Référence client
Ultrafast Systems
Ultrafast Systems, fondée en 2002 et basée à Sarasota (Floride), est une entreprise spécialisée dans la conception et la fabrication de spectromètres laser à résolution temporelle. Ses produits, dotés d’une couverture spectrale et temporelle extrêmement large, sont conçus pour des mesures d’absorption et d’émission, offrant aux chercheurs des outils avancés, intuitifs et souvent entièrement automatisés.
Secteur d’activité
Emplacement
Sarasota, Florida (US), États Unis
Implémenté par
Contexte
Ultrafast Systems aligne ses opérations américaines sur une base solide d’ERP Odoo
Ultrafast Systems est un fabricant de spectromètres laser à résolution temporelle qui fournit des instruments avancés, intuitifs et souvent entièrement automatisés à des laboratoires de recherche partout dans le monde.
Avant ce projet, Ultrafast Systems utilisait déjà l’ERP Odoo avec un fournisseur en Slovaquie, mais son entité américaine avait besoin d’expertise locale, surtout pour la comptabilité et la gestion administrative, afin de s’assurer que ses opérations aux États-Unis soient pleinement harmonisées et gérées efficacement.
Les enjeux pour Ultrafast Systems étaient de garantir une comptabilité fiable et conforme aux États-Unis, de simplifier les processus administratifs et opérationnels quotidiens et de maintenir une gestion cohérente et intégrée entre ses sites internationaux.
Leurs besoins
Expertise ERP locale pour sécuriser la comptabilité américaine et les opérations quotidiennes
Ultrafast Systems souhaitait un partenaire local de confiance pour revoir sa configuration Odoo existante, valider la faisabilité de ses plans et obtenir une visibilité claire sur le budget, l’approche et les échéanciers liés à ses opérations américaines.
- Obtenir l’assurance que les améliorations prévues à leur environnement Odoo sont réalisables.
- S’assurer que leur partenaire comprenait parfaitement leurs processus de fabrication et leurs processus administratifs avant de proposer des changements.
- Confirmer un budget, une portée et un plan de mise en œuvre réalistes pour leur projet ERP aux États‑Unis.
- Obtenir un échéancier clair et partagé ainsi que des livrables précis pour orienter l’évolution de leur système.
La solution proposée
Analyse structurée d’Odoo et soutien continu pour optimiser l’utilisation de l’ERP aux États‑Unis
Captivea USA a commencé par une analyse complète de l’environnement Odoo d’Ultrafast Systems, en animant des ateliers de découverte d’affaires thématiques avec les équipes concernées, en documentant les constats, en les présentant pour validation et en traitant les commentaires. Sur cette base, Captivea assure maintenant un accompagnement continu pour la Comptabilité, les Notes de frais, les Projets, l’Inventaire, la Fabrication, les Achats, le CRM et les Ventes, afin de garantir une gestion optimisée et une intégration fluide des processus quotidiens d’Ultrafast Systems aux États‑Unis.
La première étape de ce projet consiste à réaliser une analyse complète de l’environnement Odoo du client.
Objectifs de l’analyse
- Être rassuré sur la faisabilité
- Démontrer que nous avons bien compris leurs activités
- Confirmer un budget
- Savoir et confirmer comment nous allons procéder
- Connaître l’échéancier
Processus d’analyse
- Découverte d’affaires
- Ateliers par thème / groupe de personnes / domaine
- Créer les documents livrables
- Les présenter
- Gérer les commentaires
Applications Odoo déployées
La suite Odoo dans ce projet
Toutes les applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Inventaire & Fabrication
Finances
Productivity
Les résultats
Avantages et retours sur investissement
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution mise en production.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Générer des soumissions en quelques clics
- Partage rapide des documents
- Gestion simplifiée des approvisionnements
- Automatisation des horaires d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des leads et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe de vente
- Traitement plus fluide des commandes avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire de la performance et des indicateurs clés
- Accès rapide à l’information sur les employés
Augmentation des ventes
- Amélioration de la satisfaction client grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins additionnels grâce à l’analyse des billets
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