En souveraine toute-puissante, Leia gérait sa comptabilité et son administration des ventes d’une main de fer. Néanmoins, elle le sait mieux que quiconque : elle ne peut pas atteindre ses objectifs sans aide, quel que soit le nombre de formations qu’elle suit, de batailles qu’elle remporte ou de négociations qu’elle mène.
Pour mener à bien toutes ses missions plus facilement, elle aurait eu tout intérêt à disposer du soutien d’un système ERP. Malheureusement, sur Tatooine, ce n’est pas vraiment ce qui court les rues. Pour aider les princesses (et les princes) des galaxies de la comptabilité et de l’administration des ventes, la princesse Leia a accepté de partager avec nous les avantages d’une application de gestion.
Administration des ventes et comptabilité avec un ERP
Tous les systèmes ERP comprennent des modules d’administration des ventes et de comptabilité. Néanmoins, ils sont souvent sous-utilisés dans une PME. Pourquoi devriez-vous gérer votre administration des ventes et votre comptabilité dans un système ERP, vous demandez-vous peut-être ? D’abord, pour obtenir des données traçables, cohérentes et régulièrement mises à jour par tous les services de l’entreprise. Ensuite, pour améliorer la productivité en automatisant les différents flux de produits et de données. Enfin, pour aider votre directeur financier à prendre des décisions stratégiques.
Votre logiciel ERP vous facilitera la gestion des devis, des commandes et des paiements clients. Les rappels de paiement seront envoyés automatiquement et la facturation sera elle aussi automatisée. Votre comptable sera ainsi libéré de ces tâches chronophages et le système informatique de votre entreprise sera plus standardisé et plus fiable.
Des avantages qui ne concernent pas que l’administration des ventes et la comptabilité
L’installation du module administration des ventes et comptabilité profitera à votre équipe finance. De plus, elle facilitera la gestion des ventes via les données clients, comme la facturation et les paiements, qui seront mises à jour en temps réel. Votre directeur commercial vous en saura gré et vos relations clients s’en trouveront améliorées. C’est aussi un vrai plus pour votre service logistique. En effet, l’ERP peut autoriser ou bloquer l’expédition d’une commande en fonction des informations de paiement actualisées du client. Il ne sera donc plus nécessaire de demander l’autorisation de l’équipe finance pour envoyer les colis : les données seront directement disponibles dans l’application.
Mais ce n’est pas tout : ce module apportera également des avantages aux équipes marketing, communication et achats grâce à la gestion des informations sur les fournisseurs, comme les imprimeries et les fabricants d’objets promotionnels. Elles pourront ainsi voir quels fournisseurs sont déjà utilisés, quels sont leurs tarifs et quelles sont leurs conditions. Il y aura donc moins d’allers-retours avec l’équipe finance pour prendre une décision.
Enfin, l’installation du module administration des ventes et comptabilité simplifiera la gestion de la paie grâce au lien avec le module RH : gestion de la pointeuse, des congés, par exemple. Toutes les informations saisies seront automatiquement mises à jour dans le système ERP et seront ainsi disponibles pour le responsable paie, qui bénéficiera d’une vue d’ensemble plus claire de la situation.
Comment choisir une solution ERP ?
Même si nous sommes convaincus que un logiciel ERP vous aidera, toutes les applications ERP ne sont pas adaptées aux PME. Il est important de définir vos critères avant de vous décider.
Si vous êtes une PME en forte croissance, nous vous recommandons de choisir une solution ERP capable de s’adapter à l’évolution de vos besoins. Un logiciel comme Odoo vous permettra de gérer plusieurs devises, d’exporter votre comptabilité, d’effectuer le lettrage de vos comptes et de vous connecter à différents comptes bancaires. Vous pourrez ainsi vous adapter plus rapidement aux évolutions des tendances et des règles comptables grâce à une solution qui suit le marché.
Prenez le temps de comparer les systèmes ERP, de réaliser des benchmarks et, si nécessaire, de vous faire accompagner par un intégrateur expert. Et, comme le dirait la princesse Leia, « Que la Force soit avec vous. »
« À la fin de ce déploiement, ce module tu intégreras. »
Nous vous recommandons d’intégrer ce module tout à la fin de votre processus de déploiement. En effet, ce n’est qu’une fois les autres modules opérationnels correctement configurés que vous pourrez obtenir des données fiables pour votre Sales Admin et votre comptabilité. - Conseil de maître Yoda
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