Lorsqu’un dirigeant d’entreprise décide de mettre en place ou de faire évoluer son progiciel de gestion, la question du budget à y consacrer se pose rapidement. Et c’est tout à fait normal : un progiciel de gestion est le moteur du système d’information. Il permet de nombreux gains de performance pour l’entreprise.
L’allocation d’un budget et le calcul du ROI sont donc une étape indispensable. Pour construire ce budget, il est essentiel de comprendre les grands axes méthodologiques que votre intégrateur va vous proposer, et de distinguer deux grands postes budgétaires : les coûts récurrents et les coûts d’intégration.
1. Coûts récurrents du progiciel de gestion
Nous parlons ici du budget à prévoir chaque année :
- Licences utilisateurs
- Hébergement / Services managés
- Maintenance du cœur du logiciel (et accompagnement dans les montées de version) par l’éditeur, ainsi que maintenance des développements spécifiques réalisés par votre partenaire d’intégration du progiciel de gestion.
Budget estimatif pour 50 à 100 utilisateurs : environ 10 000 $ à 30 000 $ de licences (selon le logiciel) + Hébergement / maintenance (selon vos besoins).
2. Coûts d’intégration du progiciel de gestion
Étape 1 - Budget de définition des besoins et de conception
Il s’agit souvent d’un budget négligé par les entreprises, qui estiment que définir précisément les besoins des différents services en amont est une étape superflue. Soyons clairs : si vous bâclez cette phase de cadrage, l’échec de votre progiciel de gestion projet est assuré.
Cette étape de Définition & Conception consiste, pour votre partenaire d’intégration, à bien connaître les besoins de chacun des services de votre entreprise et à les traduire en exigences techniques et fonctionnelles. Elle vise également à accompagner votre entreprise et vos collaborateurs dans la gestion du changement (n’oubliez pas qu’un logiciel de gestion d’entreprise a un impact important sur l’ensemble de vos processus internes : un logiciel de gestion d’entreprise bien utilisé par tous vos collaborateurs se traduit par des gains de performance à tous les niveaux de votre société !)
Par ailleurs, ce cadrage permettra de préciser le nombre de jours nécessaires à la prestation d’intégration (voir point suivant), même si une enveloppe budgétaire doit vous avoir été communiquée au préalable.
Prix estimatif : environ 4 000 $ à 9 000 $.
Étape 2 - le prix de l’intégration d’un logiciel de gestion d’entreprise
Cette étape consiste d’une part à installer le noyau du logiciel de gestion d’entreprise (c’est-à-dire le logiciel de gestion dans sa version standard) et d’autre part à l’adapter aux processus et aux spécificités de votre société.
Cela impliquera bien entendu un certain nombre de développements spécifiques liés à votre activité que votre intégrateur réalisera, ainsi que les connecteurs (Outlook, passerelles Prestashop, etc.) qui seront mis en place avec l’ensemble de votre système d’information.
Traditionnellement, cette phase d’intégration est divisée en plusieurs lots (que vous aurez hiérarchisés avec l’aide de votre intégrateur ERP) incluant des phases de développement, de tests et de recette.
Ne sous-estimez pas l’accompagnement que votre partenaire devra vous fournir ni le temps à consacrer au projet de votre côté : réunions de pilotage, suivi et échanges, etc. seront déterminants pour la réussite de votre projet !
Prix estimatif : de 700 $ à 1 500 $ par jour-homme.
Étape 3 - Le prix de la formation au progiciel de gestion
Une fois l’intégration terminée, les utilisateurs doivent être formés. Votre partenaire ne doit pas se contenter d’une formation sur le progiciel de gestion standard, mais doit former vos équipes sur la version réellement déployée (intégrant donc les développements complémentaires et les connexions SI qu’il a mis en place).
Au-delà de la prise en main de l’interface, votre partenaire doit vous proposer un véritable accompagnement à la conduite du changement pour faire en sorte que l’ensemble de vos services adhèrent au nouvel outil de gestion et aux nouveaux processus de l’entreprise.
Prix estimé : entre 4 000 $ et 8 000 $.
Étape 4 - Le prix du lancement
Cette étape est essentielle. En plus de la formation et de l’accompagnement au changement décrits ci-dessus, votre partenaire progiciel de gestion doit être à vos côtés pendant les premiers mois de mise en service de l’outil.
Le budget de lancement comprendra donc une assistance sur site, un support continu (téléphonique ou sur site) pour répondre aux besoins des utilisateurs, voire des sessions de formation complémentaires si nécessaire.
Prix estimé : entre 2 000 $ et 5 000 $.
En additionnant ces différentes étapes, vous pouvez arriver à un montant important. C’est normal ! Dans le cas contraire, posez-vous les bonnes questions : vous avez peut-être sous-estimé certains postes, ce qui ne doit pas conduire à l’échec de votre projet de progiciel de gestion.
Mais rassurez-vous : si vous choisissez le bon partenaire, il saura sans aucun doute vous guider dans la mise en place de votre projet de progiciel de gestion.
De même, si vous avez des doutes sur la suffisance de vos ressources financières, parlez-en avec votre intégrateur. Lui seul dispose de l’expérience et du recul nécessaires pour vous aider à prioriser les différents lots : quelles briques sont indispensables au démarrage et quelles briques pourront éventuellement être intégrées plus tard.
Alors, prêt à vous lancer ?