Référence client
Helios Service Partners
Helios Service Partners is a leading national provider of commercial mechanical services, specializing in multi-site client needs across 40 states (and expanding). They offer a comprehensive range of services including installations, replacements, preventative maintenance programs, and 24/7 emergency support. Helios prides itself on being a 100% self-performing provider, handling everything in-house from HVAC and plumbing to refrigeration and food & beverage equipment.
Secteur d’activité
Emplacement
Californie (É.-U.), États-Unis
Mise en œuvre par
Le contexte
Services mécaniques en forte croissance et complexité comptable grandissante
Helios Service Partners est un important fournisseur national de services mécaniques commerciaux, spécialisé dans la gestion des besoins de clients multi‑sites dans 40 États, en prenant tout en charge à l’interne, du CVAC et de la plomberie à la réfrigération et à l’équipement de restauration et de boissons.
Avant le projet, Helios gérait sa comptabilité avec des processus qui n’étaient ni entièrement centralisés ni automatisés, ce qui entraînait des tâches répétitives, de la saisie manuelle de données et une visibilité limitée sur leurs opérations en expansion et leurs activités multi‑sites.
L’enjeu était d’assurer une gestion financière fiable et évolutive pour un fournisseur de services mécaniques en forte croissance et présent dans plusieurs États, avec des données cohérentes, des rapports produits en temps opportun et la capacité de soutenir des opérations 24/7 sans ajouter de fardeau administratif inutile.
Leurs besoins
Une infrastructure comptable centralisée et efficace pour un leader national des services
Helios souhaitait une solution comptable basée sur un ERP qui réponde à ses besoins de gestion comptable et assure des opérations financières plus efficaces, centralisées et automatisées.
- Centralisation des processus comptables pour l’ensemble de leurs opérations multi‑sites
- Réduction de la saisie manuelle de données financières et des tâches administratives répétitives
- Information financière fiable et disponible en temps opportun pour soutenir les activités quotidiennes et les services 24/7
- Visibilité claire et consolidée sur les coûts, les marges et la performance financière globale
La solution proposée
Un environnement comptable Odoo ERP dédié, bâti sur une analyse approfondie
Captivea USA a lancé le projet par une analyse complète de l’environnement Odoo de Helios Service Partners, au moyen d’une découverte d’affaires et d’ateliers thématiques, puis a livré une solution Odoo ERP axée sur les finances et la comptabilité. Cette approche a rassuré Helios quant à la faisabilité, clarifié le budget, l’échéancier et les étapes de déploiement, et mené à une centralisation des données financières, à l’automatisation des transactions et à une gestion simplifiée des documents.
La première étape de ce projet consiste à réaliser une analyse complète de l’environnement Odoo du client.
Objectifs de l’analyse
- To be reassured on the faisability
- Démontrer que nous avons bien compris leurs activités d’affaires
- Confirmer un budget
- Déterminer et valider notre approche de réalisation
- Connaître l’échéancier
Processus d’analyse
- Découverte d’affaires
- Workshops By theme / group of people / domains
- Create the deliverables documents
- Présenter les résultats
- Gérer la rétroaction
Applications Odoo déployées
La suite Odoo utilisée dans ce projet
L’ensemble des applications Odoo, activées au rythme des besoins du client.
Finance
Les résultats
Benefits & Returns on investment
Ce que le client a gagné, jour après jour, une fois la solution en production.
Gain de temps
- Organisation centralisée des documents financiers
- Generate Quotes in a Few Clicks
- Partage rapide des documents
- Gestion simplifiée des approvisionnements
- Automatisation des horaires d’intervention
Gain de productivité
- Gestion centralisée des pistes et des clients, augmentant l’efficacité de l’équipe des ventes
- Traitement plus fluide des commandes avec suivi des stocks en temps réel
- Visualisation claire de la performance et des indicateurs clés
- Accès rapide à l’information sur les employés
Augmentation des ventes
- Amélioration de la satisfaction des clients grâce à une livraison plus rapide des projets
- Meilleure gestion du temps permettant d’allouer les ressources aux projets les plus rentables
- Identification de besoins supplémentaires grâce à l’analyse des billets (tickets) de support
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