VAT Solutions, une entreprise en pleine croissance
VAT Solutions est un cabinet indépendant spécialisé en conseil en TVA et en douanes. Douze collaborateurs, répartis entre le Luxembourg et une filiale créée en France en 2018. L’entreprise accompagne ses clients dans leurs problématiques de TVA et de douanes.
Une équipe soudée, des dossiers exigeants, une clientèle internationale. Et jusqu’en 2021 : Excel pour tout.
« Au début de VAT Solutions, j’étais seule. Excel était l’outil de référence pour la comptabilité, les missions et la facturation. Cela a fonctionné pendant quelques années, jusqu’à ce que l’augmentation du nombre de clients nous oblige à nous professionnaliser réellement. » - Karine Bellony, Associée fondatrice de VAT Solutions
Ce positionnement de niche exige des processus de facturation précis, transparents et auditables, ce que les outils de départ ne permettaient plus de garantir de manière fiable.
Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions, le reconnaît volontiers. Cela fonctionnait. Jusqu’au moment où cela n’a plus suffi. Croissance trop rapide, processus trop manuels, outils trop limités. Le cabinet avait grandi, et il était temps de changer, vite et efficacement.
La facturation en un clic. Concrètement, qu’est-ce que ça change ?
Karine est consultante. Son temps est son produit. Chaque minute passée à reconstituer des heures, vérifier des tarifs et mettre une facture en forme est une minute en moins au service de ses clients.
Aujourd’hui, elle enregistre ses heures au fil de l’eau dans Odoo. Elle clique et la facture part. Avec le détail complet des prestations et le taux horaire convenu.
« Un seul clic pour envoyer la facture à mon client avec le détail complet du temps passé et du taux horaire convenu. C’est extrêmement transparent pour eux, extrêmement simple pour nous. De mon côté, le gain de temps est phénoménal. » - Karine Bellony, Associée fondatrice - VAT Solutions
« Phénoménal », c’est son mot à elle, pas le nôtre.
Un ERP, un site web et une agence web partenaire
La plupart des intégrateurs s’arrêtent à l’ERP. Captivea est allé plus loin. En parallèle du déploiement d’Odoo couvrant les modules comptabilité, facturation, CRM, projets, feuilles de temps, employés et recrutement, les équipes de la Web Agency de Captivea ont pris en charge la migration du site WordPress vers Odoo. Blog, webinaires, quiz, pages de services. Une présence digitale complète gérée depuis une seule interface. Mais c’est l’aspect SEO qui mérite qu’on s’y attarde.
La migration d’un site web peut faire peur. Une mauvaise redirection, des URL qui changent sans filet de sécurité, et des mois de travail SEO peuvent tout simplement disparaître. Dylan Carasco, Directeur des opérations de VAT Solutions France, en avait pleinement conscience.
« Notre principale inquiétude était la perte de positionnement dans les moteurs de recherche liée à la migration. Les intégrateurs de Captivea nous ont permis d’éviter ce problème grâce aux redirections, mais ils ont aussi mené en parallèle un travail important d’optimisation. Résultat : non seulement aucune chute de nos positions, mais une amélioration du site et une augmentation à la fois du nombre de visiteurs et de leur qualité. » - Dylan Carasco, Directeur des opérations VAT Solutions France
Une migration qui améliore le SEO, ce n’est pas un hasard. C’est une question de méthode.
Pourquoi VAT Solutions a choisi Captivea plutôt que les autres ?
Un cabinet de conseil en TVA n’est pas une PME industrielle. Les enjeux sont différents. La facturation au temps passé, la transparence vis-à-vis des clients, la gestion multi-entités entre le Luxembourg et la France : rien de tout cela ne s’improvise dans Odoo. VAT Solutions avait besoin de quelqu’un qui comprenne le métier avant de toucher au moindre paramètre.
Florian Allegre, consultant chef de projet chez Captivea Luxembourg, connaît bien ce type de situation.
« Nous les avons accompagnés dans la mise en place d’automatisations pour la gestion des tâches, le pilotage quotidien des projets et le suivi de la facturation. » - Florian Allegre, Project Manager Consultant Captivea Luxembourg
Captivea part des processus existants, les comprend et les transpose dans Odoo, tout en accompagnant les équipes de VAT Solutions pour les aider à s’approprier pleinement l’outil.
Captivea Luxembourg : un partenaire, pas seulement un intégrateur
C’est Captivea qui a gagné la confiance de VAT Solutions au moment du passage à Odoo V16. La mission : mettre en place l’automatisation des tâches, la gestion quotidienne des projets et le suivi de la facturation.
« Nous avons débuté notre collaboration avec VAT Solutions lorsqu’ils recherchaient un nouveau partenaire intégrateur au moment de la version 16 d’Odoo. Nous les avons accompagnés dans la mise en place d’automatisations pour la gestion des tâches, le pilotage quotidien des projets et le suivi de la facturation. » - Florian Allegre, Project Manager Consultant Captivea Luxembourg
Le défi n’était pas uniquement technique. Il s’agissait de comprendre les contraintes d’un cabinet de conseil, de former les équipes et d’adapter les processus existants.
Le piège dans lequel 90 % des cabinets en croissance tombent
Vous voyez ce moment, celui où vous réalisez que votre organisation ne tient plus que par des rustines.
« À partir de 2021, avec la forte croissance du nombre de nos clients, nous avons compris qu’il devenait indispensable de professionnaliser tout ce qui touchait à la préparation des factures, à leur envoi et à la gestion comptable. » - Karine Bellony, Associée fondatrice - VAT Solutions
Le constat est clair : il ne s’agit pas de changer pour le plaisir de changer, mais de construire une infrastructure capable de soutenir la suite. VAT Solutions recherchait un ERP et un intégrateur capables de les accompagner dans cette démarche.
Ce que personne n’avait anticipé : une collaboration qui redéfinit les règles
La suite de l’histoire, ni VAT Solutions ni Captivea ne l’avaient envisagée. Au fil de leur collaboration, les deux équipes ont réalisé une chose : leurs expertises respectives s’emboîtent naturellement. Lorsqu’un client de Captivea fait face à des problématiques TVA complexes — déductions partielles, prestations taxables à l’étranger, mentions obligatoires sur facture — VAT Solutions peut intervenir directement.
Une relation client-fournisseur qui s’est transformée en partenariat. Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions, partage une anecdote.
« D’une relation client-fournisseur, nous évoluons progressivement vers une relation de partenaires. Ce qui est extrêmement intéressant. »
Et quelle leçon Karine tire-t-elle de ces premières années ?
« Nous avons vraiment pris conscience, durant les premières années d’Odoo sans Captivea, qu’être épaulés par un bon intégrateur est essentiel pour réussir. » - Karine Bellony, associée fondatrice VAT Solutions
Découvrez la fiche de référence VAT Solutions et tous nos témoignages clients.
Votre entreprise grandit plus vite que vos outils ? C’est justement le signe qu’il faut agir maintenant, avant que les rustines ne lâchent.
Captivea accompagne les entreprises de services et les sociétés en croissance dans leur déploiement d’Odoo en prenant le temps de comprendre vos processus métier.