CAPTIVEA Luxembourg et VAT Solutions s’unissent pour sécuriser vos projets ERP et relever vos défis en matière de TVA

CAPTIVEA Luxembourg et VAT Solutions : une alliance née de l’expérience terrain

CAPTIVEA Luxembourg : propulser la transformation numérique avec Odoo

Chez CAPTIVEA Luxembourg, nous accompagnons les entreprises dans la mise en place d’Odoo, la configuration de leur ERP et la numérisation de leurs processus. L’objectif est simple : vous aider à bâtir un système qui reflète vraiment votre façon de travailler et qui simplifie le quotidien de vos équipes.

Cependant, un ERP ne fonctionne jamais en vase clos. Son efficacité dépend aussi des règles d’affaires qui le pilotent. Et c’est précisément là que certaines entreprises se heurtent à des difficultés.

VAT Solutions : sécuriser les enjeux de TVA des entreprises

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises évoluent dans un environnement où les opérations commerciales se complexifient sans cesse. Achats à l’étranger, ventes intracommunautaires, services internationaux, obligations déclaratives particulières : chaque transaction entraîne des implications en matière de TVA.

C’est dans ce contexte que VAT Solutions accompagne les entreprises dans leurs enjeux de conformité TVA. En s’appuyant sur son expertise, le cabinet cartographie vos activités, identifie les risques et s’assure que vos pratiques sont alignées sur les obligations réglementaires applicables en matière de TVA.

Pourquoi réunir ces deux expertises?

Une facture peut être générée automatiquement. Un retour peut être préparé en quelques clics à peine. Un processus peut se dérouler parfaitement d’un point de vue technique. Mais si les règles fiscales qui alimentent ces opérations sont erronées, le risque demeure — et il augmente à chaque transaction. C’est ce constat partagé qui a amené CAPTIVEA Luxembourg et VAT Solutions à unir leurs forces. D’un côté, CAPTIVEA met à profit son expertise en implantation d’Odoo et en numérisation des processus. De l’autre, VAT Solutions apporte sa maîtrise des enjeux de TPS/TVH et de TVQ afin d’assurer la conformité fiscale de l’outil en matière de taxe de vente.

Ce partenariat s’appuie aussi sur une expérience concrète. VAT Solutions a choisi Odoo pour moderniser sa propre organisation et délaisser les processus qu’elle gérait auparavant dans Excel. Découvrez leur histoire dans notre article : A VAT firm replaced Excel with Odoo: VAT Solutions' project experience with CAPTIVEA.

Quand un projet d’ERP reproduit les erreurs de l’ancien système

Un problème plus fréquent qu’on ne le croit

Quand une entreprise change d’ERP, l’un des objectifs est souvent de repartir sur des bases solides. En pratique toutefois, bien des paramètres sont simplement repris de l’ancien système vers le nouveau. Cette approche peut faire gagner du temps au départ, mais elle peut aussi vous amener à conserver des pratiques qui ne correspondent plus à la réalité de votre entreprise ni à la réglementation en vigueur.

Par exemple, certaines entreprises continuent d’utiliser :

• des codes de taxe créés il y a des années, selon des règles de taxe qui ont depuis changé
• des règles paramétrées pour des flux de transactions qui n’existent plus
• des traitements comptables appliqués par habitude
• des mentions légales qui ne sont plus à jour
• Exemptions appliquées incorrectement

Ces situations sont rarement visibles au quotidien. Tant que les factures sont émises et que les déclarations sont produites, tout semble bien fonctionner. Pourtant, derrière cette stabilité apparente, des erreurs peuvent tranquillement s’accumuler avec le temps — des erreurs qu’une vérification fiscale peut faire ressortir de façon très pénible.

L’automatisation d’erreurs ne les corrige pas

Un ERP est un outil puissant. Il permet d’automatiser des tâches qui exigeaient auparavant un travail manuel et répétitif. Mais un ERP n’applique que les règles qu’on lui fournit. Si une règle est erronée, l’ERP va exécuter cette erreur avec autant de rigueur qu’une règle correcte. Prenons un exemple simple : imaginez qu’un code de TVA inexact soit lié à une catégorie de ventes. À chaque nouvelle facture, l’ERP appliquera automatiquement cette configuration. Le problème touche alors non plus une seule transaction, mais potentiellement des dizaines, des centaines, voire des milliers d’entre elles.

Plus un processus est automatisé, plus l’impact d’une seule erreur peut être important. C’est pourquoi il est essentiel de revoir les règles intégrées à votre ERP avant sa mise en production.

Les conséquences d’une mauvaise configuration de la TVA

Lorsqu’un traitement de TVA est mal configuré dans un ERP, les conséquences peuvent rapidement dépasser le simple cadre comptable. Une seule erreur peut mener à des déclarations inexactes, à des corrections coûteuses, à des frictions commerciales avec les clients, à des pénalités ou à des tensions sur la trésorerie. Plus vos processus sont automatisés, plus une erreur peut se répéter à travers de nombreuses transactions avant que quelqu’un ne la détecte.

C’est pourquoi la conformité en matière de TVA doit être prise en compte dès le tout début d’un projet ERP — et non après sa mise en production.

VAT Solutions a déjà accompagné des entreprises confrontées à d’importantes régularisations fiscales après la découverte d’erreurs de configuration dans leurs systèmes d’information. Ces situations rappellent qu’un ERP peut fonctionner parfaitement sur le plan opérationnel tout en générant des risques de conformité, lorsque l’activité de l’entreprise et les règles de TVA n’ont pas été correctement analysées en amont.

La facturation électronique change la donne

L’introduction de la facturation électronique obligatoire au Luxembourg à partir de 2028 rendra encore plus critique une configuration adéquate de la TVA dans l’ERP.

Jusqu’ici, certaines incohérences pouvaient rester invisibles pour les autorités fiscales pendant longtemps. Elles étaient généralement détectées après coup, lors d’une vérification fiscale, ou éventuellement au moyen du fichier FAIA, lorsqu’il était disponible et exploitable.

Avec la facturation électronique, la situation change radicalement. Les données contenues dans les factures électroniques seront accessibles beaucoup plus rapidement aux autorités fiscales, ce qui leur facilitera grandement la détection des incohérences, des traitements de TVA erronés ou des informations inexactes générées par les systèmes de facturation. Une erreur de configuration ne se contentera donc plus d’être répétée automatiquement par l’ERP — elle pourra aussi devenir visible pour les autorités fiscales beaucoup plus rapidement.

Le facteur temps devient donc lui aussi un enjeu. La question ne concerne pas uniquement les entreprises qui mettent actuellement en place un nouvel ERP. Les entreprises qui disposent déjà d’un ERP auraient avantage à profiter de la période précédant 2028 pour revoir leurs configurations de TVA existantes, vérifier qu’elles correspondent toujours à leurs activités et aux règles applicables, et corriger toute incohérence avant d’entrer dans ce nouvel environnement de facturation électronique.