Lorsqu’un gestionnaire d’entreprise décide d’implanter ou de modifier son logiciel de gestion d’entreprise, la question du budget à y consacrer se pose rapidement. C’est tout à fait normal : un logiciel de gestion d’entreprise constitue le moteur du système d’information. Il permet de nombreux gains de performance pour l’entreprise.
L’allocation d’un budget et le calcul du ROI constituent donc une étape incontournable. Pour bâtir ce budget, il est essentiel de comprendre les grandes lignes méthodologiques que votre intégrateur vous proposera, et de distinguer les deux grands postes budgétaires : les frais récurrents et les frais d’intégration.
1. Frais récurrents du logiciel de gestion
On parle ici du budget à prévoir chaque année :
- Licences utilisateur
- Hébergement / services gérés
- Maintenance du noyau du logiciel (et accompagnement dans les mises à niveau) par l’éditeur et maintenance des développements spécifiques réalisés par votre partenaire d’intégration de logiciel de gestion d’entreprise.
Budget estimatif pour 50 à 100 utilisateurs : environ 10 000 $ à 30 000 $ en droits de licence (selon le logiciel) + hébergement / maintenance (selon vos besoins).
2. Tarifs d’intégration du logiciel de gestion d’entreprise
Étape 1 - Budget de définition des besoins et de conception
Il s’agit souvent d’un budget négligé par les entreprises qui pensent que définir à l’avance de façon précise les besoins des différents services est une étape superflue. Soyons clairs : si vous négligez cette phase de cadrage, l’échec de votre logiciel de gestion d’entreprise projet est assuré.
Cette étape de définition et conception consiste, pour votre partenaire d’intégration, à bien comprendre les besoins de chacun des services de votre entreprise et à les traduire en exigences techniques et fonctionnelles. Elle vise aussi à accompagner votre entreprise et vos employés dans la gestion du changement (n’oubliez pas qu’un logiciel de gestion a un fort impact sur tous vos processus internes : un logiciel de gestion bien utilisé par l’ensemble de vos employés se traduit par des gains de performance dans tous les aspects de votre entreprise!)
De plus, le cadrage permettra de préciser le nombre de jours nécessaires pour le service d’intégration (voir point suivant), même si une enveloppe budgétaire doit vous avoir été présentée au préalable.
Prix estimé : environ 4 000 $ à 9 000 $.
Étape 2 - le prix de l’intégration du logiciel de gestion
Cette étape consiste d’une part à installer le noyau du logiciel de gestion (c’est-à-dire le logiciel de gestion dans sa version standard) et d’autre part à l’adapter aux processus et aux particularités de votre entreprise.
Elle impliquera bien entendu un certain nombre de développements spécifiques liés à votre secteur d’activité que votre intégrateur réalisera, ainsi que les connecteurs (passerelles Outlook, Prestashop, etc.) qui seront établis avec l’ensemble de votre système d’information.
Traditionnellement, cette étape d’intégration est divisée en plusieurs lots (que vous aurez priorisés avec l’aide de votre intégrateur ERP) comprenant des phases de développement, de test et de mise en service.
Ne sous-estimez pas l’accompagnement que votre partenaire devra vous fournir ni le temps à consacrer au projet de votre côté : rencontres de pilotage, suivi et échanges, etc. assureront la réussite de votre projet!
Prix estimé : de 700 $ à 1 500 $ par personne-jour.
Étape 3 - Le prix de la formation au logiciel de gestion d’entreprise
Une fois l’intégration terminée, il faut former les utilisateurs. Votre partenaire ne doit pas se contenter d’offrir une formation sur le logiciel de gestion d’entreprise standard, mais doit former vos employés sur la version réellement déployée (incluant donc les développements supplémentaires et les connexions au système d’information qu’il a réalisés).
Au-delà de l’interface, votre partenaire doit vous offrir un véritable accompagnement en gestion du changement pour faire en sorte que l’ensemble de vos services adhère au nouvel outil de gestion d’entreprise et aux nouveaux processus de l’entreprise.
Prix estimé : environ 4 000 $ à 8 000 $.
Étape 4 - Le prix du lancement
Cette étape est essentielle. En plus de la formation et de la gestion du changement décrites ci-dessus, votre partenaire en logiciel de gestion d’entreprise doit être à vos côtés durant les premiers mois de lancement de l’outil.
Le budget de lancement comprendra donc de l’assistance sur place, du soutien continu (par téléphone ou sur place) pour répondre aux besoins des utilisateurs, voire des séances de formation supplémentaires au besoin.
Prix estimé : environ 2 000 $ à 5 000 $.
En additionnant ces différentes étapes, vous pourriez arriver à un montant important. C’est normal! Dans le cas contraire, posez-vous les bonnes questions : vous avez peut-être sous-estimé certains postes de coût et cela ne devrait pas mener à l’échec de votre projet de logiciel de gestion d’entreprise.
Mais rassurez-vous : si vous choisissez le meilleur partenaire, celui-ci sera sans aucun doute en mesure de vous guider dans la mise en place de votre projet de logiciel de gestion d’entreprise.
De même, si vous craignez de ne pas disposer des ressources financières nécessaires, discutez-en avec votre intégrateur. Lui seul possède l’expérience et le recul pour vous aider à prioriser les différents lots : quelles briques sont essentielles au démarrage et lesquelles pourront éventuellement être intégrées plus tard.
Alors, êtes-vous prêt à vous lancer?