En tant que chevalier Jedi, Obi-Wan Kenobi est bien conscient des défis posés par les ressources humaines. Formateur aguerri par les combats (même si les résultats n’ont pas toujours été à la hauteur de vos attentes, merci Anakin) et Jedi avisé, Obi-Wan a quantité de conseils à partager.
Sur Tatooine, les ERP et les PME n’étaient pas encore très répandus. Néanmoins, le vieux Ben aurait adoré en bénéficier pour gérer Luke, car il sait que ERP et RH font bon ménage, et cela aurait évité bien des contretemps (car oui, les Jedis sont difficiles à gérer). Il a donc accepté d’évoquer avec nous les avantages des logiciels de gestion pour le service des ressources humaines.
Les avantages de l’ERP pour le service RH
Toute solution ERP digne de ce nom et conçue pour les PME intègre un module GRH (gestion des ressources humaines). Ces modules peuvent être plus ou moins développés, mais ils doivent au minimum couvrir deux grandes fonctions essentielles : la gestion des collaborateurs (congés, plannings, notes de frais, etc.) et la gestion des processus de recrutement (offres d’emploi, contrats de travail, etc.).
Le délai de retour sur investissement du déploiement d’un module de GRH dans une solution ERP peut être très court si toutes les règles ont été respectées. En centralisant les processus et les données, les équipes RH constatent d’importants gains de productivité. Fini les dossiers empilés dans un coin du bureau : tout passe par le logiciel central de votre entreprise.
De toute évidence, intégrer la gestion des ressources humaines dans votre logiciel applicatif vous aide à structurer plus efficacement toutes les activités liées à vos collaborateurs. Les workflows associés à des tâches particulières sont clarifiés et l’équipe RH bénéficie d’une véritable traçabilité. Dans le cas de filiales ou de succursales, c’est également un excellent moyen d’harmoniser vos processus.
Modules GRH : des avantages pour chaque entreprise
Les avantages d’un module de GRH au sein d’un système ERP ne s’arrêtent pas aux portes du service RH. Ils ont un impact positif sur de nombreux autres services de votre entreprise. Prenons par exemple la comptabilité : il est désormais beaucoup plus simple de préparer la paie. En quelques clics, vous avez un accès complet aux informations sur les congés, la présence, les heures supplémentaires, etc. – et il en va de même pour le remboursement des frais. L’ERP de votre PME vous permet d’automatiser l’ensemble du processus.
L’équipe communication ressentira elle aussi les effets positifs de l’utilisation d’un ERP pour gérer les ressources humaines. Des tâches chronophages à faible valeur ajoutée peuvent être réalisées en moins de temps qu’il n’en faut pour les décrire. Vous avez une nouvelle offre d’emploi à publier en ligne ? Inutile de courir après votre service RH pour obtenir la description de fonction et la référence : tout se trouve dans le système ERP.
C’est aussi un changement positif pour vos collaborateurs, qui verront leur quotidien s’améliorer grâce à la simplification de nombreuses tâches administratives, parfois fastidieuses. Enfin, rattacher la GRH de votre PME à votre ERP vous permet, en tant que dirigeant, d’accéder en un clin d’œil à l’ensemble des informations concernant vos employés et vos recrutements.
Tous les modules de GRH ne se valent pas
Vous pouvez facilement constater que le volet RH est présent dans pratiquement tous les systèmes ERP proposés sur le marché. Néanmoins, attention : tous les ERP et tous les modules RH ne se valent pas. De plus, même si vos pairs sont ravis de leurs modules de GRH, cela ne signifie pas qu’ils conviennent à votre PME.
Par exemple, si vous êtes une PME dynamique en forte croissance et que le recrutement représente une part importante de votre activité RH, la manière dont le recrutement est géré peut varier énormément d’un système ERP à l’autre. Dans les ERP les plus modernes, comme Odoo par exemple, tout est automatisé une fois l’annonce créée. Elle apparaît en ligne en quelques secondes, les candidatures sont centralisées, des e-mails automatisés sont envoyés aux candidats refusés, etc. Une fois le candidat sélectionné, le dossier « employé » est généré comme par magie. La charge administrative est considérablement réduite et les équipes RH peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des candidatures et aux entretiens.
Prenez le temps de comparer soigneusement les différentes solutions et, si nécessaire, faites-vous accompagner par un expert. Cela vous évitera des années passées avec un système inadapté, figé ou obsolète système ERP:
Comme dirait Obi-Wan : « Ce n’est pas une lune, c’est une station spatiale ! »