Pour gérer vos tâches d’affaires, vous avez mis en place la solution ERP Odoo. Un ERP intuitif, ergonomique, fiable et économique (en comparaison avec d’autres solutions ERP comme SalesForce ou Sage). Sur papier, Odoo répond à tous vos besoins d’affaires et vous vous rappelez souvent à quel point vous avez fait un excellent choix. Et nous n’allons pas vous contredire! Mais êtes-vous certain que vos employé·es utilisent vraiment le logiciel? N’ont-ils pas pris de mauvaises habitudes avec des applications SaaS qui échappent au SI? Exploitent-ils réellement tout le potentiel d’Odoo?
En d’autres mots, comment pouvez-vous « optimiser » l’utilisation d’ Odoo dans votre entreprise et réduire au minimum le shadow IT? Nous allons vous donner quelques conseils dans cet article.
Avez-vous tenu compte de la façon dont votre entreprise utilise réellement Odoo?
Depuis plusieurs mois, voire plusieurs années maintenant, l’ERP Odoo trône fièrement sur les écrans de vos employé·es, du moins c’est ce que vous pensez... Êtes-vous certain que tout le monde utilise Odoo comme prévu? Êtes-vous au courant de mauvaises pratiques qui se sont installées ou qui sont apparues depuis la mise en place du nouveau logiciel, un peu de shadow IT peut-être?
Prenons par exemple votre service marketing : en consultant le module de marketing courriel de l’ERP vous constatez qu’il n’y a que des infolettres internes… Où sont celles destinées aux client·es? Vous savez qu’elles existent, puisque vous les recevez aussi! Il est donc bien possible que le service marketing ait préféré garder son ancien outil pour communiquer avec la clientèle, pour des raisons pratiques. Lesquelles, vous demandez-vous? Peut-être ne veut-il pas se compliquer la vie avec le transfert des gabarits graphiques, des segments de courriels, etc.
On est d’accord avec vous, c’est une piètre excuse, et ça tient beaucoup plus à une résistance au changement qu’à de réelles raisons techniques. Malheureusement, il y a de bonnes chances que le service marketing ne soit pas le seul coupable… Vous savez donc quoi faire : dressez un portrait précis de l’utilisation réelle d’Odoo dans les différents services de votre organisation.
Odoo a-t-il été bien présenté dans votre entreprise?
L’une des principales causes du manque d’adhésion des employé·e·s, c’est le manque d’implication et d’information au début du projet Odoo. Il est essentiel de mettre en place une sorte de plan de marketing interne lors du déploiement d’un nouveau progiciel de gestion comme Odoo. L’idée est de présenter l’objectif du projet aux employé·e·s, mais aussi, et surtout, les avantages qu’il va apporter. La communication doit être présente à chaque phase du projet. On suggère d’impliquer de près une partie de la future base d’utilisateurs (les employé·e·s) dans le choix et les tests des différentes fonctionnalités du logiciel.
Déployer cette stratégie de « marketing » pour votre projet Odoo assure une utilisation optimale du logiciel dans le futur. Et ne vous en faites pas, cette approche fonctionne aussi pour les mises à niveau de version, l’extension de la portée fonctionnelle, etc. On s’occupe de vous.
Les séances de formation en entreprise étaient-elles suffisantes?
Un ERP peut parfois être complexe à utiliser, du moins au début. Odoo est certes très intuitif, mais même l’intégration de tous les services d’une entreprise dans un seul et même outil peut être un défi. Par exemple, Toute personne qui utilise un ERP doit être consciente que ses actions peuvent avoir un impact sur les modules des autres services.
Lors du déploiement d’Odoo dans votre entreprise, vos équipes auraient dû être formées afin de bien comprendre le logiciel Odoo (si ce n’est pas le cas, appelez-nous immédiatement ). Mais la question est de savoir si ces formations ont été efficaces. Ces séances de formation ont-elles réellement permis à vos employés de comprendre toutes les facettes de la solution de gestion?
Si ce n’est pas le cas, vos équipes, déjà quelque peu réfractaires au changement, comme la grande majorité des employés, ne verront peut-être pas Odoo à sa juste valeur. Ces employés ne pourront pas utiliser Odoo à son plein potentiel. Ils trouveront qu’Odoo est un outil fastidieux qui ne fait que compliquer leurs tâches actuelles. Offrir une bonne formation avec des rappels réguliers et une documentation ludique, disponible pour votre équipe toute l’année, est donc un élément clé de la réussite.
Votre fournisseur de services vous propose-t-il des idées d’amélioration?
Au-delà de la partie technique du déploiement de l’ERP, l’une des fonctions clés de votre fournisseur de services Odoo est d’offrir un soutien efficace à toutes les étapes du projet. Et il ne s’agit pas ici d’un simple « service après-vente » ou de quelques conseils « saupoudrés » ici et là. Le fournisseur doit être en mesure de vous avertir s’il existe un écart entre vos attentes et la volonté de vos équipes, de suivre précisément l’évolution de l’utilisation d’Odoo dans votre entreprise et de vous proposer des fonctionnalités additionnelles à mettre en place pour répondre à de nouveaux besoins, etc. Bien sûr, si vous ne connaissez personne capable de faire tout cela, vous pouvez communiquer avec Captivea.
Captivea, partenaire Odoo Gold
Captivea est le meilleur choix pour l’intégration d’Odoo partenaire. Captivea est un partenaire certifié Odoo Gold.