Absences, congés et validations : passez à la gestion 100 % numérique
Avec un ERP, faites un trait sur les documents manuels et profitez de la dématérialisation et de l'automatisation de vos tâches administratives.
Automatisez les demandes d’absence
Vos salariés souhaitent faire une demande de congé ? Il leur suffit de se connecter à leur espace personnel et de remplir le formulaire numérique. Depuis l'interface de l'ERP, ils sélectionnent en un clic le type d'absence demandé, les dates de début et fin ainsi que le motif.
Une fois le formulaire enregistré, le manager reçoit immédiatement une notification, par mail ou dans l'ERP. Il peut directement accepter ou refuser, avec commentaire si nécessaire. Vous pouvez configurer ce processus de validation selon vos besoins, par exemple le faire passer par plusieurs niveaux dans un ordre bien défini. Cela garantit le respect de la hiérarchie et la prise de responsabilité de chacun.
Toutes les absences validées sont automatiquement affichées dans le calendrier de l'équipe. Le manager dispose d'une vue centralisée pour gérer toutes les demandes et anticiper les conflits de congé ou les sous-effectifs.
Synchronisez les absences avec la paie
Tout est conçu pour faciliter votre gestion quotidienne des tâches administratives : le système exporte automatiquement les jours posés par les salariés vers le module paie. Il récupère :
- La nature des absences (payée, non payée, maladie, etc.) ;
- Le nombre de jours à déduire ou à compenser.
Lors de l'édition du bulletin de salaire, tous les éléments variables sont déjà intégrés : retenues, primes, jours restants...
Vous n'avez donc plus besoin de relever les jours non travaillés sur un calendrier ou un fichier Excel ni retranscrire les données à la main dans un logiciel de paie. L'ERP automatise ces processus et vous évite les erreurs fréquentes de saisie. Les justificatifs fournis par l'employé sont systématiquement rattachés à son dossier et archivés dans un espace sécurisé consultable par les RH.
Relances et tâches admin : une charge mentale en moins
L'ERP allège la quantité de travail quotidien du service RH et leur permet de se concentrer sur des missions plus importantes.
Centralisez, suivez, relancez : vos documents RH sous contrôle
Au lieu de générer manuellement vos contrats et les suivre depuis un fichier Excel, vous bénéficiez de l'aide de l'ERP pour la gestion des relances et la traçabilité des fichiers. Dans ce système, tous les documents sont centralisés et il détecte automatiquement toute pièce manquante ou non signée dans les délais. Il envoie un rappel immédiat par e-mail ou notification interne tout en informant le service RH pour un suivi rapide.
L'ERP vous donne le temps d'anticiper la gestion des contrats, notamment lorsque la période d'essai touche à sa fin. Dès qu’un contrat est enregistré, le système retient automatiquement la date de fin de période d’essai. À l'approche de celle-ci, il alerte au bon moment pour que le manager puisse planifier un échange avec l'employé sans rien oublier.
Anticipez chaque arrivée sans stress grâce aux notifications intelligentes
L'équipe s'agrandit et vous accueillez de nouveaux recrus au sein de l'entreprise ? Vous avez le temps de bien organiser l'onboarding avant leur arrivée sans vous précipiter. Le manager concerné est notifié par mail pour préparer chaque étape : poste de travail, matériel, planning d'accueil ou encore réunion d'intégration. Rien n'est laissé au hasard même sans l'intervention manuelle de l'équipe RH.
Dans un ERP comme Odoo, il n'est plus nécessaire de tout noter dans un agenda ou de faire des rappels manuels. Le système devient votre plus grand allié : il enregistre les dates clés liées aux contrats des salariés et vous les rappelle quelques jours avant l'échéance.
Former, suivre, valoriser : l’ERP au service des parcours RH
L'ERP va au-delà de l'automatisation de vos tâches administratives : il soutient une gestion plus humaine et stratégique des parcours professionnels.
Automatisez le suivi des formations
Dès qu’une session de formation est programmée, chaque collaborateur reçoit son planning personnalisé sans qu’il soit nécessaire de gérer manuellement des tableaux ou d’envoyer des e-mails un à un. Les convocations partent automatiquement, les participants sont informés en temps réel et les RH peuvent se concentrer sur l’essentiel. Une fois la formation terminée, les attestations sont archivées dans les dossiers salariés, prêtes à être consultées à tout moment, sans perte de temps ni paperasse inutile.
Lancez vos campagnes d’évaluation en un seul clic
Les questionnaires RH sont intégrés et prêts à être envoyés, sans gestion manuelle nécessaire. Une fois les réponses collectées, vous pouvez analyser instantanément les résultats : objectifs atteints, formations suivies, évolution des collaborateurs... tout est centralisé et simplifié pour vous donner une vue claire et immédiate.
Aujourd'hui, l'ERP s'impose comme un véritable allié stratégique pour simplifier votre gestion RH. Il allège la charge administrative, automatise les processus clés et centralise les données au même endroit. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des missions plus importantes tout en gagnant en efficacité.
Vous perdez encore du temps avec des fichiers, des rappels et des documents éparpillés ? Passez maintenant à une gestion RH moderne et centralisée grâce à l'ERP. Captivea, leader de l'intégration Odoo vous accompagne dans cette transition digitale.
Parlez-nous de vos besoins RH et découvrez comment un ERP comme Odoo peut faire la différence !