité élevée et aucune maintenance, à moindre coût. Les nuages privés sont utilisés exclusivement par une entreprise ou une organisation. Ils offrent plus de flexibilité, une meilleure sécurité et une grande capacité d’évolution. Les nuages hybrides combinent l’infrastructure locale, ou les nuages privés, avec des nuages publics et offrent le meilleur des deux mondes. Ils procurent un meilleur contrôle sur votre infrastructure, une flexibilité accrue et une facilité de déploiement.
3. DÉFINIR UN PLAN DE TRANSITION
Souhaitez-vous déplacer toutes vos applications ou commencer par des composantes qui ne sont pas au cœur de vos activités? Une approche hybride de l’infonuagique est souvent idéale pour les organisations qui utilisent des systèmes hautement configurables et personnalisés pour répondre à leurs besoins précis. Lorsque vous évaluez vos applications en vue de leur migration vers l’infonuagique, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles applications offriront le plus de valeur une fois migrées vers l’infonuagique?
- Comment ce déplacement aura-t-il une incidence sur la fonctionnalité et la personnalisation de l’application?
- Quelle incidence ce déplacement aura-t-il sur vos processus d’affaires?
- Si une application coûte peu à gérer à l’interne, y a-t-il un avantage à la migrer?
- À quel point serait-il difficile de migrer cette application vers une nouvelle plateforme?
Comprenez quels processus d’affaires seront automatisés et évaluez si ce changement permettra réellement d’atteindre les résultats souhaités. Il est crucial de tenir compte des répercussions à long terme que votre choix aura sur votre organisation.
4. PLANIFIER LA MIGRATION DE VOS DONNÉES
La migration des données est l’un des aspects les plus difficiles du passage à l’infonuagique. Disposer d’un plan et d’une stratégie détaillés peut grandement simplifier la migration des données. Déterminez les types de données qui devront être stockées ou traitées dans le nuage. Examinez soigneusement les données pour repérer toute inexactitude, normalisez les formats de données et éliminez les redondances en les nettoyant.
Faites vos recherches et vérifiez si le processus de migration des données a bien fonctionné pour d’autres organisations semblables à la vôtre. Établissez des lignes directrices claires sur les personnes autorisées à créer, approuver, modifier ou supprimer des données à partir du système source, et consignez-les par écrit dans votre plan de projet. Très souvent, les dépendances entre les objets ne sont découvertes que très tard dans le processus de migration; assurez-vous donc d’avoir un plan de contingence en place.
5. ÉLABORER UN PLAN DE GESTION DU CHANGEMENT
La mise en œuvre d’un ERP infonuagique peut réussir ou échouer en fonction de la gestion du changement organisationnel. Le nouveau système ERP infonuagique est essentiel pour atteindre vos objectifs d’affaires; vous devez donc vous assurer que les utilisateurs sont compétents et motivés à l’utiliser.
La gestion du changement aide les utilisateurs pendant la période de transition après la mise en service du nouveau système. Communiquez l’information essentielle et mobilisez les employés autour de la migration vers le nuage. Certains processus existants et certains rôles d’employés peuvent changer lors de la mise en place du nouveau système ERP dans le nuage. Vous devriez prévoir que les employés reçoivent la formation nécessaire pour qu’ils puissent gérer ces changements et tirer le maximum parti du nouveau système. Les avantages d’un ERP infonuagique ne peuvent être réalisés que lorsque vos employés acceptent les changements de processus engendrés par la mise en œuvre du nouveau système.
Voici quelques points clés que nous pouvons dégager de ces mois critiques :
• Mobilité accrue et meilleure compréhension de l’entreprise : en facilitant l’accès direct aux plateformes commerciales ou aux fonctions de gestion financière, ou encore à des données précises en temps réel, à partir de n’importe où avec un accès Internet, on optimise non seulement les opérations commerciales, mais aussi la rentabilité de l’entreprise. Assurer une connexion ininterrompue ne signifie pas être connecté en permanence, mais plutôt favoriser une collaboration fluide et offrir la flexibilité nécessaire pour répondre avec l’agilité et la précision qu’exige le nouveau contexte.
• Plus d’efficacité dans les opérations : le travail à distance, surtout lorsqu’on le met en place pour la première fois, peut être critique et en même temps exigeant. Heureusement, la technologie infonuagique a montré le meilleur d’elle‑même et a facilité la connexion 24 h sur 24, 7 jours sur 7, ce qui a permis aux équipes de direction de consacrer plus de temps à la gestion des aspects les plus stratégiques de leur entreprise. Des rapports plus détaillés, un suivi analytique de la rentabilité ou une relation plus étroite avec la clientèle, malgré la distance, sont quelques‑uns des résultats positifs offerts par les possibilités du nuage.
• Gestion financière virtuelle : contrôler les opérations ou les données quotidiennes de l’entreprise fournit l’information nécessaire pour prendre des décisions précises et en temps réel.
• Priorité à la transformation numérique : la pandémie a accéléré les processus de transformation numérique dans l’univers des PME. Pour la première fois, le besoin d’implanter davantage de processus numériques s’est manifesté dans des situations bien réelles. Les prévisions à moyen terme en matière de mise en place technologique, d’automatisation des processus et, plus généralement, de numérisation n’ont jamais été aussi optimistes.
En conclusion, les gestionnaires et dirigeant·e·s de PME doivent assumer la responsabilité de décisions stratégiques comme l’acquisition des technologies qui les aideront à exécuter leurs processus d’affaires. Ils doivent aussi comprendre les concepts de transformation numérique, d’entreprises intelligentes et de systèmes ERP et tirer parti de ces stratégies pour mieux faire face aux défis de cette période.
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