Pour gérer vos tâches métier, vous avez déployé la solution ERP Odoo. Un ERP intuitif, ergonomique, fiable et économique (par rapport à d’autres solutions ERP comme SalesForce ou Sage). Sur le papier, Odoo couvre tous vos besoins métiers et vous vous répétez sans cesse que vous avez fait un excellent choix. Et nous n’allons pas vous contredire ! Mais êtes-vous certain que vos collaborateurs utilisent réellement le logiciel ? N’ont-ils pas pris de mauvaises habitudes avec des applications SaaS en dehors du périmètre du SI ? Exploitent-ils vraiment tout le potentiel d’Odoo ?
Autrement dit, comment pouvez-vous « upgrader » l’utilisation de Odoo dans votre entreprise et limiter au maximum le shadow IT ? Nous allons vous donner quelques conseils dans cet article.
Avez-vous tenu compte de la façon dont votre entreprise utilise réellement Odoo ?
Depuis plusieurs mois, voire plusieurs années maintenant, l’ERP Odoo trône fièrement sur les écrans de vos collaborateurs, du moins c’est ce que vous pensez… Êtes-vous sûr que tout le monde utilise Odoo comme prévu ? Avez-vous connaissance de mauvaises pratiques qui se sont installées ou ont émergé depuis la mise en place du nouveau logiciel, du shadow IT par exemple ?
Prenons par exemple le service marketing : en consultant le module d’email marketing de l’ERP vous constatez qu’il n’y a que des newsletters internes… Où sont celles destinées aux clients ? Vous savez qu’elles existent, puisque vous les recevez également ! Il est tout à fait possible que le service marketing ait préféré garder son ancien outil pour communiquer avec les clients pour des raisons pratiques. Quelles raisons, me direz-vous ? Peut-être n’ont-ils pas envie de se charger du transfert des modèles graphiques, des segments d’e-mails, etc.
Nous sommes d’accord avec vous, c’est une piètre excuse, et cela tient davantage à une résistance au changement qu’à de réelles raisons techniques. Malheureusement, il y a de fortes chances que le département marketing ne soit pas le seul en cause… Vous savez donc ce qu’il vous reste à faire : obtenir une vue précise de l’utilisation réelle d’Odoo au sein des différents départements de votre organisation.
Odoo a-t-il été correctement promu dans votre entreprise ?
L’une des principales causes du manque d’adhésion des collaborateurs est le manque d’implication et d’information au lancement du projet Odoo. Il est essentiel de mettre en place une sorte de plan de communication interne lors du déploiement d’un nouveau logiciel de gestion comme Odoo. L’idée est de présenter l’objectif du projet aux collaborateurs, mais aussi, et surtout, les bénéfices qu’il va générer. La communication doit être présente à chaque phase du projet. Il est conseillé d’impliquer de près certains futurs utilisateurs (vos collaborateurs) dans le choix et les tests des différentes fonctionnalités du logiciel.
Déployer cette stratégie « marketing » pour votre projet Odoo garantit une utilisation optimale du logiciel à l’avenir. Et rassurez-vous, cette approche fonctionne aussi pour les montées de version, les extensions de périmètre fonctionnel, etc. Nous avons pensé à tout.
Les formations en entreprise ont-elles été suffisantes ?
Un ERP peut parfois être complexe à utiliser, du moins au début. Odoo est certes très intuitif, mais même le fait d’intégrer tous les services d’une entreprise dans un seul et même outil peut représenter un défi. Par exemple, toute personne utilisant un ERP doit être consciente que ses actions en tant qu’utilisateur peuvent avoir un impact sur les modules des autres services.
Lors du déploiement d’Odoo dans votre entreprise, vos équipes devraient avoir été formées pour bien comprendre le logiciel Odoo (si ce n’est pas le cas, appelez-nous immédiatement ). Mais la question est de savoir si ces formations ont été efficaces. Ces sessions de formation ont-elles réellement permis à vos collaboratrices et collaborateurs de comprendre toutes les facettes de la solution de gestion ?
Si ce n’est pas le cas, vos équipes, déjà un peu réticentes au changement, comme la grande majorité des salariées et salariés, ne verront peut-être pas Odoo à sa juste valeur. Elles ne pourront pas utiliser Odoo à son plein potentiel. Elles trouveront qu’Odoo est un outil fastidieux qui ne fait que compliquer leurs tâches actuelles. Dispenser de bonnes formations avec des rappels réguliers et mettre à disposition une documentation ludique pour vos équipes tout au long de l’année est donc un élément-clé de la réussite.
Votre prestataire vous propose-t-il des pistes d’amélioration ?
Au-delà de la partie technique du déploiement de l’ERP, une fonction essentielle de votre prestataire Odoo est d’assurer un accompagnement efficace durant toutes les phases du projet. Et il ne s’agit pas ici d’un simple « service après-vente » ou de quelques conseils « saupoudrés » de-ci de-là. Le prestataire doit être en mesure de vous alerter en cas de décalage entre vos objectifs et la volonté de vos équipes, de suivre précisément l’évolution de l’utilisation d’Odoo dans votre entreprise et de vous proposer des fonctionnalités supplémentaires à mettre en place pour répondre aux nouveaux besoins, etc. Bien sûr, si vous ne connaissez personne capable de faire tout cela, vous pouvez contacter Captivea.
Captivea, partenaire Odoo Gold
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