En tant que chevalier Jedi, Obi-Wan Kenobi est bien conscient des défis que pose la gestion des ressources humaines. Formateur aguerri par les combats (même si les résultats n’ont pas toujours été ceux que vous auriez pu espérer, merci Anakin) et sage Jedi, Obi-Wan a une foule de conseils à offrir.
Sur Tatooine, les progiciels de gestion intégrés (ERP) et les PME n’étaient pas encore très répandus. N’empêche que le vieux Ben aurait adoré pouvoir en profiter pour gérer Luke, parce qu’il sait que ERP et RH vont bien ensemble, ce qui aurait permis d’éviter toutes sortes de contretemps (parce que oui, les Jedi sont difficiles à gérer). Il a donc accepté de discuter avec nous des avantages des logiciels de gestion pour le service des ressources humaines.
Les avantages d’un ERP pour le service des ressources humaines
Toute solution ERP digne de ce nom et conçue pour les PME comprend un module de GRH (gestion des ressources humaines). Ces modules peuvent être plus ou moins élaborés, mais ils devraient au minimum couvrir deux grandes fonctions essentielles : la gestion des employés (vacances, horaires, notes de frais, etc.) et la gestion des processus de recrutement (offres d’emploi, contrats de travail, etc.).
La période de retour sur investissement pour le déploiement d’un module de GRH dans une solution ERP peut être très courte si toutes les règles ont été respectées. En centralisant les processus et les données, les équipes RH profiteront de gains de productivité importants. Fini les dossiers empilés dans un coin du bureau : tout passera par le logiciel central de votre entreprise.
Il est clair qu’intégrer la gestion des ressources humaines à vos logiciels de gestion vous aide à structurer beaucoup plus efficacement tout ce qui touche vos employés. Les flux de travail liés à des tâches précises sont clarifiés et l’équipe RH profite d’une véritable traçabilité. Dans le cas de succursales ou de filiales, c’est aussi une excellente façon de standardiser vos processus.
Modules de GRH : des avantages pour toutes les entreprises
Les avantages d’un module de GRH dans un système ERP ne s’arrêtent pas aux portes du service des ressources humaines. Ils ont un impact positif sur plusieurs autres services de votre organisation. Prenons l’exemple de la comptabilité : la préparation de la paie devient beaucoup plus simple. En quelques clics, vous avez accès à l’ensemble des congés, de la présence, des heures supplémentaires, et plus encore – et c’est la même chose pour le remboursement de dépenses. L’ERP de votre PME vous permet d’automatiser tout le processus.
L’équipe des communications profite elle aussi des effets positifs d’un ERP pour la gestion des ressources humaines. Des tâches longues et peu créatrices de valeur peuvent être réalisées plus vite qu’il ne faut de temps pour les décrire. Vous avez une nouvelle offre d’emploi à afficher en ligne ? Inutile de courir après votre service RH pour obtenir la description de poste et la référence : tout se trouve dans le système ERP.
C’est aussi un changement positif pour vos employés, qui verront leur quotidien s’améliorer grâce à la simplification de nombreuses tâches administratives, parfois fastidieuses. Enfin, rattacher la GRH de votre PME à votre ERP vous permet, comme gestionnaire, d’avoir accès en un clin d’œil à un ensemble complet d’informations sur vos employés et sur vos activités de recrutement.
Tous les modules de GRH ne se valent pas
Vous constaterez rapidement que le volet RH est présent dans pratiquement tous les systèmes ERP offerts sur le marché. Toutefois, attention : tous les ERP et tous les modules RH ne se valent pas. De plus, même si vos pairs sont ravis de leurs modules de GRH, cela ne signifie pas pour autant qu’ils conviennent à votre PME.
Par exemple, si vous êtes une PME dynamique en forte croissance et que le recrutement représente une grande partie de vos activités RH, la façon dont ce recrutement est géré peut varier énormément d’un système ERP à l’autre. Dans les ERP les plus modernes, comme Odoo par exemple, tout est automatisé dès que l’offre est créée. Elle est mise en ligne en quelques secondes, les candidatures sont centralisées, des courriels automatisés sont envoyés aux personnes non retenues, et ainsi de suite. Une fois que vous avez sélectionné une personne candidate, le dossier « employé » est généré comme par magie. Le fardeau administratif est considérablement réduit et les équipes RH peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des candidatures et aux entrevues.
Prenez le temps de comparer soigneusement les différentes solutions et, au besoin, faites-vous accompagner par une personne experte. Vous vous éviterez ainsi des années passées avec un système inadapté, figé ou désuet système ERP:
Comme dirait Obi Wan : « Ce n’est pas une lune, c’est une station spatiale! »