En dirigeante souveraine, Leia gérait ses services de comptabilité et d’administration des ventes d’une main de fer. Elle sait toutefois mieux que quiconque qu’elle ne peut pas atteindre ses objectifs sans aide, peu importe le nombre de formations qu’elle suit, de batailles qu’elle remporte ou de négociations qu’elle mène.
Pour mener à bien toutes ses missions plus facilement, elle aurait pu bénéficier de l’appui d’un système ERP. Malheureusement, sur Tatooine, ça ne court pas les rues. Pour aider les princesses (et les princes) des galaxies de la comptabilité et de l’administration des ventes, la princesse Leia a accepté de nous présenter les avantages d’une application de gestion.
Administration des ventes et comptabilité avec un ERP
Tous les systèmes ERP comprennent des modules d’administration des ventes et de comptabilité. Pourtant, ils sont souvent sous-utilisés dans une PME. Pourquoi gérer votre administration des ventes et votre comptabilité dans un système ERP, vous demandez-vous peut‑être? D’abord, pour obtenir des données traçables, cohérentes et mises à jour régulièrement par tous les services de l’entreprise. Ensuite, pour améliorer la productivité en automatisant les différents flux de produits et de données. Enfin, pour aider votre direction financière à prendre des décisions stratégiques.
Votre logiciel ERP vous facilitera la gestion des soumissions, des commandes et des paiements clients. Les rappels de paiement seront envoyés automatiquement et la facturation sera elle aussi automatisée. Ainsi, votre comptable sera libéré de ces tâches chronophages et le système informatique de votre entreprise sera plus standardisé et plus fiable.
Des avantages qui ne se limitent pas à l’administration des ventes et à la comptabilité
L’installation du module d’administration des ventes et de comptabilité profitera à l’équipe des finances. De plus, elle facilitera la gestion des ventes grâce aux données clients, comme la facturation et les paiements, qui seront mises à jour en temps réel. Votre directeur ou directrice des ventes vous en sera reconnaissant·e et vos relations avec la clientèle s’en trouveront améliorées. C’est aussi un atout pour votre service de logistique. En effet, l’ERP peut autoriser ou bloquer l’expédition d’une commande en fonction des renseignements de paiement mis à jour du client. Il ne sera donc plus nécessaire d’obtenir l’autorisation de votre équipe des finances pour expédier des colis; les données seront accessibles directement dans l’application.
Mais ce n’est pas tout : ce module offrira aussi des avantages aux équipes de marketing, de communications et d’approvisionnement grâce à la gestion de l’information sur les fournisseurs, comme les imprimeries et les fabricants d’articles promotionnels. Ils pourront ainsi voir quels fournisseurs sont déjà utilisés, quels sont leurs tarifs et quelles sont leurs conditions. Cela se traduira par moins d’allers-retours avec l’équipe des finances avant de prendre une décision.
Enfin, l’installation du module d’administration des ventes et de comptabilité simplifiera la gestion de la paie grâce au lien avec le module RH : gestion du registre de temps et des vacances, par exemple. Toute l’information transmise sera automatiquement mise à jour dans le système ERP et sera donc accessible au responsable de la paie, qui aura une vue d’ensemble plus claire de la situation.
Comment choisir une solution ERP?
Même si nous sommes entièrement convaincus que un logiciel ERP vous sera utile, toutes les applications ERP ne conviennent pas aux PME. Il est important de définir vos critères avant de prendre une décision.
Si vous êtes une PME à forte croissance, nous vous recommandons de choisir une solution ERP capable de s’adapter à l’évolution de vos besoins. Un logiciel comme Odoo vous permettra de gérer plusieurs devises, d’exporter votre comptabilité, de faire le rapprochement de vos écritures et de vous connecter à différents comptes bancaires. Vous pourrez ainsi vous adapter plus rapidement aux changements de tendances et aux règles comptables grâce à une solution qui suit le marché.
Prenez le temps de comparer les systèmes ERP, de faire du benchmarking et, au besoin, de vous faire accompagner par un intégrateur expert. Et, comme le dirait la princesse Leia, « Que la Force soit avec vous. »
« À la fin de ce déploiement, ce module vous intégrerez. »
Nous vous recommandons d’intégrer ce module tout à la fin de votre processus de déploiement. En effet, ce n’est qu’une fois les autres modules opérationnels correctement configurés que vous serez en mesure d’obtenir des données fiables pour votre administration des ventes et votre comptabilité. - Conseil de Maître Yoda
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