VAT Solutions, une entreprise en pleine croissance
VAT Solutions est un cabinet indépendant spécialisé en consultation en TVA et en douanes. Douze employé·e·s, réparti·e·s entre le Luxembourg et une filiale créée en France en 2018. L’entreprise conseille ses client·e·s sur leurs enjeux liés à la TVA et aux douanes.
Une équipe soudée, des mandats exigeants, une clientèle internationale. Et jusqu’en 2021 : Excel pour tout.
« Au début de VAT Solutions, j’étais seule. Excel était l’outil de référence pour la comptabilité, les mandats et la facturation. Ça a fonctionné quelques années, jusqu’à ce que la croissance du nombre de client·e·s nous oblige à nous professionnaliser pour de bon. » – Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions
Ce positionnement de niche exige des processus de facturation précis, transparents et vérifiables, ce que les outils de départ ne permettaient plus d’assurer de façon fiable.
Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions, le reconnaît volontiers. Ça fonctionnait. Jusqu’à ce que ça ne fonctionne plus. Croissance trop rapide, processus trop manuels, outils trop limités. Le cabinet avait pris de l’ampleur et il était temps de changer, vite et efficacement.
La facturation en un clic. Ce que ça change vraiment
Karine est consultante. Son temps est son produit. Chaque minute passée à reconstruire des heures, vérifier des tarifs et mettre en forme une facture est une minute de moins consacrée à ses client·e·s.
Aujourd’hui, elle saisit ses heures au fur et à mesure dans Odoo. Elle clique et la facture est envoyée. Avec le détail complet des services et le taux horaire convenu.
« Un seul clic pour envoyer la facture à mon client avec le détail complet du temps passé et du taux horaire convenu. C’est extrêmement transparent pour eux, extrêmement simple pour nous. De mon côté, le gain de temps est phénoménal. » - Karine Bellony, associée fondatrice - VAT Solutions
« Phénoménal », c’est son mot à elle, pas le nôtre.
Un seul ERP, un seul site web et une agence web partenaire
La plupart des intégrateurs s’arrêtent à l’ERP. Captivea est allé plus loin. En parallèle du déploiement d’Odoo couvrant les modules de comptabilité, facturation, CRM, projets, feuilles de temps, employés et recrutement, les équipes de la Web Agency de Captivea ont pris en charge la migration du site WordPress vers Odoo. Blog, webinaires, questionnaires, pages de services. Une présence numérique complète gérée à partir d’une seule interface. Mais c’est l’aspect SEO qui mérite qu’on s’y attarde.
Migrer un site web, ça peut faire peur. Une mauvaise redirection, des URL qui changent sans filet de sécurité, et des mois de travail SEO peuvent simplement disparaître. Dylan Carasco, directeur des opérations de VAT Solutions France, en était bien conscient.
« Notre principale inquiétude était la perte de positionnement dans les moteurs de recherche à cause de la migration. Les intégrateurs de Captivea nous ont aidés à éviter ce problème avec des redirections, mais ils ont aussi fait un travail important d’optimisation en parallèle. Résultat : non seulement aucune baisse de classement, mais une amélioration du site et une hausse à la fois du nombre de visiteurs et de leur qualité. » - Dylan Carasco, directeur des opérations, VAT Solutions France
Une migration qui améliore le SEO, ce n’est pas un hasard. C’est une question de méthode.
Pourquoi VAT Solutions a choisi Captivea plutôt que les autres ?
Un cabinet de conseil en TVA, ce n’est pas une PME industrielle. Les enjeux sont différents. La facturation au temps, la transparence envers les clients, la gestion multi-entités entre le Luxembourg et la France, rien de tout ça ne s’improvise dans Odoo. VAT Solutions avait besoin de quelqu’un qui comprenne le métier avant de toucher à un seul paramètre.
Florian Allegre, consultant chef de projet chez Captivea Luxembourg, connaît bien ce type de dossier.
« Nous les avons accompagnés dans la mise en place d’automatisations pour la gestion des tâches, le suivi des projets au quotidien et le suivi de la facturation. » - Florian Allegre, consultant chef de projet, Captivea Luxembourg
Captivea part des processus en place, les comprend et les transpose dans Odoo, tout en accompagnant les équipes de VAT Solutions pour les aider à s’approprier pleinement l’outil.
Captivea Luxembourg : un partenaire, pas seulement un intégrateur
C’est Captivea qui a gagné la confiance de VAT Solutions au moment du passage à Odoo V16. La mission : mettre en place l’automatisation des tâches, la gestion quotidienne des projets et le suivi de la facturation.
« Nous avons commencé notre collaboration avec VAT Solutions lorsqu’ils cherchaient un nouveau partenaire intégrateur au moment de la version 16 d’Odoo. Nous les avons accompagnés dans la mise en place d’automatisations pour la gestion des tâches, le suivi des projets au quotidien et le suivi de la facturation. » - Florian Allegre, consultant chef de projet, Captivea Luxembourg
Le défi n’était pas que technique. Il fallait comprendre les contraintes d’un cabinet de conseil, former les équipes et adapter les processus existants.
Le piège dans lequel 90 % des firmes en croissance tombent
Vous voyez ce moment où vous réalisez que votre organisation tient avec du ruban adhésif et de la broche.
« À partir de 2021, avec la forte croissance du nombre de nos clients, nous avons compris qu’il fallait vraiment professionnaliser tout ce qui touchait à la préparation des factures, à leur envoi et à la gestion comptable. » - Karine Bellony, associée fondatrice - VAT Solutions
Le constat est clair : il ne s’agit pas de changer pour changer, mais de bâtir une infrastructure capable de soutenir la suite. VAT Solutions était à la recherche d’un ERP et d’un intégrateur capables de les accompagner dans cette démarche.
Ce que personne n’avait prévu : une collaboration qui redéfinit les règles
La suite de l’histoire, ni VAT Solutions ni Captivea ne l’avaient envisagée. Au fil de leur collaboration, les deux équipes se sont rendu compte d’une chose : leurs expertises se complètent naturellement. Lorsqu’un client de Captivea fait face à des enjeux de TPS/TVH complexes — déductions partielles, services taxables à l’étranger, mentions obligatoires sur les factures — VAT Solutions peut intervenir directement.
Une relation client-fournisseur qui s’est transformée en partenariat. Karine Bellony, associée fondatrice de VAT Solutions, partage une anecdote.
« D’une relation client-fournisseur, nous passons progressivement à une relation de partenaires. Ce qui est extrêmement intéressant. »
Et quelle leçon Karine tire-t-elle de ces premières années?
« Nous avons vraiment réalisé, au cours des premières années d’Odoo sans Captivea, qu’être accompagné par un bon intégrateur est essentiel pour réussir. » - Karine Bellony, associée fondatrice, VAT Solutions
Découvrez la fiche de référence de VAT Solutions et l’ensemble de nos témoignages clients.
Votre cabinet croît-il plus vite que vos outils? C’est justement le signe qu’il faut agir maintenant, avant que les solutions temporaires ne lâchent.
Captivea accompagne les firmes de services et les entreprises en croissance dans leur déploiement d’Odoo en prenant d’abord le temps de comprendre vos processus d’affaires.